Тема : Особливості складання розпорядчих та організаційних документів.
Мета: грамотно писати й оформляти документи.
Питання, що виносяться на самостійне вивчення:
1 Організаційні документи.
2 Статут, положення, інструкція.
Література
1 Шевчук С. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000.
2 Михайлик В.О Українська мова професійного спілкування. – К.: Професіонал, 2005.
3 Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення. – Донецьк :ТОВ ВКФ «БАО», 2006.
4 Погиба Л., Грибіниченко Т. Складання ділових паперів. Практикум. – К.: Либідь, 2002.
5 Глущик С.В. Сучасні ділові папери.- К.: Видавництво А.С.К., 2003.
6 Волкотруб Г. Практична стилістика української мови. - Тернопіль : Підручники та посібники, 2004.
7 Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства імені О.О.Потебні; Інститут української мови – стереотип. вид. – К.: Наукова думка, 2003.
Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови, або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.
Згідно з чинним законодавством, Президент України видає укази та розпорядження; Верховна Рада України приймає закони, постанови, рішення; Кабінет Міністрів України, міністерства, комітети видають постанови й розпорядження, накази, висновки, укладають угоди; комісії — інструкції і вказівки. ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів — відомствами, об'єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами — для закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов'язки організацій у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.
Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути тощо.
До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпоряджень тощо. Це викликано певними об'єктивними обставинами, що з'явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність.
Інструкція — правовий акт, який створюється органом державного управління або утверджується його керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час виконання службових обов'язків.
Це приписи керівного органу або керівної особи організаціям чи службовцям, які є обов'язковими для виконання. Інструкція розрахована на тривалий строк дії або одноразове виконання.
Розрізняють інструкції організаційні, посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі. Інструкції відомчі поширюються в системі одного відомства (міністерства) і є додатком до наказу. Міжвідомчі інструкції видаються спільно кількома організаціями різних систем, тому обов'язкові для їхніх організацій і систем.
Різновиди інструкцій — методичні рекомендації, рекомендації, правила. Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Відступи від дій, передбачених пунктами інструкцій, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни.
Посадові інструкції визначають організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі й забезпечують умови його ефективної праці. Посадова інструкція призначена для службовців, інженерно-технічних працівників і має такі розділи: загальна частина, визначення функцій (перелік видів робіт), прав, взаємовідносин, відповідальності працівника; порядок обіймання посади, професійні вимоги до нього; його підпорядкування; основні документи, якими треба керуватися в
роботі. Інструкція набуває юридичної сили з часу затвердження вищою інстанцією або підписання керівником установи.
Інструкції найчастіше викладають від третьої особи чи в безособовій формі. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: зобов'язаний, повинен, має право, забороняється, не дозволяється, слід.
Реквізити інструкції: назва, заголовок, текст; посада, підпис і прізвище службової особи, яка склала інструкцію; підпис особи, для якої складена інструкція, ініціали і прізвище, дата ознайомлення; вгорі праворуч — позначка про затвердження — гриф, місце і дата, підпис відповідної особи. Рубрикація для інструкції обов'язкова: у ній нумеруються розділи (римськими чи арабськими цифрами), яким іноді дають підзаголовки, і параграфи (позначають арабськими цифрами).
Текст документа має бути точним, зрозумілим і коротким.
ЗАТВЕРДЖЕНО ЗАРЕЄСТРОВАНО
Наказ Держбуду України в Міністерстві юстиції України
19 лютого 2002 р. № 37 26 квітня 2002 р. за № 402/6690
ІНСТРУКЦІЯ
Про встановлення та стягнення плати за скид промислових та інших стічних вод у системи каналізації населених пунктів
1 Загальні положення