Шаг 1: Определите проблему: Какая часть организации должна быть переконструирована (только один отдел, весь административный аппарат, административный и законодательный аппарат, и т.д.)?
Определите критерии хорошего функционирования организации, а также то, кто несет ответственность за процесс переструктурирования.
Критерии могут быть следующими:
- большая эффективность
- большая гибкость
- большая удовлетворенность сотрудников своей работой
- лучшая репутация в глазах граждан
- более высокое техническое качество
- и т. д.
Невозможно учесть все критерии одновременно. Например, очень гибкая организация в большинстве случаев эффективна не в полной мере. Удовлетворенность сотрудников своей работой не всегда приводит к наилучшему техническому качеству и т.д.
Шаг 2: Проанализируйте существующую организацию и ее внешнюю среду
- проведите инвентаризацию ситуационных факторов,
- выделите 2 – 3 основные проблемы в деятельности организации,
- составьте органиграмму организации (она дает информацию о том, как работа подразделяется на задания в данный момент),
- опишите способ, при помощи которого осуществляется координация деятельности (при помощи разработанных процедур, непосредственного контроля, взаимного приспособления, при помощи умений и навыков, приобретенных в процессе обучения).
Шаг 3: Обсудите результаты проведенного анализа с лицом, ответственным за проведение реструктурирования организации, сопоставьте результаты анализа с критериями хорошего функционирования организации.
Сопоставьте основные проблемы организации со способами разделения работы на задания в данный момент.
Сопоставьте основные проблемы с предложенными способами координации.
Шаг 4: Сконструируйте первичную структуру (разделение всей работы на задания)
Выдвиньте предложения относительно:
Способа разделения всей работы на задания в будущем. Основными критериями являются:
- функциональный (люди, выполняющие подобный тип работы объединяются в один отдел),
- ориентированный на клиента (люди, работающие на одну и ту же группу граждан, например, инвалидов или престарелых, объединяются в один отдел),
- региональный (люди, работающие в пределах одной и той же территории, объединяются в один отдел).
Централизации или децентрализации обязанностей и полномочий в организации.
Названия отделов и количества сотрудников в каждом из них.
Предскажите эффект, который произведет новая первичная структура на основные проблемы организации. Предскажите слабые стороны новой первичной структуры.
Шаг 5. Координация
Внесите предложения относительно новых способов координации разделения работы в соответствии с новой первичной структурой.
Стандартными механизмами координации являются:
- стандартизация рабочего процесса путем рабочих инструкций, разработанных процедур и т.д.
- стандартизация требуемого результата деятельности организации
- стандартизация, достигаемая через умения сотрудников
- непосредственное управление, осуществляемое следующим вышестоящим уровнем в иерархии власти
- взаимное приспособление между сотрудниками и руководителями относительно способов работы в организации
Шаг 6. Определите дополнительные механизмы координации
Для большинства организаций стандартные механизмы координации, обозначенные в пункте 5, не всегда достаточны. Тогда нам нужно представить дополнительные механизмы координации деятельности:
- системы обмена информацией
- координаторы
- целевые группы, создаваемые для решения конкретной задачи или проблемы
- постоянные рабочие группы
- группы, создаваемые для реализации отдельного проекта
Для каждого из дополнительных механизмов координации следует указать обязанности и полномочия.