4 Общая модель организации

Дата: 2025-06-02; Просмотры: 16

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Ключевые слова: бизнес, доход, выручка, затраты, прибыль, виды бизнеса, среда бизнеса, внутренняя среда, внешняя среда, свойства среды, локальная среда, глобальная среда, международная среда, границы бизнеса, пэст-анализ.

4.1. Организация как закрытая система: внутренняя среда организации и ее описание. Формальные
и неформальные характеристики: «сценарии» и поведение

Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

В настоящее время в теории организации получили признание и широкое распространение две различные и часто противопоставляемые друг другу концепции:

- одна, подчеркивающая значение структурных аспектов организации, процедур, систем работы, планирования и т.д.;

- и другая, уделяющая основное внимание поведению, процессам коммуникаций и власти.

Оба этих аспекта взаимодополняют друг друга. Поэтому организация может быть описана в виде обобщенной модели, представляющей их взаимозависимость. Эту модель можно условно представить в виде схемы "Развернутых взаимосвязей в организации" (рис. 1).

Рис. 1. Организация как закрытая система

Модель организации как закрытой системы может быть описана с помощью ряда формальных характеристик, отражающих соотношение ее внутренних составляющих. Их можно условно назвать “сценариями”.

Существует множество классификаций «сценариев» (внутренних переменных организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 2.

Рис. 2. Внутренняя среда организации

Выделяют различные факторы внутренней среды фирмы и системы ее оценки: структура, цели, задачи, технология, персонал, совместные ценности, стиль организации, финансовая система, информационная система, стратегия, навыки персонала, бизнес-процессы, власть, культура организации и некоторые другие.

По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние переменные фирмы – это цели, структура, задачи, технология и люди. На наш взгляд, эта точка зрения является развитием известного «алмаза» Г. Ливитта, который выделил четыре переменные фирмы: задание или миссия, структура, технология и индивиды. Исследователь подчеркивал значение каждого элемента и существующих между ними взаимосвязей – изменение в одном из них обусловливает трансформации в других.

По аналогичному принципу построена и известная модель 7-С компании «МакКинси» (Т. Питерс, Р. Уотермен), которая предполагает выделение таких переменных внутренней среды, как совместные ценности, стратегия, структура, системы, стиль, сотрудники, способности.

Интересным подходом к формированию внутренней среды организации является подход Д. Бодди и Р. Пэйтона, которые сформировали интегральную модель организации, включив такие элементы, как цели, бизнес-процессы, технология, люди, власть, структура, культура организации.

Одним из современных подходов к выделению внутренних переменных, имеющих интегрирующее значение, необходимо признать подход, изложенный в учебнике «Управление организацией» под редакцией А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Соломатина, где отмечено, что внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производства продукции, услуг). Это структура организации, ее культура и ресурсы.

Нами предлагается рассматривать в качестве синтезирующего подхода использование следующей системы внутренних переменных:

1) ресурсы (объективные – финансовая, информационная, технико-технологическая, организационная системы, в том числе структура организации; субъективные – способности персонала, стиль управления и др.);

2) процессы (объективные – стратегии, задачи, технологии; субъективные – формирование властных отношений, коммуникации);

3) результаты (объективные – реализуемые миссия, цели; субъективные – социальные ценности, культура организации, ее имидж).

Одним из распространенных подходов к анализу внутренней среды фирмы является выделение нескольких ее срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает фирма. Она может анализироваться по следующим направлениям:

- кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы и т.п.;

- организация управления;

- производство, включающее организационные, операционные и технико-технологические характеристики и научные исследования и разработки;

- финансы фирмы;

- маркетинг;

- организационная культура.

Внутренняя среда полностью пронизывается организационной культурой, которая также должна подвергаться самому серьезному изучению.

4.2. Организация как открытая система. Роль ситуационных факторов, влияющих на организацию

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение.

Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 3.

Рис.3. Внешняя среда организации

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы не существует системы, и граница (или границы) определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Для организации свойственен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.

По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в свою очередь предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

Влияние внешних факторов или изменение ситуации в самой организации может оказаться столь существенным, что повлечет за собой изменение поведения людей, работающих в организации, а в итоге деятельности всей организации. В связи с этим управление в организации рассматривается с позиций взаимодействия с внешней средой, а сама организация рассматривается как открытая система. Схематически ее можно представить в виде модели (рис. 4).

Рис. 4. Организация как открытая система

К числу ситуационных факторов, например, Г. Минцберг относит следующие:

- возраст организаций

- размер организации

- техносистема организации: регулируемая или нерегулируемая, сложная или несложная,

- окружающая среда организации: устойчивая или неустойчивая, сложная или несложная, разнообразная или неразнообразная, враждебная или невраждебная.

- власть внутренняя: иерархия, специалисты, сотрудники.

- власть внешняя: правительство, банки, клиенты, поставщики.

- основы власти: сила, деньги.

- информация.

- время.

Гипотеза о конгруэнции (соответствии) хорошо объясняет, почему не каждый тип поведения дает в результате устойчивую управленческую команду, организацию или государство.

4.3 Общая модель организации: «развернутая схема взаимосвязей в организации» и возможности
ее практического применения

Изменения в организациях всегда связаны с желанием улучшить их деятельность в связи с изменяющимися ситуациями. Как показывает опыт не всегда изменения ситуации прямо влияют на поведение людей. Поэтому необходим процесс осознания необходимости этих изменений, т.е. рефлексия[1].

Развернутая схема взаимосвязей в организации может использоваться как модель, показывающая, что изменения происходят в трех наиболее важных областях организации. Они охватывают:

- разработку новых сценариев, таких как структуры, процедуры, нормы и правила,

- оказание влияния на поведение групп и отдельных лиц,

- создание другой системы эталонов или образцов с помощью процесса рефлексии.

В модели, изображенной на рис.5, стрелками показано (потенциальное) взаимное влияние этих трех сфер. Например, структура организации или закон, действующий в стране, влияют на поведение работников организации или жителей страны.

Сценарии, поведение и даже ситуационные факторы поддаются сознательному воздействию организации. Новые идеи могут возникнуть и в результате рефлексии.

Р Е Ф Л Е К С И Я

Рис. 5. Развернутая схема взаимосвязей в организации

Рефлексия: обсуждение и оценка ситуационных факторов, сценариев поведения, деятельности и связи между ними в организации. Процессы рефлексии происходят в уме и в ходе дискуссий между работниками, жителями и государственными служащими.

Идея сбалансированности различных параметров является основополагающей для понимания социальных систем.

Резюме

1. «Среда» фирмы – совокупность всех факторов, влияющих на деятельность этой фирмы. Соответственно различают внешнюю среду и внутреннюю среду фирмы.

2. Анализ внешней среды предполагает изучение двух ее составляющих: макроокружения (среды косвенного воздействия) и непосредственного окружения – среды прямого воздействия (микроокружения).

Анализ макроокружения включает изучение влияния экономики, правового регулирования и управления, политических процессов, природной среды и ресурсов, социальной и культурной составляющих общества, научно-технического и технологического развития общества, инфраструктуры и т. п.

Вопросы для самостоятельной работы

1. Что такое среда фирмы? Что необходимо определить перед началом ее анализа?