Тема : Текстове оформлення довідково - інформаційних документів.

Дата: 2025-06-02; Просмотры: 12

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Мета: грамотно писати й оформляти документи.

Питання, що виносяться на самостійне вивчення:

1 Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти.

2 Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.

Література

1 Шевчук С. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000.

2 Михайлик В.О Українська мова професійного спілкування. – К.: Професіонал, 2005.

3 Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення. – Донецьк :ТОВ ВКФ «БАО», 2006.

4 Погиба Л., Грибіниченко Т. Складання ділових паперів. Практикум. – К.: Либідь, 2002.

5 Михайлик В.О Українська мова професійного спілкування –К.: Професіонал, 2005.

6 Глущик С.В. Сучасні ділові папери.- К.: Видавництво А.С.К., 2003.

7 Волкотруб Г. Практична стилістика української мови. - Тернопіль : Підручники та посібники, 2004.

8 Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства імені О.О.Потебні; Інститут української мови – стереотип. вид. – К.: Наукова думка, 2003.

Довідкові - інформаційні документи – це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ.

Доповідна записка — службовий документ, адресується керівникові організації, в якій працює адресант (вона називається внутрішньою) або керівництву вищої інстанції, якій підпорядковані установа, підприємство, організація (називається зовнішньою), містить детальний виклад якогось питання з висновками і пропозиціями та способу їх виконання.

Доповідні записки поділяють на звітні, інфор­маційні, ініціативні.

Текст доповідної записки має дві частини: описову, чи констатаційну, в якій викладається ситуація, що скла­лася; друга частина містить виклад пропозицій або про­хань, спосіб їх виконання.

Якщо доповідна записка (звітна, інформаційна) вихо­дить від установи або структурної частини, вона підпису­ється керівником, укладається на бланках, має дату, ви­хідний номер, місце видання, заголовок до тексту, назву адресата, текст, додатки, підпис і прізвище адресанта-керівника.

Вимоги до доповідної записки: зміст — лаконічний за формою викладу, наведені факти — достовірні, пропо­зиції — чітко сформульовані. Найчастіше доповідну (іні­ціативну) записку пишуть від руки в одному примірнику, другий можна зберігати як підтвердження про вручення її керівництву (за бажанням адресанта).

Директорові Медвинської СШ

Богуславського р-ну Київської обл.

п. Сидоренку

завбібліотеки Петренко

Галини Олександрівни

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за держав­ні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 1999 році.

Кислюков В. Ф., Лущик В. В. Будова й експлуатація ав­томобілів. 1999 — 10 примірників.

Огієнко І. Життєписи великих українців. 1999 — З примірники.

Юрківський В. М. Країни світу: Довідник. 1999 — 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23.03.2002 (підпис)

Пояснювальна записка - під такою назвою діють два документи: це пояснення або доповнення до змісту окремих положень програми, проекту, плану, звіту — записки службового характеру; це й документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії, вчинки (частіше негативні) або факти, ситуація, що склалася, чи поведінка громадян(працівника, студента, курсанта, учня) на вимогу керівника установи, членів адміністрації, рідше — з ініціативи самого підлеглого.Пояснювальну записку пишуть у довільній формі та оформляють аналогічно доповідній записці. Виклад текс­ту може бути прямим або оберненим, коли починають з висновків, а потім дають обґрунтування.

Директорові Інституту української мови

Національної академії наук України

акад. Дерев'янченку В. В.

канд. філологічних наук

Комишанченка Михайла Семеновича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Доводжу до Вашого відома, що причиною мого затри­мання у відрядженні на 3 дні в Луцькому педагогічному училищі стали надання допомоги викладачам у підготовці до свята Днів української культури та мій виступ на вечо­рі 19.11.2001.

24.11.2001 (підпис)

Звіт — письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручень, зобов'язань, про підготовку до заходів та їх проведення; подається вищій інстанції або посадовій особі.

Це документ про витрату отриманих коштів у касі ус­танови чи від спонсорів кимось (окремою особою, керів­ником групи чи організації).

Звіти бувають усні та письмові (переважно), пе­ріодичні, що затверджуються керівником установи, і разові, адресовані посадовим особам, від яких одержа­но завдання чи доручення; текстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверджені цифровими документами, товарними чеками тощо) — вони належать до обліково-фінансових.

Звіт складають про роботу за певний період. Його реквізити такі:

1) назва документа із зазначенням організації чи осо­би, яка звітує, предмета й періоду звітності;

2) текст звіту із зазначенням поставлених завдань і повноти їх виконання, перелік виконаних заходів, вис­новки і пропозиції;

3) підпис особи, яка звітує (в індивідуальному звіті), чи відповідальної особи установи, організації;

4) печатка установи (за потреби), дата.

Деякі із звітів мають додаткові реквізити — погоджен­ня й затвердження, складаються в текстовій або таблич­ній формі. Наприкінці звіту дається пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються пер­спективи їх виконання.

Звіт має композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обґрунтованість висновків і пропози­цій, стислість, точність формулювань. Великі за обсягом звіти організацій, установ можуть бути поділені на оза­главлені частини (напр. навчальна робота, виховна робо­та в студентських групах, наукова робота студентських товариств і організацій тощо).

ЗВІТ

заступника директора Київського

транспортно-економічного технікуму

про виконання плану виховної роботи

за І семестр 2001/2002 навчального року

Перед колективом педагогів і майстрів технікуму було поставлено завдання - допомогти слухачам-першокурсникам влитися в новий колектив, знайти своє місце в ньому, усвідомити власне завдання — стати висококвалі­фікованим спеціалістом, осягнути потребу працювати над навчальними, виробничими й виховними, зокрема етич­ними й естетичними, проблемами, готуючи себе до відпо­відальної самостійної роботи.

За вересень 2001 — січень 2002 рр. колективом педа­гогів і майстрів разом зі слухачами було проведено такі заходи:

— Вечір знайомства — 15.09. — відп. Петренко І. В., Івасюк Т. М.

— Вечір «Алло, шукаємо таланти» — 19.10 — відп. Гнатенко П. С.

— Вечір зустрічі зі студентами педучилища № 2 — 22.11 - Гнатів Ю. А.

З усіма групами проведено культпоходи в театри Ки­єва.

Три групи відвідали Музей народної архітектури і по­буту України (вересень 2001р.).

Усі керівники груп — куратори та майстри — під час практичної роботи проводили бесіди з етики (про пове­дінку на вулицях міста, про анонімне спілкування в тран­спорті, в театрі).

У названих заходах брали участь майже всі слухачі. Завдання педколективу у виховній роботі вважаємо таки­ми:

1) Продовжити роботу з питань етики (поведінка в колективі, у виробничих майстернях, мовна культура).

2) Разом з викладачами-філологами провести вечір про державну мову в Україні, присвячений 188-й річниці від дня народження Т. Шевченка.

3) Продовжити практикувати виїзд груп на художні виставки, в театр.

4) Просити дирекцію технікуму виділити кошти, залу­чивши шефську організацію — автотранспортне підпри­ємство №_ - для 2 - 3 груп з метою поїздки в Уман­ський дендропарк «Софіївка».

28.02.2002 (підпис) П. С. Гнатенко

Оголошення — офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання якоїсь роботи; про можливість обійняти вакантну посаду через участь у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої й важливої зустрічі; про захист дипломної роботи чи дисертації на здобуття вченого ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.

Текст оголошення формулюється коротко й точно в усній (по радіо, телебаченню; екстрені оголошення — ін­коли по селекторному зв'язку) чи письмовій формах. В оголошенні після заголовка зазначають час, дату, місце проведення заходу, його назву, порядок денний, якщо це засідання; за необхідності вказують адресу та способи проїзду.

ОГОЛОШЕННЯ

Поліграфічна фірма

оголошує конкурс на заміщення вакантних посад:

Зверни увагу! Укладач текстів

Вимоги до кандидатів: вища філологічна освіта, досвід роботи в рекламі, власні розробки в галузі написання рекламних текстів

Зверни увагу! Художник-дизайнер Вимоги до кандидатів: вища художня освіта, досвід роботи в галузі поліграфії не менше року.

Контактні телефони: 446-21-96, 446-30-12

Протокол — документ колегіальних органів, в якому фіксують хід обговорення питання та ухвалення рішень |а зборах, нарадах, конференціях, засіданнях.

Документ складають за відповідною формою, він містить записи виступів учасників зібрань і прийняті ними рішення (резолюції, ухвали) з питань, що розгля­далися.

Протокол як дипломатичний термін — акт рішень міжнародних конференцій, що має силу міжнародного договору.

Протоколи бувають: стислі (фіксуються лише ухва­ли), повні (містять виступи доповідачів та інших учасни­ків), стенографічні з дослівним записом усіх промовців.

Протокол оформляє секретар або інша спеціально призначена чи обрана особа. Протоколи загальних збо­рів, засідань, нарад підписують голова й секретар, прото­коли засідань комісій — усі члени президії.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. У вступній частині вказується дата, місце (місто) проведення зборів, подається склад присутніх. На багатолюдних зборах зазначається загальна кількість присутніх і відсутніх, список присутніх додаєть­ся, інколи вказують причини відсутності; зазначають прі­звища запрошених (керівників чи представників вищих інстанцій), обраних голови й секретаря; подається поря­док денний — перелік питань, що розглядаються. Основ­ний текст протоколу поділяється на розділи, які відпо­відають пунктам порядку денного. Частини кожного роз­ділу рубрикуються словами: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, що, як правило, пишуть чи друкують вели­кими літерами, після них ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали до­повідача й тему доповіді. Далі подається стислий її зміст і або зазначається в дужках: (доповідь додається). Ініціали 1 й прізвище доповідача чи промовця пишуть у називному відмінку з нового рядка, підкреслюють, зміст викладають у формі прямої мови. Так само оформляється й розділ «Виступили». Текст протоколу має бути точним, лаконіч­ним.

У рубриці «Ухвалили» повністю записують прийняте рішення (резолюцію) з одного чи кількох пунктів або з констатаційної й резолютивної частин.

Резолюція, або ухвала — рішення, постанова з'їзду, комітету, зборів; резолютивна ча­стина рішення.

Реквізити протоколу:

• назва виду документа і його порядковий номер;

• назва зібрання (колективу, організації, установи) із зазначенням його характеру (загальні збори, вироб­нича нарада, технічна рада, профспілкові збори, засі­дання Комітету солдатських матерів тощо);

• дата, місце проведення;

• кількісний склад учасників (додають реєстраційний лист багатолюдних зібрань — прізвища та ініціали);

• посади керівного складу зібрання (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний (поширені називні речення);

• текст протоколу з обов'язковими словами: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ;

• резолюція (ухвала) зборів;

ПРОТОКОЛ № 3

технічної наради лабораторії № 6

науково-виробничого об'єднання «Ремдеталь»

25.02.2001

Присутні: Горбачевський В. М., Челак А. М, Токар В. В., Фадєєв І. Я., Іщенко М. С, Герцен Д. Д., Ведмідь А. О.

Порядок денний:

1 Розгляд і погодження конструкторської документації на виготовлення технологічного оснащення для чистової розточки картерів коробок передач автомобілів ГАЗ-53А (07.06—114) та автомобілів ЗІЛ-130 (07.06—114) конструк­торським відділом науково-виробничого об'єднання «Рем­деталь». СЛУХАЛИ:

Зав. конструкторського відділу — Фадєєва І. Я. про на­слідки роботи з виготовлення робочої документації техно­логічного оснащення для чистової розточки картерів ко­робок передач автомобілів ГАЗ-53А та ЗІЛ-130 за період з 03.01 по 23.02.2001.

ВИСТУПИЛИ: Горбачевський В.М., Іщенко М С, Вед­мідь А. О.

УХВАЛИЛИ:

1 Схвалити й погодити конструкторську документацію технологічного оснащення для чистової розточки картерів коробок передач автомобілів ГАЗ-53А та ЗІЛ-130.

2 Лабораторії № 6 доопрацювати спосіб відновлення отворів під вісь шестерні заднього ходу.

3 Лабораторії № 6 провести чорнове розточування от­ворів для встановлення звертних кілець і встановити їх у п'ятьох картерах коробок передач автомобілів ГАЗ-53А та ЗІЛ-130.

4 Лабораторії № 6 подати заявку на розроблення техно­логічного оснащення.

5 Конструкторському відділові виконати ескізний про­ект і подати на розгляд експертній комісії.

Голова (підпис) В. М. Горбачевський

Секретар (підпис) А. О. Ведмідь

Витяг з протоколу — коротка форма протоколу, частина резолюції, ухвали, рішення певного зібрання, необхідна у важливій справі я для особи, про яку йшлося на зборах, засіданні Ради трудового колективу, комітету, бюро, на вченій Раді навчального чи наукового закладу.

Цей документ стверджує чи заперечує якесь прохан­ня заявника.

За часів Гетьманщини (XVII ст.) у полкових канцеля­ріях протоколи велися в книгах, що називалися журнала­ми, тому існував термін «виписка з журналу», а різновид виписок, копію частини тексту іменували екстракт. Їм властива лаконічність, стислість і чіткість у вираженні думки. За переказами, цією рисою славилися спартанці — жителі давньої Лаконії.

Отже, витяг із протоколу — це копія частини прото­колу, його номер з обов'язковою вказівкою назви орга­ну, колективу, порядку денного, тексту з цього питання, рішення, дати проведення зборів, з позначкою «Оригі­нал підписали», прізвища голови й секретаря, їхні під­писи.

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 3

зборів студентів механічного відділення

Чернігівського державного механіко-технологічного технікуму

02 березня 2000 р.

СЛУХАЛИ:

1 Про присудження 3 стипендій товариства «Відро­дження» студентам механічного відділення.

УХВАЛИЛИ:

1 Призначити річну стипендію в сумі 2000 (дві ти­сячі)грн. відмінникові навчання Міщенку Михайлові Бо­рисовичу за активну участь у громадському, науковому житті відділення — за підсумками V семестру й поточною атестацією.

Оригінал підписали:

Голова зборів (підпис) А П. Ковальчук

Секретар (підпис) М. Ю. Соловей

Питання для самоконтролю:

1 Які бувають звіти?

2 З якою метою пишеться виробничий звіт?

3 Які додаткові відомості мають деякі із звітів?

4 Хто підписує протокол загальних зборів (нарад)?

5 На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей?