Требования к формулированию целей
Цели становятся инструментом управления, когда они (1) определены или сформулированы. (2) известны работникам и (3) приняты ими к исполнению. Формулирование целей – процесс очень сложный. К этому процессу предъявляются определенные требования.
а) Важной характеристикой цели является ее достижимость и реалистичность. Недостижимые, нереалистичные цели не мотивируют исполнителей, могут отбить желание что-либо делать для их достижения. Наоборот, легко достижимые цели обладают слабой мотивацией.
б) Цели должны быть понятны для исполнителя и недвусмысленно сформулированы. То, от кого ожидается их выполнение, должны четко знать, что от них ждут. Понятная цель обеспечивает видение того, что обеспечивает ее выполнение.
в) С одной стороны, цель должна быть описана максимально в качественных терминах (лучше, совершеннее, эффективнее, гибче и т.п.), а с другой – получить требуемое количественное- оформление Цель должна быть измеряема.
г) Цель должна иметь сроки исполнения. Цель без срока будет все время возвращать у исполнителя к начальной точке действий.
д) Цель должна мотивировать действия исполнителя в правильном направлении. Цель должна вести к удовлетворению главного для потребителя.
е) Цель должна быть формулируема и формализуема. Это усиливает ее воздействие и повышает обязательство по отношению к ней. Только устная установка целей не оставляет следов и легко забывается.
ж) Цели индивидов, групп и организации в целом должны быть совместимы. Это помогает избежать конфликтов между людьми и подразделениями. Неприемлемость цели ведет к ее невыполнению, волоките, возмущению.
з) Эффективные цели должны быть возможными для проверки и корректировки. Этого требуют постоянно меняющиеся внешние факторы и обстоятельства. Знание того, что цель является предметом изменения в свете новых реальностей помогает людям преодолевать нежелание установить их и посвятить себя их выполнению.
и) Эффективность цели во многом определяется наличием системы обратной связи. Своевременное и полное информирование людей о ходе ее выполнения помогает держать цель в виду, в поле зрения.
к) Цели необходимо связывать с системой вознаграждения. Они должны быть ценимы. Знание того, что цель будет стоить для работника, помогает поддерживать ее эффективность.
8.3. Установление целей в организации
Цель – это атрибут свободного человека, свободного предприятия, так как предполагает выбор другого состояния для объекта управления или его развитие. Отсутствие выбора переводит цель в категорию устанавливаемого сверху задания. Важная и типичная функция всех руководителей – определять и устанавливать цели в организации.
Процесс установления целей в организации включает в себя:
1. Процесс установления индивидуальных целей в организации начинается с диалога между работником и его непосредственным начальником, в котором они совместно планируют цели работника и определяют степень продвижения на пути их достижения. Этот процесс включает следующие шаги.
Работник составляет описание выполняемых им работ с указанием доли рабочего времени, расходуемого на то или иное действие или операцию. Первый вариант документа рассматривается работником вместе с его руководителем с целью достижения общего понимания
Затем работник определяет проект целей, основанных на согласованном описании у работ. Желательно, чтобы цели определяли чего он собирается достигнуть по каждой работе в рамках полугодового периода.
Подготовленные работником цели опять рассматриваются с его непосредственным начальником, и они вместе разрабатывают план их осуществления.
После шести месяцев оба смотрят, что в целях достигнуто и определяют цели на последующие шесть месяцев.
При установлении целей в группе ее участники должны знать суть данного подхода, элементы процесса, трудности в его реализации и необходимость взятия на себя на себя определенных обязательств.
Второе, группа должна быть вовлечена в процесс обучения данной процедуре. Каждый член группы должен пройти вышеописанные шаги, имея предварительную, беседу с руководителем до составления окончательного варианта своих индивидуальных целей.
Третье, группа должна собраться вместе и обсудить как ее участники, включая руководителя, делали это упражнение, какие трудности им встречались при составлении описания работ, что было использовано ими за основу, как можно улучшить работу по составлению этого описания. Данная методика эффективна, когда обсуждение в группе строится не вокруг вопроса «что делать?» (это прерогатива руководителя), а «как делать свою работу лучше?».
Затем, группа повторяет «второе» и «третье», но уже в отношении установления целей. Только после этого участники группы, если они тоже имеют подчиненных, инициируют такой же процесс на нижних этажах организационной иерархии и проходят со своими подчиненными все циклы этого упражнения. Этот процесс является частью метода «управления по целям».
2. Установление организационных целей
Долгое время в основе установления целей в организациях лежала одна широко распространенная модель.
Руководство организации устанавливает цели по основным показателям ее работы. На нижних уровнях иерархии цели устанавливаются независимо, но со знанием, что уже было предложено сверху. Затем цели нижних уровней передаются наверх, где изучаются различия между целями организации и целями ее частей. Анализ их несовместимости возвращается вниз и подразделения ищут пути устранения различий. Опять данные поступают наверх и на ее основе формулируются окончательные цели организации.
Однако он может быть существенно обогащен за счет следующих элементов.
Первое, это на деле сделать данный процесс сотрудничеством, где каждое подразделение имеет определенное влияние на формулирование целей организации.
Второе, необходимая информация свободно циркулирует по организации и подразделения могут таким образом сделать свой вклад в цели организации (система открытой коммуникации – открытость сверху).
Третье, предполагается, что каждый член организации становится собственником процесса своей работы, что вырабатывает в нем чувство хозяина при разработке целей организации и предоставлении всей полноты информации руководству для принятия решения (система открытой коммуникации – открытость снизу).
И, наконец, если принимаются напряженные планы, то они должны выполняться. Не должно быть ситуации, когда требуют выполнить чьи-то напряженные цели без наличия возможности влиять на их формулирование.
Другой моделью установления целей в организации является так называемое «собрание по обсуждению противоречий». Суть его заключается в следующем.
Проводится такое собрание, как правило, в несколько этапов и длится несколько часов. Приглашается максимально большое количество представителей подразделений или, что часто называют активом организации. Проведение такого собрания целесообразно в стрессовых ситуациях или в случае крупных перемен в организации. С организационной точки зрения оно эффективно тогда, когда в группе высшего руководства имеется единство взглядов, но существуют различия в подходах между уровнями в организации. Цель такого мероприятия – мобилизовать усилия всей организации в короткий период времени для проведения улучшений в ее работе.
Выработка, организационных целей проводится по следующим этапам. Сначала с помощью известных методов в «смешанных» группах, куда входят разные специалисты выдвигаются все возможные предположения, направленные на более эффективное решение проблемы. Эти предложения структурируются руководством для обсуждения и выработки практических решений.
В заключение каждое решение обсуждается, уточняется и принимается на общем собрании руководителей и ведущих специалистов организации. Такой подход снимает напряжение в организации и фокусирует ее работу вокруг целей.
3. Согласование целей. Общие цели организации часто являются результатом постоянного процесса переговоров между ее частями (подразделениями) для достижения договоренности. Договаривающиеся в организации стороны имеют свои интересы и в поиске компромисса находят общую основу, устраняющую их разногласия.
Согласование целей по горизонтали – это достижение договоренности организационным целям между подразделениями функциональной, технологической или производственной цепочки. Задачей руководителя предприятия является интеграция подцелей этих подразделений в общую цель. Это можно сделать тремя путями.
Можно авторитарно установить место и роль каждого из указанных подразделений в общей цели; полагаясь на такую черту данного процесса как желание каждого подразделений не нарушать стабильность своей работы в противовес проведению в ней существенных изменений.
Можно использовать эффективные механизмы горизонтальных связей (сквозные проекты, целевые группы, комитеты, советы и т.п.), где представители различных подразделений будут организационно связаны одной целью.
Можно действовать методом «переключения внимания», направляя ресурсы и внимание руководства на те участки работы, которые сегодня являются наиболее важными для организации в рамках всей производственной цепочки.
Согласование целей по вертикали включает достижение договоренности целям организации между тремя уровнями: ее руководителем или собственником, институтами общества (центральная и местная власть, профессиональные общества и т.п.) и работниками, нередко представленными их союзами.
Цели общества достаточно широки и разнообразны. Общество представлено группами с разными социальными интересами, оказывающими давление на организацию.
Цели владельцев или руководителей предприятий, несмотря на их различные отношения к собственности чаще всего имеют финансовую природу, так как позволяют использовать такой универсальный показатель как прибыль определения своего положения в обществе.
Цели членов организации отличаются от интересов выше рассмотренных. Например, работника экологически вредного предприятия охрана окружаю среды (цель общества) интересует меньше, чем желание сохранить свое рабочее место. Также его не привлекает рост прибыли (цель руководства), достигнутый за счет сокращения его дохода.
В отношении общества разрешение указанных противоречий осуществляется организацией и ее руководством путем лоббирования властных структур и спонсорской деятельности в обществе, а в отношении работников – путем заключения коллективного договора при посредничестве профсоюзов или отсутствии последних путем выдачи гарантий по условиям оплаты и труда.
Резюме
Необходимо четко разделять цели по уровням организационного взаимодействия: цели индивида-цели группы-цели организации. Первые имеют объективную природу и вытекают из потребностей человека, а последующие формулируются людьми в процессе их общей работы. Согласование целей необходимо начинать с уровня индивидуальных целей. Потому как через их достижение определяется эффективность организации.
Вопросы для самостоятельной работы
1. Определите различие между индивидуальными целями работников и целями организации.
2. В зависимости от уровня, который Вы занимаете в организации, укажите к выполнению каким оперативных или операционных целей Вы имеете отношение?
3. Попробуйте определить свои долгосрочные и краткосрочные цели. Соответствуют ли они предъявляемым к целям требованиям?
4. В какой степени, по Вашему мнению, руководитель, которого Вы знаете, имеет ясное понимание целей организации или подразделения, которой или которым он руководит? Если он такового не имеет, чтобы Вы ему предложили сделать для улучшения положения в этой области?
5. Как оптимизировать цели предприятия в условиях их множественности?
6. Устанавливаете ли Вы цели для себя? В каких областях? Как Вы себя чувствуете после успешного или неуспешного их достижения?
7. Что Вы можете сказать "за" и "против" участия в управлении по целям?
8. Мотивируют ли цели Вас? Приведите примеры такого воздействия?