Служба общественного питания. Обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе и барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.
В подчинение директора службы питания находятся менеджеры банкетной службы, службы услуг и мини-бара, кухни, ресторанов, отдела по организации и проведению мероприятий. Также в штате находятся закупщик продовольствия и закупщик вин и других напитков.
Через службу обслуживания номеров (room service) можно заказать любое блюдо из ресторана. Главное в работе службы - скорость доставки, поэтому в наличии имеется специальный сервисный лифт. Заказы в эту службу поступают либо по телефону через центр обслуживания гостей, либо по карточке, в которой гость отмечает меню и время подачи и вешает ее вечером на ручку своего номера снаружи. Эта служба работает круглосуточно. Цены в службе обслуживания номеров обычно выше ресторанных.
Состав службы:
- Кухня;
- Ресторан;
- Бары и кафе;
- Секция уборки внутренних помещений и мойки посуды;
- Отдел обслуживания массовых мероприятий;
- Обслуживание номеров.
Back Office
Административная служба. Отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдением установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.
Состав службы:
- Секретариат;
- Финансовая служба;
- Кадровая служба;
- Эколог;
- Инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.
Sales
Коммерческая служба. Занимается вопросами оперативного и стратегического планирования. Анализирует результаты хозяйственной и финансовой деятельности.
Состав службы:
- Коммерческий директор;
- Служба маркетинга.
Engineering department
Инженерные (технические) службы. Создают условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи.
- Вспомогательные службы. Обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой службы, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и пр.
б) Режим работы - с 10 до 24
Таким образом, можно сделать вывод, что организационная структура отеля очень развита и имеет множество подразделений, функции которых четко разделены между сотрудниками.
2.3. Характеристика рабочих мест для руководителей отделов и сотрудников.
Материально-техническое обеспечение, автоматизация процессов работы – играет важную роль в функционировании гостиницы.
В 2013 году была внедрена внедрение информационная система для эффективной поддержки операционной деятельности. В качестве такой системы было выбрано решение Консультационной Группы АТК на основе Microsoft Dynamics NAV: «Консультационная Группа АТК предложила Microsoft Dynamics NAV прежде всего как надежную систему для автоматизации процессов бэк-офиса.
В рамках проекта внедрения специалисты Консультационной Группы АТК реализовали интеграцию Microsoft Dynamics NAV (Navision) с системой управления отелем Opera Enterprise Solution и системой управления комплексом питания Micros HMS. Помимо стандартных учетных задач (финансовый и бухгалтерский учет, , кадровый учет, расчет заработной платы, учет закупок и продаж, документооборот по согласованию заказов покупки и др.) специалисты Консультационной Группы АТК реализовали и ряд уникальных задач, одна из которых – калькуляция себестоимости блюд. На основе Microsoft Dynamics NAV (Navision) был создан механизм калькуляции блюд по всей совокупности точек продаж в отеле (ресторан, летняя терасса, банкетные залы и др.).
Интеграция с системой Opera Enterprise Solution позволила отелю оперативно вести бухгалтерский учет клиентских операций в разрезе различных контрагентов – как физических, так и юридических лиц. Причем учет реализации услуг по проживанию в гостинице производится автоматически – ежедневно вся информация из Opera выгружается в Microsoft Dynamics NAV (Navision) и формируется необходимая бухгалтерская документация по каждому гостю отеля (счет-фактуры и акты по выезду гостя и т.п.) с подробным описанием оказанных услуг. С помощью MS Dynamics NAV (Navision), учет финансовых показателей, связанных с оказанием гостиничных услуг, осуществляется как в разрезе российской системы отчетности, так и в соответствии со стандартами USALI – система может загружать всю необходимую информацию сразу после закрытия операционного дня в Opera Enterprise Solution. Ведение многовалютного учета позволяет «Ренессанс Отель Самара Лизинг» вести взаиморасчеты с иностранными клиентами в требуемой валюте.
«Автоматизация процессов мониторинга состояния расчетов с клиентами значительно упростила процедуры кредитного контроля, что в свою очередь привело к значительному сокращению сроков оборачиваемости дебиторской задолженности».
Внедрение системы позволило создать мощный единый информационный центр и предупредить появление избытка информационных систем. Интеграция Microsoft Dynamics NAV (Navision) с системами OPERA Enterprise Solution и Micros HMS позволила достигнуть высочайшего уровня детализации информации, реализация которого без Microsoft Dynamics NAV (Navision) потребовала бы значительных операционных и ИТ-расходов.
Недавно была реализована рассылка отчетов Microsoft Dynamics NAV (Navision) и OPERA Enterprise Solution, которые позволяют оперативно контролировать расходы, кредиторскую и дебиторскую задолженность. За счет интеграции системы с OPERA Enterprise Solution, практически в режиме онлайн осуществляется контроль взаимодействия с контрагентами, что помогает снижать объем оборотных средств.
В целом работа отеля и всех его служб - в частности оснащена всем необходимым для работы оборудованием.
Кроме того компания активно вводит в свою работу и успешно использует различные технические инновации, автоматизированные системы, призванные сделать работу всех сотрудников более комфортной и простой.
Среди недостатков можно выделить ведение документооборота, недостаточная скорость обновления.
Решением данной проблемы может стать единая автоматизированная база данных, где отражались бы документы и таблицы, актуальные на данный момент с возможностью редактуры; также создание «умных хранилищ» с функциями авто-сортировки документов и датчиками контроля за стандартами хранения.
2.4. Характеристика каналов передачи информации.