Тема 12. Ділові контакти в діяльності менеджера. Проведення ділових бесід
Методичні рекомендації до вивчення теми
Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з уявленнями про складові частини професійної кваліфікації менеджера – вміння підтримувати активні, безпосередні контакти з людьми, які оточують його, – керівниками, підлеглими, колегами, журналістами, громадськими діячами, молоддю, пенсіонерами та ін. Здатність вести діалог, наукову дискусію або невимушену бесіду, відкрито і гостро полемізувати, слухати і розуміти опонента, аргументовано, переконливо і відверто відстоювати свої позиції, не принижуючи при цьому інших, вміти переконувати – це якості, необхідні сучасному менеджеру. Можна стверджувати, що характер роботи менеджера значною мірою орієнтований на ділове спілкування з широким колом людей. Менеджер проводить бесіди один на один або з групою співробітників, готується до них або вони виникають несподівано; співрозмовник стриманий, тактовний, лояльний, або, навпаки, збуджений, нетактовний, грубий – усі ці та інші фактори менеджер повинен враховувати, оскільки вони значно впливають на хід ділової бесіди, можуть мати вирішальний вплив на її результати.
Дослідженнями встановлено, що ділові зв’язки, що здійснюються у формі прямих контактів менеджера, потребують не менш як 70 % його робочого часу.
План семінарського заняття
1. Ділові контакти.
2. Проведення ділових переговорів.
3. Техніка прийому відвідувачів.
4. Техніка контактів з підлеглими.
5. Публічні виступи в діяльності менеджера.
6. Особливості ведення телефонної розмови.
Термінологічний словник
Переговори – це засіб, взаємозв’язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають спільні або протилежні інтереси.
Пунктуальність – один із найважливіших факторів поваги, довіри, успіху.
Уміння слухати – один із критеріїв комунікабельності.
Питання для самостійного вивчення
1. Основи взаємодії керівника і секретаря-референта
2. Етикет ділових контактів
Тести
1. Прийнято говорити про професійну етику:
а) лікаря, педагога, журналіста, депутата, судді, відповідні етичні кодекси в бізнесі, у військових, у сфері торгівлі;
б) музиканта чи фізика, інженера чи висококласного токаря;
в) інше.
2. Вчені вважають, що професійна етика виникає як:
а) наука про професійну мораль, яка складається з «особливих» норм моралі, що доповнюють загальні моральні принципи;
б) що деякі моральні норми і принципи в професійній етиці повинні бути обмежені;
в) що неправильно шукати якісь особливі моральні норми для професіоналів, як неправильно й обмежувати (ігнорувати) загальні норми;
г) всі вище перераховані;
д) інше.
3. Професійна діяльність, об’єктом якої стають живі люди, утворює складну систему взаємоперехідних, взаємозумовлених моральних стосунків. До цієї системи належить, перш за все:
а) ставлення спеціалістів до об’єкта праці;
б) стосунки спеціаліста з колегами;
в) ставлення спеціаліста до суспільства;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
4. Предметом етики права є:
а) моральний зміст права: його онтологія;
б) основні цінності, норми;
в) практика реалізації цього змісту в різних правових системах;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
5. Предмет юридичної етики – це:
а) відношення або ставлення спеціаліста, професіонала до змісту і цінностей права, законодавчих норм, правил;
б) реалізація цього відношення в професійній діяльності;
в) все вищеперераховане;
г) інше.
6. За ознаками спеціалізації юридичну етику слід поділити на:
а) суддівську етику;
б) етику слідчого;
в) прокурорську етику;
г) адвокатську етику;
д) етику нотаріуса;
е) етику юрисконсульта;
ж) міліцейську етику;
з) все вищеперераховане;
и) інше.
7. За рівнем формальних вимог юридична етика може бути представлена документами такого рівня:
а) міжнародний;
б) європейський;
в) вітчизняний;
г) регіональний;
д) всі вищеперераховані;
е) інші.
8. Найважливішим вітчизняним офіційним джерелом юридичної етики є:
а) Конституція України;
б) Закон України «Про адвокатуру», прийнятий 19 грудня 1992 р.;
в) Указ Президента України від 30 вересня 1999 р. «Про деякі міри щодо підвищення рівня роботи адвокатури»;
г) постанова Кабінету Міністрів від 14 травня 1999 р. № 821 «Про затвердження порядку оплати праці адвокатів по наданню громадянам правової допомоги в кримінальних справах за рахунок держави»;
д) рішення Конституційного Суду України від 16 жовтня 2000 р. за № 13-рп/2000, що розширив коло осіб, які допускаються до виконання функцій із захисту прав громадян у кримінальних справах;
е) всі вищеперераховані;
ж) інше.
9. Етичні проблеми виникають у:
а) реальному процесі наукового дослідження і стосуються результатів, які можуть вплинути на існування і розвиток людини, суспільства, культури, цивілізації;
б) біосфері в цілому;
в) все вищеперераховане;
г) інше.
10. Б. Каллікот вважає, що екологічна етика має відповісти на три питання:
а) якою є природа природи;
б) якою є природа людини;
в) як людина повинна ставитися до природи;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
11. Етика як наука виникла, щоб відповісти на питання реального життя:
а) як треба робити;
б) що є добро і зло;
в) у чому значення життя;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
12. Персональна етика – це відповідальність:
а) за об’єктивність результату;
б) персональну поведінку;
в) інше.
13. Властиві процесу спілкування психологічні механізми:
а) наслідування;
б) зараження;
в) навіювання;
г) переконання;
д) всі вищеперераховані;
е) інші.
14. Психологічні механізми дозволяють:
а) вносити етичні думки та ідеї у свідомість людей;
б) передавати їх з покоління в покоління;
в) все вищеперераховане;
г) інше.
15. Під звичаями прийнято розуміти:
а) вказані норми поведінки людей;
б) стійкі, характерні для даного народу форми або особливості його побуту і спілкування: національна кухня, житло, вітання і одяг, свята;
в) все вищеперераховане;
г) інше.
16. Мораль, або моральність, завжди виражає в своїх нормах:
а) інтереси суспільства або певної соціальної групи;
б) вимоги до поведінки людей, до їх вчинків;
в) формує норми поведінки;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
17. Етика досліджує ряд питань:
а) про суть моралі, закономірності її зміни і розвитку;
б) принципи і норми поведінки;
в) науково обґрунтовує положення про моральні відносини;
г) моральну свідомість;
д) моральну відповідальність;
е) етичну культуру поведінки людей;
ж) все вищеперераховане;
з) інше.
18. Етична культура – це:
а) не просто сума етичних знань;
б) не тільки сукупність моральних цінностей і принципів;
в) це рівень етичного розвитку людини і суспільства;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
19. Соціальна психологія називає ряд конкретних шляхів вирішення конфліктів:
а) придушення;
б) відстрочення;
в) перетворення конфлікту в ділову розмову;
г) все вищеперераховане;
д) інше.
20. Тільки у спілкуванні відбувається:
а) емоційний і етичний розвиток особи;
б) пробудження глибоких духовних інтересів;
в) емоційна розрядка;
г) задовольняється потреба людини в індивідуальному самоствердженні;
д) безпосередньому емоційному контакті;
е) все вищеперераховане;
ж) інше.
Література: 3–7; 9–20; 24–28; 30; 31.
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
Модуль 3. Документальне забезпечення
Тема 13. Документальне забезпечення управлінської діяльності менеджера
Методичні рекомендації до вивчення теми
Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з первинними уявленнями про те, що ще з далеких часів дійшли до нас різновиди документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.
Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.
План семінарського заняття
1. Становлення та розвиток уявлення про документ.
2. Системи документації в управлінні, процеси документування.
3. Види управлінських документів.
4. Контроль в управлінні.
5. Електронний документообіг.
Термінологічний словник
Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.
Документаційне забезпечення – це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.
Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.
Документування – це процес створення документів.
Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.
Контроль – постійний процес, що забезпечує досягнення об’єктом управління прийнятих цілей розвитку шляхом своєчасного виявлення проблемних відхилень від планових завдань, нормативів, стандартів і змін зовнішнього середовища, що виникають в ході розвитку об’єктів управління.
Реквізит – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
Управління всіма сферами суспільства – це, передусім, процес отримання, обробки й передачі інформації, що використовується в управлінні та зберігається в зафіксованому вигляді.
Управлінська діяльність – це особливий вид людської діяльності, в якій відображається реальна взаємодія об’єктивних і суб’єктивних факторів суспільної діяльності людей.
Управлінська інформація – це інформація, якою послуговуються заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об’єктами.
Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомлюючого характеру, який створюється з метою управління і відповідним чином оформлюється.
Питання для самостійного вивчення
1. Основні вимоги до реквізитів службового документа
2. Обробка вхідних і вихідних документів.
Тести
1. Які функції належать до загальних функцій документа?
а) інформаційна;
б) соціальна;
в) комунікативна;
г) культурна;
д) всі вищеперераховані;
е) інші.
2. До специфічних функцій документа належать:
а) управлінська;
б) правова;
в) історична;
г) всі вищеперераховані;
д) інші.
3. Документ трактується як:
а) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
б) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо;
в) достовірне історичне письмове джерело;
г) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація;
д) все вищеперераховане;
е) інші.
4. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:
а) первинна обробка;
б) попередній розгляд, розмітка;
в) реєстрація;
г) розгляд документів керівництвом;
д) направлення на виконання;
е) контроль виконання;
ж) виконання документів;
з) підшивання документів до справи;
и) всі вищеперераховані;
к) інші.
5. На документах, що реєструються, проставляється:
а) відмітка про надходження;
б) дату надходження;
в) вхідний номер документа;
г) всі вищеперераховані;
д) інші.
6. «Відмітка про надходження» не проставляється на:
а) додатках до документів;
б) на проспектах;
в) каталогах;
г) матеріалах, що не реєструються;
д) все вищеперераховане;
е) інші.
7. Конверти, в яких надійшли документи, не знищуються коли:
а) лише з конверта можна визначити адресу відправника;
б) дату відправлення;
в) дату надходження;
г) на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново»;
д) у всіх вищеперерахованих випадках;
е) інші.
8. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен:
а) визначити виконавця;
б) дати чіткі та конкретні вказівки стосовно виконання документа;
в) визначити реальні строки;
г) все вищеперераховане;
д) інші.
9. Документи як носії інформації сприяють:
а) поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи;
б) служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи;
в) все вищеперераховане;
г) інші.
10. Документи мають ряд важливих властивостей, вони:
а) є засобом свідчення, доведення певних фактів;
б) мають велике правове значення;
в) служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації;
г) мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність;
д) все вищеперераховане;
е) інші.
11. Ознаки класифікації документів:
а) за найменуванням;
б) за місцем виникнення;
в) за призначенням;
г) за направленням;
д) за терміном виконання;
е) за ступенем гласності;
ж) за стадіями створення;
з) за складністю;
и) за терміном зберігання;
к) за технікою відтворення;
л) за носієм інформації;
м) все вищеперераховане;
н) інші.
12. Яка основна функція офіційно-ділового стилю?
а) методична;
б) інформативна;
в) все вищеперераховане;
г) інші.
13. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
а) складання проекту документа;
б) погодження проекту документа;
в) перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
г) підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження);
д) реєстрація документа;
е) відправлення документа адресатові;
ж) підшивка другого примірника (копії) документа до справи;
з) все вищеперераховане;
и) інші.
14. Для реєстрації документа необхідні такі дані:
а) індекс документа, що включає і номер справи;
б) дата документа;
в) адресат (кореспондент);
г) короткий зміст чи заголовок;
д) відмітка про виконання;
е) виконавець;
ж) примітка;
з) все вищеперераховане;
и) інші.
15. Переваги системи електронного документообігу та контролю виконання документів:
а) комплексне вирішення нових питань контролю та документаційного забезпечення діяльності установи, які неможливо вирішити на старій технічній та програмній основі;
б) наскрізний облік документів, постійний моніторинг стану їх виконання. Змістовний аналіз інформації про стан виконання актів та доручень;
в) уніфікована технологія роботи користувачів з документами установи, що знімає необхідність їх перенавчання при переміщенні на інші посади;
г) підвищення інформованості керівництва про стан виконавської дисципліни та діловодства в установі, підпорядкованих установах;
д) скорочення строків проходження документів по вертикалі управління;
е) все вищеперераховане;
ж) інші.
16. Відмінності в українському і зарубіжному документообігу:
а) західні схеми документообігу тяжіють до горизонтальної структури;
б) вітчизняні – до вертикальної структури;
в) все вищеперераховане;
г) інші.
17. При схемі документообігу з горизонтальною структурою:
а) усі документи спочатку розглядає начальник;
б) документ потрапляє відразу до виконавця;
в) все вищеперераховане;
г) інші.
18. При схемі документообігу з вертикальною структурою:
а) усі документи спочатку розглядає начальник;
б) документ потрапляє відразу до виконавця;
в) все вищеперераховане;
г) інші.
19. Основні завдання електронної системи документообігу і контролю:
а) документування (складання, оформлення, узгодження документів);
б) організація роботи з документами в процесі управління:
в) контроль виконання;
г) зберігання і використання документів;
д) систематизація архіву документів;
е) все вищеперераховане;
ж) інші.
20. Основні вимоги до систем електронного діловодства і контролю:
а) системи електронного діловодства і контролю повинні охоплювати весь цикл діловодства від постановки задачі на створення документа до списання документа в архів, контроль виконання, можливість моніторингу ходу виконання, забезпечуючи централізоване зберігання документів у будь-яких форматах;
б) системам електронного діловодства і контролю повинні масштабуватися, тобто застосовуватися для установ різних розмірів;
в) системам електронного діловодства і контролю повинні дозволяти об’єднати розрізнені потоки документів територіально віддалених установ в єдину систему;
г) все вищеперераховане;
д) інші.
Література: 2; 4; 6–9; 11; 15; 16; 20; 22; 25; 28–31.
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]
[До змісту] [Попереднє] [Наступне]