Методы и приемы управленческого влияния
Уроки 1,2,4 .Лекция. Опорный конспект в рабочей тетради.
Темы:
1. Функциональные обязанности работников и руководителей.
2. Власть и влияние.
3. Формы и методы влияния руководителя на подчиненных.
Функциональные обязанности работников и руководителей
Развитие трудовых отношений привело к тому, что круг полномочий и компетенций каждого сотрудника получил точное определение. Руководство порой заставляет своих работников выходить за рамки должностных обязанностей и выполнять несвойственные им функции. Точное разграничение понятий поможет сотрудникам организаций лучше понимать свои права и, соответственно, аргументировано отстаивать их.
Что такое функции и должностные обязанности
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Разница между функциями и должностными обязанностями
Таким образом, ключевое отличие между указанными категориями – это сущность понятий. Функции – прогнозируемый или ожидаемый результат труда работника предприятия. Данное понятие является общим и предельно широким. Должностные обязанности – процесс, одновременно и обязанности, и рекомендации сотруднику. Они являются вторичными по отношению к функциям, а также более детализированными и конкретными.
Как функции, так и должностные обязанности должны быть закреплены в нормативных актах организации. Выход за очерченные рамки допускается лишь в особых случаях и, как правило, не по инициативе сотрудника.
Функциональные обязанности – это:
· выполнение соответствующей работы по занимаемой специалистом должности в соответствии со штатным расписанием, а также по профессии или по специальности с указанием конкретной квалификации (первый вариант);
· выполнение порученного конкретного вида работы (второй вариант).
Должностные обязанности – это конкретные действия, которые должен выполнять каждый работник для исполнения своих функций и для достижения поставленных перед ним задач. При составлении должностных инструкций обязанности сотрудника указывают подробно, вписывают конкретные действия, очерчивают оптимальные способы по выполнению поставленных задач.
Обязательным компонентом современного менеджмента является власть, умелое использование которой — важное условие достижения поставленных целей в любой деятельности.
Власть — это возможность менеджера распоряжаться ресурсами, влиять на действия и поведение людей с помощью определенных средств — воли, авторитета, права, насилия.
Власть — это форма социальных отношений, проявляющаяся в способности влиять на характер и направление деятельности человека с помощью экономических, идеологических, организационно-правовых механизмов, а также использование авторитета, традиций, обычаев, обрядов.
Власть базируется на отношениях субординации, то есть многоуровневого подчинения, иерархии. Субординация устанавливается относительно действующей структуры управления. Не менее важно учитывать также личные качества и уровень профессиональной подготовки руководителей и специалистов.
Одним из инструментов проявления власти является влияние.
Влияние — это любое поведение одного индивида, вносящее изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида. Конкретные средства, с помощью которых одно лицо может влиять на других, могут быть самыми разнообразными: просьба, угроза увольнения и т.п.
Даже в том случае, когда руководитель обладает четко определенными полномочиями направлять усилия подчиненных, это не всегда оказывается возможным. Подчиненные могут отказаться выполнить поручение руководителя, вследствие чего свести на нет его полномочия.
Баланс власти. Концепция зависимости также подтверждает несостоятельность еще одного распространенного мнения о власти. Многим кажется, что обладание властью — это возможность навязывать свою волю, независимо от чувств, желаний и наклонностей другого лица. Если бы это было так, то назначенные руководители организаций всегда имели бы власть для оказания влияния, по крайней мере, на своих собственных подчиненных. Однако, влияние и власть в равной степени зависят от личности, на которую оказывается воздействие, а также от ситуации и способности руководителя. Не существует реальной абсолютной власти, так как никто не может влиять на всех людей во всех ситуациях.
В условиях организации, например, власть только отчасти определяется иерархией. Поскольку властью обладает тот или иной человек, то в данной ситуации власть определяется не уровнем его формальных полномочий, а степенью зависимости от другого лица. Чем больше зависимость от другого лица, тем больше власть данного лица.
Власть подчиненных. Конечно руководитель имеет власть над подчиненными, потому что последние зависят от него в таких вопросах, как повышение заработной платы, рабочие задания, продвижение по службе, расширение полномочий, удовлетворение социальных потребностей и т.п. Однако, в некоторых ситуациях подчиненные имеют власть над руководителем, т.к. последний зависит от них в таких вопросах, как необходимая для принятия решений информация, неформальные контакты с людьми в других подразделениях, чье содействие необходимо для руководителя, влияние, которое подчиненные могут осуществлять на своих коллег, и способность подчиненных выполнять задания.
В системе иерархии больший или меньший уровень власти зависит от уровня должности: чем выше должность, тем более высокий объем власти предоставляется руководителю. Кроме места в иерархии, база власти включает:
§ условия осуществления роли и полномочия;
§ контроль над ресурсами, включая информацию;
§ собственность или доверенную собственность;
§ харизматическое руководство;
§ наделение полномочиями низших;
§ факторы, связанные с подчиненными — ожидания, желания и потребности;
§ оценка деятельности нижестоящих;
§ генетические предрасположенности — принятие авторитарной или демократической дисциплины.
Власть находится в непосредственной связи с ответственностью. В современном менеджменте роль ответственности постоянно повышается, поскольку постоянно растет стоимость используемых в производстве ресурсов, а также увеличивается сумма расходов, если принимаются безответственные, необдуманные решения, связанные с использованием материальных, финансовых ресурсов и рабочей силы.
Ответственность осуществляется в различных формах контроля над деятельностью субъекта с точки зрения выполнения им принятых норм и правил, а также решении конкретных задач. Ответственность также означает и обязательство отвечать за свои действия, принимать на себя вину за их возможные негативные последствия. Ответственность руководителей особая: они отвечают не только за свою деятельность, но и за действия и ошибки подчиненных.
В практике управления предприятиями наибольшее распространение приобрела моральная, дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность.
В сфере менеджмента ответственность непосредственно связана с полномочиями, которые являются обязательным условием эффективной работы персонала управления.
Полномочия — это должностные (служебные) права и возможности менеджера принимать решения, влияющие на действия подчиненных. Полномочия делятся на линейные и штабные (функциональные, консультативные).
Эффективный менеджмент достигается при условии, когда устанавливается определенный баланс между обязанностями, полномочиями и ответственностью.
Формы власти
В практике менеджмента можно выделить шесть основных форм власти:
Основные формы власти
Власть принуждения предполагает использование различных форм взысканий по отношению к лицам, допускающим нарушения установленных правил, норм и нормативов. Исполнитель верит, что начальник имеет возможность применить наказание таким образом, что это помешает удовлетворению его какой-то насущной потребности. Такая власть реализуется в основном из-за страха: увольнение с работы, понижение в должности, снижение зарплаты и др. Власть, основанная на законном принуждении или возможности его применения, является административной.
Власть, основанная на вознаграждениях — исполнитель верит, что начальник имеет возможность удовлетворить насущную потребность. Этот тип власти предполагает воздействие через порождение положительных эмоций. На практике используют широкий спектр вознаграждений: разнообразные формы доплат к основной ставке, моральное стимулирование, предоставление возможностей в повышении квалификации, продвижении по службе и др. Для активного воздействия на поведение и деятельность подчиненных необходимо знать их потребности, ценностные ориентации, а также отношение к отдельным видам вознаграждений и взысканий.
Законная власть — исполнитель верит, что руководитель имеет право отдавать приказы, и его долг — подчиняться им. Законную власть очень часто называют традиционной властью. Законная власть бывает действенной тогда, когда подчиненный выполняет указания руководителя только потому, что он находится на более высоком уровне организационной иерархии. Все руководители пользуются законной властью, потому что им делегированы полномочия управлять другими людьми. Законная власть базируется на использовании властных полномочий, которые зависят от места в иерархии менеджмента, авторитета лидера.
Экспертная власть — исполнитель верит, что руководитель обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность. Экспертная власть базируется на осуществлении экспертизы, при помощи которой оценивают действия других, их знания, мастерство, что помогает достичь успеха, поскольку подчиненные верят в высокий профессионализм руководителя. Экспертная власть основана на признании окружающими наличия у индивида недоступных им специальных знаний.
Эталонная власть — характеристики или свойства руководителя столь привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как он. Эталонная власть заключается в использовании влияния лидера благодаря наличию у него определенных характеристик и свойств, которые охотно перенимаются подчиненными, стремящимися быть такими, как лидер. При наличии чувства дружбы к руководителю, подчиненные с энтузиазмом выполняют распоряжения и более лояльно относятся к нему. Такую власть еще называют харизматичным воздействием (харизма (греч.) — божий дар, исключительность).
Информационная власть — это власть, результаты которой зависят от доступа и контроля над распорядительной ситуацией об организационных операциях и будущих планах. Информационная власть основана на том, что координация информационных потоков и контроль за коммуникационной сетью позволяют человеку или группе людей влиять на других. Поэтому условием эффективного менеджмента является разработка и внедрение научно обоснованной информационной системы в каждом подразделении предприятия.
Перечисленные типы власти могут вызвать у подчиненных различные уровни мотивации относительно исполнения обязанностей. Подчиненные могут рассматривать указания лидера как обязательные, реагировать на них положительно, или, наоборот, воспринимать их безразлично или даже с сопротивлением.
Методы и приемы управленческого влияния
Как известно, управление - это искусство выполнять работу с помощью других людей. Управление людьми и организациями осуществляется посредством информационных управляющих воздействий. При передаче информации от руководителя к подчиненному имеет значение не только содержание этой информации (что необходимо сделать, чего надо достигнуть, каким образом следует выполнять работу, на что обращать внимание), но и форма, в которую это содержание "упаковано". Изменять "упаковку" информации можно с помощью различных методов и приемов управленческого влияния. Я рассматриваю двенадцать методов.
Эти методы изобилуют разнообразными приемами. Чем сложнее метод, тем больше приемов и вариаций он имеет. Например, самый простой и тупой метод - это наказание. Это влияние на сотрудника посредством явной или неявной угрозы наказания. Формула метода: "Сделай это, иначе получишь это (что-то нежелательное)" или "Сделай это, иначе не получишь это (что-то желательное)". В данном случае сотрудник выполняет распоряжение руководителя только для того, чтобы избежать наказания в том или ином смысле (штрафа, выговора, увольнения, ухудшения отношений, потери репутации и т.д.). Но даже этот метод надо применять с умом. Во-первых, не для всех. Есть люди, для которых он противопоказан в принципе. Во-вторых, не всегда, а только в исключительных ситуациях. В-третьих, важно понимать, что для этого человека будет значимым наказанием и уметь подобрать правильные слова. Например, если для человека ведущим трудовым мотивом является карьера, то возможно сформулировать задание так: "Если ты не примешь участие в этом проекте, то не сможешь получить новый профессиональный опыт и продолжить карьерный рост".
Похожий метод - влияние закона. В этом случае при постановке задачи сотруднику происходит ссылка на какие-то обязательные условия (законодательство, инструкции, трудовой распорядок и др.), действующие в организации, на взаимные договоренности ("Мы с тобой уже договорились о том, что..."), на групповые нормы ("У нас принято..."). Понятно, что нарушать закон большинству людей неприятно и затратно. Поэтому распоряжения исполняются.
Пример - это ссылка на авторитетные источники, собственный опыт руководителя или опыт других людей, имеющих значение для сотрудника:
· "Ты знаешь, я много раз сталкивался с такой ситуацией (пояснение), поэтому я бы … (побуждение)».
· «Ты знаешь, по данным (пояснение), поэтому наиболее эффективным решением является (побуждение)».
· «Х всегда делал (советовал, говорил) так…».
· «Я бы на твоем месте …».
Заражение - это влияние на сотрудников посредством психологического заражения со стороны руководителя (горящие глаза, положительные эмоции, уверенность в себе, оптимизм и т.д.). Хотя понятно, что заразить людей можно и в противоположном направлении.
Критика - влияние через мотивирующую критику действий сотрудника, но не самого сотрудника. Здесь существуют определенные правила, которые следует соблюдать, чтобы в результате критики создать у человека мотивацию на решение задачи. Однако, во многих случаях критика со стороны руководителей имеет обратный эффект - демотивацию людей.
Вовлечение - смысл метода в том, чтобы сотрудник сам поучаствовал в разработке или принятии того решения, которое ему придется потом исполнять. Это решение должно стать для него "родным". Нет нужды говорить о том, что мотивация к исполнению своих решений будет гораздо выше, чем решений, спущенных сверху.
Вознаграждение - влияние через обещание того или иного вознаграждения. Это то, что еще называют стимулированием. Общий принцип: "Если сделаешь это, то получишь это". Так же как и в случае с наказанием, здесь надо понимать, что важно для сотрудника, какое вознаграждение будет для него значимым. Понятно, что вознаграждение не должно сводиться к банальным формам - деньги, подарки, льготы, статус. Вознаграждение должно учитывать более сложные потребности и мотивы личности. Например,
· «Если за месяц вы это сделаете, то я поставлю перед генеральным вопрос о расширении ваших полномочий».
· «Коллеги будут Вам благодарны, если вы поможете сделать это».
· «Вам предстоит решить очень интересную и нестандартную задачу».
Просьба начальника, как известно, закон для подчиненного. Просьба - это завуалированная угроза наказания, поскольку невыполнение просьбы ставит под угрозу отношение руководителя к сотруднику, а ухудшение отношений с руководителем большинство людей расценивают как нежелательное последствие, т.е. как наказание.
Ожидание - влияние на сотрудников через предъявление к ним высоких требований и ожиданий. Метод ожиданий основан на эффекте самоисполняющихся пророчеств (эффекте Пигмалиона). Если руководители ожидают от своих подчиненных высоких результатов, и подчиненные об этом знают, то вероятность получения этих результатов становится гораздо выше. Правда, ожидания, как и заражение или критика, могут "работать" и в обратную сторону. Люди ведут себя в соответствии с тем, что о них думают руководители.
Внушение - психологическое влияние посредством введения человека в состояние транса. Внушение возможно с помощью силы взгляда или с помощью слов. Способность к внушению - это природный дар. С другой стороны, имеются специальные приемы, с помощью которых возможно вызывать на некоторое время расстройство сознания человека и в это время "вбрасывать" в его подсознание определенную информацию, побуждающую его к действиям. В практике менеджмента использовать не рекомендую. Нехорошо как-то. Неприятно. Не по-людски.
Манипулирование - скрытое психологическое влияние манипулятора на "жертву". Сродни внушению. В этом случае "жертва" не осознает, что ею управляют. Существуют разнообразные приемы манипулирования, используемые в служебных отношениях между начальниками и подчиненными:
· Решение "здесь и сейчас".
· "Страшный эталон".
· "Метод Штирлица".
· "Подмена цели".
· "Иллюзия выбора".
· "Подмена цели".
· "Скрытая лесть".
· "Давление авторитетом".
· "Поглаживания".
· "Дружеские связи".
· "Взаимный обмен".
· "Поручение трудного задания".
· "Желаемые ситуации".
· "Обещанного три года ждут".
· "Заплатим потом".
· "Подумайте о своем будущем".
· "Уход от ответа" и другие.
Вместе с тем, имеются специальные манипуляции, которые часто используют подчиненные по отношению к своим руководителям. Но об этом как-нибудь в другой раз.
И, наконец, убеждение - самый честный метод влияния. Смысл убеждения в том, чтобы сотрудник осознал важность или необходимость решения той или иной задачи или выполнения действий определенным способом. В процессе убеждения тоже могут использоваться специальные технологии. Наиболее известные и практичные из них это:
· Метод Сократа.
· Метод Паскаля.
· Метод Гомера.
· Метод метафорического влияния.
· Метод рефрейминга (переосмысления ситуации).
· Метод управленческого эксперимента.
· Метод смены ролей.
Итак, в распоряжении руководителя имеется целый арсенал управленческих методов и приемов влияния на подчиненных. Опытные и талантливые руководители используют большинство из этих методов интуитивно. Но интуиция - это неосознанное знание. Интуицию и природный дар важно дополнять знанием технологий.