Кількісний (статистичний) облік проводиться в інтересах отримання узагальнених чисельних даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців, працівників ЗС України та службовців.
Відповідальність за організацію та стан обліку особового складу покладається :
− у підрозділах – на командирів підрозділів;
− у частинах та з’єднаннях – на начальників штабів частин і з’єднань;
− у військових частинах, де посади начальників штабів штатом не передбачені, – на командирів частин;
−в установах, на підприємствах і в організаціях – на начальників штабів, а там, де вони штатом не передбачені, – на начальників установ, підприємств і організацій.
Всі зазначені посадові особи повинні:
− організовувати ведення обліку особового складу у підлеглих підрозділах, частинах, з’єднаннях і здійснювати постійній контроль за його станом і реальністю;
− пильнувати за правильним відбиванням чисельності особового складу в облікових та звітних документах і своєчасно подавати донесення щодо особового складу;
− періодично, особисто перевіряти стан обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, частинах і управліннях;
− проводити заняття з посадовими особами, які безпосередньо здійснюють облік особового складу :
− у військових частинах – один раз на місяць;
− у з’єднаннях – один раз у квартал.
Командир відділення, екіпажу, взводу зобов’язаний особисто знати характеристики підлеглих йому військовослужбовців у повному обсязі вимог, встановлених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України.
Командир роти зобов’язаний:
− знати весь особовий склад роти і вести його облік в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України;
− щодня доповідати начальнику штабу батальйону про наявність і відсутність особового складу за списком;
− щомісяця перевіряти наявність військових квитків, посвідчень офіцерів, прапорщиків та розпізнавальних медальйонів військовослужбовців Збройних Сил України у військовослужбовців підрозділу, їх стан і своєчасність записів у них змінених облікових даних;
періодично перевіряти знання старшини роти, командирами взводів, їх заступниками та командирами відділень підлеглого їм особового складу.
Стан обліку особового складу в усіх підрозділах, штабах військових частин, штабах і кадрових органах з’єднань та об’єднань перевіряється щорічно, в березні спеціальними комісіями у складі офіцерів, прапорщиків і службовців військових частин, з’єднань, управлінь і кадрових органів, призначених наказами відповідних командирів (начальників). Результати роботи комісій оформлюються актами, що затверджуються командиром (начальником), який призначив комісію. Другий екземпляр акта надсилається у вищій штаб за підлеглістю до з’єднання, об’єднання включно.
3.2. Облік особового складу у підрозділі
Облік особового складу у відділенні проводиться особисто командиром відділення. Кожен командир відділення повинен мати іменний список відділення за формою № 1а. Іменний список повинен за розмірами відповідати військовому квитку і постійно знаходитися у командира відділення.