Тема 14. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів
Методичні рекомендації до вивчення теми
Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з уявленнями про те, що переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати й опрацьовувати.
Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.
Термінологічний словник
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.
Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється з метою управління і відповідним чином оформлюється.
Література: 4; 8; 9; 11; 13; 15; 16; 22; 25; 30.
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
Тема15. Роль та значення планування особистої роботи менеджера
Методичні рекомендації до вивчення теми
Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з уявленнями про менеджера – центральну фігуру апарату управління, від результативності роботи якого залежить успішна робота системи управління і підприємства в цілому. Менеджер діє на підставі принципу єдиноначальності, наділений широкими повноваженнями і правами, але водночас несе відповідальність за результати роботи підприємства.
Функції менеджера багатогранні: загальне керівництво діяльністю підприємства, координація дій підрозділів і служб, робота з кадрами, визначення цілей і завдань діяльності, прийняття рішень, представництво підприємства у стосунках з іншими підприємствами, контроль за діями виконавців та ін. Виконання зазначених функцій потребує від менеджера високих ділових і особистих якостей.
Важливою якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві та поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу. У зв’язку з цим виникає небезпека помилковості рішень.
Менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск власників, вищих менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових партнерів та ін. Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої роботи.
План семінарського заняття
1. Роль та значення планування особистої роботи менеджера.
2. Особливості планування особистої праці менеджера.
3. Вибір пріоритетних справ менеджера.
Термінологічний словник
Аутсорсинг (outsourcing) – це цілеспрямоване виділення деяких бізнес-процесів (або навіть систем) і делегування їхньої реалізації іншим виконавцям.
Встановлення мети – це свідоме виконання своїх дій для її реалізації.
Встановлення цілей – це постійний процес, оскільки в процесі діяльності менеджера може з’ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни мети.
Мета – це те, до чого прагнуть, орієнтир, який намічено досягти.
Питання для самостійного вивчення
1. Делегування повноважень у діяльності менеджера.
Тести
1. Функції менеджера:
а) загальне керівництво діяльністю підприємства;
б) координація дій підрозділів і служб;
в) робота з кадрами;
г) визначення цілей і завдань діяльності;
д) прийняття рішень;
е) представництво підприємства у стосунках з іншими підприємствами;
ж) контроль за діями виконавців;
з) а–ж разом;
и) інше.
2. Для менеджера, який не має часу на рішення виробничих, фінансових, соціальних і інших проблем, характерні:
а) безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;
б) нервозність, поспіх і сумбурність у діях;
в) нетерплячість у прийнятті рішень та у відносинах з рівними за рангом і з підлеглими;
г) недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим;
д) відсутність порядку на робочому місці;
е) надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить;
ж) використання принципу «що не встиг на роботі – дороблю вдома»;
з) а–ж разом;
и) інше.
3. Основні причини перевантаження менеджерів вищого і середнього рівнів та причини неефективного використання робочого часу:
а) недостатня кваліфікація управлінського персоналу;
б) невпорядкованість інформації;
в) низький рівень механізації праці в управлінні;
г) неорганізованість виробничих процесів;
д) нечіткий розподіл прав і обов’язків;
е) велика кількість нарад;
ж) а–е разом;
з) інше.
4. Ознака організованого менеджера:
а) уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час;
б) постійно удосконалювати процес його планування;
в) а–б разом;
г) інше.
5. Практичне значення планування особистої роботи менеджера полягає у такому:
а) якщо комплекс робіт вирішує конкретне завдання та направлений на кінцеві цілі управлінської діяльності, то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, кого, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної мети. Таким чином, воно є засобом створення ланки між встановленням мети і більш повним планом її реалізації;
б) планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей;
в) планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей підприємства;
г) планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків;
д) планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів;
е) планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов’язати з плануванням. Таке узгодження є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу управління в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення – це складання графіків, розкладів і бюджету;
ж) планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей у межах підприємства;
з) планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей. Формальне планування сприяє зниженню ризику в процесі прийняття рішень;
и) все вище перераховане;
к) інше.
6. На які питання ми намагаємося відповісти при плануванні?
а) що повинно бути зроблено?
б) коли це буде зроблено?
в) хто це буде робити?
г) де це буде зроблено?
д) що для цього необхідно?
е) всі вище перераховані;
ж) інше.
7. Які складові планування виділяють?
а) збільшення масштабу задач, їх комплексності;
б) зростаюче значення часу;
в) обмеженість ресурсів;
г) витрати, капітальні вкладення і їхня рентабельність;
д) елемент ризику в реалізації цілей підприємства;
е) запобігання небажаних наслідків ситуації, що змінилася;
ж) забезпечує єдність цілей для членів підприємства;
з) спадкоємність у роботі з реалізації цілей підприємства;
и) всі вищеперераховані;
к) інше.
8. Цілі менеджера повинні відповідати таким вимогам:
а) бути досяжними;
б) конкретними та вимірюваними;
в) мати конкретний часовий горизонт;
г) бути узгоджені між собою;
д) всі вищеперераховані;
е) інше.
9. Процес встановлення особистих цілей менеджера передбачає етапи:
а) визначення цілей;
б) аналіз можливостей досягнення встановлених цілей;
в) уточнення і конкретне формулювання цілей;
г) всі вищеперераховані;
д) інше.
10. З яких етапів складається процес розробки плану особистої праці менеджера?
а) складання переліку справ, які слід виконати протягом планового періоду;
б) визначення витрат часу, потрібного для виконання кожного виду роботи;
в) резервування часу для непередбачених справ;
г) визначення фонду робочого часу планового періоду;
д) співставлення розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу;
е) складання плану особистої роботи до виконання;
ж) внесення змін під час реалізації плану;
з) а–ж разом;
и) інше.
11. На які частини можна поділити робочий час менеджера?
а) заплановані справи;
б) резерв часу на непередбачувані роботи;
в) резерв часу на творчу діяльність менеджера і підвищення кваліфікації;
г) а–в разом;
д) інше.
12. Співвідношення між плановим часом і резервом має становити:
а) 40 : 60;
б) 50 : 50
в) 60 : 40;
г) інше.
13. Завдяки встановленому резерву часу менеджер має змогу протягом планового періоду адекватно реагувати на:
а) можливі ускладнення в процесі реалізації тих або інших завдань;
б) вирішувати непередбачувані справи;
в) займатися творчістю;
г) а–в разом;
д) інше.
14. Процес планування робочого дня (тайм-менеджмент) за методом «Альпи» включає такі стадії:
а) складання переліку завдань;
б) визначення витрат часу на виконання робіт;
в) резервування часу;
г) прийняття рішень за пріоритетами та передорученням певних справ;
д) контроль (урахування незробленого);
е) а-д разом;
ж) інше.
15. Позитивні сторони методу «Альпи»:
а) кращий настрій на майбутній робочий день;
б) чітке уявлення про завдання робочого дня;
в) самодисципліна;
г) концентрація на найбільш важливому;
д) досягнення цілей дня;
е) підвищення задоволеності та мотивації;
ж) щоденна економія 10–20 % робочого часу;
з) а–ж разом;
и) інше.
16. До плану особистої роботи менеджера, в першу чергу, заносяться:
а) справи з фіксованим терміном виконання;
б) справи, що вимагають значних витрат часу;
в) неприємні справи, відкладання яких на потім небажано;
г) а–в разом;
д) інше.
17. Які плани особистої праці менеджера розрізняють за період планування?
а) оперативні;
б) середньострокові;
в) перспективні;
г) а–в разом;
д) інше.
18. Перелік яких повторюваних заходів може внести до плану на день, декаду, місяць секретар або особисто менеджер:
а) загальні збори, засідання ради директорів;
б) поточні наради з планування, забезпечення контролю за процесом діяльності підприємства;
в) збір окремих колективів, працівників;
г) важливі виставки, ярмарки, конференції, симпозіуми;
д) а–г разом;
е) інше.
19. Менеджер найчастіше може відкладати рішення складних завдань, не знаючи, як до них підступитися. Його позиція в цій ситуації буває обумовлена?
а) страхом перед можливою невдачею;
б) страхом перед особистою некомпетентністю з даного питання;
в) страхом перед великою тривалістю роботи;
г) недостатньою привабливістю роботи; неясністю вигод, які принесе робота;
д) недостатністю наявної інформації;
е) переконаністю марності роботи;
ж) а–е разом;
з) інше.
20. Які рекомендації менеджеру щодо раціоналізації витрат часу на проведення ділової наради?
а) майте попередню думку з обговорюваного питання;
б) починайте нараду в чітко призначений час, навіть, якщо і не всі ще з’явилися;
в) якщо відсутні працівники, відповідальні за питання, що розглядаються, з’ясуйте причину відсутності і перенесіть нараду;
г) упевнено керуйте ходом наради;
д) по-діловому, конкретно сформулюйте мету наради, запропонуйте регламент, визначте загальну її тривалість;
е) домагайтеся в ході обговорення діловитості, направляйте суперечки в потрібне русло, стежте за регламентом;
ж) питання ставте перед усіма або конкретно запропонуйте висловитись працівнику, думка якого є дуже важливою;
з) виступаючи, будьте зосереджені, враховуйте склад, рівень та інтереси слухачів, володійте собою;
и) завершуючи нараду, підведіть підсумки. Доручіть підготовку рішення або сформулюйте програму подальшої роботи над проблемою;
к) забезпечте наявність стенограми чи протоколу магнітофонного запису. Дійте так, щоб у підлеглих залишилося враження дієвості та необхідності даної наради;
л) а–к разом;
м) інше.
Література: 1–4; 7; 9–16; 20; 22; 24; 25; 29–31.
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
Тема 16. Організація діловодства у підприємстві
Методичні рекомендації до вивчення теми
Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з первинними уявленнями про діяльність управлінських працівників, пов’язану з діловодством – створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві та прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
План семінарського заняття
1. Організація діловодства.
2. Робота з документами, що надходять у підприємство.
3. Робота з вихідними документами.
4. Контроль за станом документального забезпечення управління.
Термінологічний словник
Анкета – спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.
Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.
Таблиця – це форма, що дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію.
Трафарет – спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документа.
Питання для самостійного вивчення
1. Робота з документами власного архіву керівника.
Тести
1. Кількість етапів здійснення контролю:
а) 2;
б) 3;
в) інше.
2. Інформування керівництва про стан виконавської дисципліни здійснюється:
а) щотижнево;
б) щомісяця;
в) щоквартально;
г) усі відповіді правильні в сукупності.
3. Терміни виконання депутатського запиту:
а) до 5 днів;
б) до 10 днів;
в) до 15 днів з дня реєстрації у Верховній Раді.
4. Терміни виконання звернення народного депутата:
а) до 5 днів;
б) до 10 днів;
в) інше.
5. Терміни виконання документа з позначкою «терміново»,:
а) 1–2 дні;
б) 2–3 дні;
в) 3–5 днів;
г) 7 робочих днів.
6. Терміни виконання документа, де не визначено строків виконання:
а) до 15 днів;
б) до 25 днів;
в) до 30 днів;
г) місячний термін.
7. Хто може продовжувати терміни виконання отриманого документа?
а) начальник відділу;
б) заступник керівника;
в) особа, яка його встановила.
8. Термін, якого можна звертатися для продовження строків виконання документа з встановленим конкретним терміном виконання:
а) за 2 дні до закінчення встановлено строку;
б) за 3 дні до закінчення встановлено строку;
в) у день закінчення встановленого терміну.
9. Можливе перенесення кінцевих термінів виконання документа, якщо вони випадають на вихідні чи святкові дні:
а) на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню;
б) на робочий день після вихідного чи святкового дня.
10. Можливе перенесення кінцевих строків виконання документа нетермінового характеру, якщо вони випадають на вихідні чи святкові дні:
а) на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню;
б) на робочий день після вихідного чи святкового дню.
11. Хто є відповідальним виконавцем документа, якщо керівник визначив декілька виконавців і не вказав, хто його узагальнює?
а) особа, що займає вищу посаду;
б) особа, що стоїть першою в резолюції керівника;
в) інше.
12. Підстави для зняття виконаного документа з контролю:
а) усна доповідь керівника структурного підрозділу голові або заступнику голови установи;
б) письмова довідка виконавців голові або заступнику голови установи;
в) інше.
13. Хто заповнює контрольні папки?
а) підрозділ з контролю;
б) виконавці;
в) загальний відділ;
г) інше.
14. Які документи повинні буди у папках контролю?
а) окремі матеріали на виконання документа;
б) тільки власні розпорядження;
в) усі необхідні документи;
г) інше.
15. Строки оформлення протокольних доручень керівників:
а) до 3-х днів;
б) до 5-ти днів;
в) інше.
16. Строки виконання протокольних доручень, якщо термін їх виконання не визначено:
а) до 30 днів;
б) до 45 днів;
в) інше.
17. Строки прийняття власних розпорядчих документів на виконання документів органів вищого рівня:
а) у термін до 30 днів з дня надходження документа;
б) у 45-ти денний термін з дня надходження документа;
в) інше.
18. Строки подання інформація до Секретаріату Президента України на виконання актів та доручень Президента України:
а) щомісяця (через 10 днів після його закінчення);
б) щокварталу (через 10 днів після його закінчення);
в) раз у півріччя (через 10 днів після його закінчення).
19. Чи підлягають реєстрації запити, інформації, довідки, які надходять до установи, зокрема на виконання того чи іншого документа?
а) так, всі;
б) окремі;
в) інші.
20. Термін, упродовж якого можна звертатися для продовження строків виконання документа без встановленого конкретного терміна виконання:
а) за 2 дні до закінчення встановлено строку;
б) за 3 дні до закінчення встановлено строку;
в) у день закінчення встановленого терміну.
Література: 4; 6–9; 11–13; 15–20; 22; 24; 25; 27–30.
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]