Работа с текстовым процессором начинается с задания параметров печатной страницы. Параметры страницы задаются командой Файл / Параметры страницы
Параметры страницы включают в себя:
· размер бумаги;
· её ориентацию: книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная);
· размеры полей сверху, снизу, справа и слева;
· тип колонтитулов (если они нужны).
Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый вверху или внизу страницы, например, название главы.
Настройку параметров страницы следует выполнять в соответствии с тем типом принтера, который предполагается использовать. Выбор принтера выполняется кнопкой Принтер в закладке Макет страницы. В раскрывающемся списке принтеров приведены все модели принтеров, на которые настроена конфигурация данного компьютера.
После выбора принтера выбирают размер печатной страницы. В качестве стандартного машинописного листа используется лист формата А4 размером 210х297 мм. При выборе размеров полей следует учитывать следующие обстоятельства:
· если левое поле используется для брошюровки, оно должно быть увеличено;
· если при брошюровке предполагается обрезка блока, правое и нижнее поля должны иметь увеличенный размер;
· если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние), для них нужно предусмотреть увеличение размера соответствующих полей.
8.3. Ввод документа
Ввод документа выполняется с клавиатуры. Перед началом ввода с помощью команды меню Формат / Шрифт устанавливается тип шрифта, его начертание и размер. Все операции ввода протоколируются, и имеется возможность отмены любого числа последних действий.
При заполнении страницы ввод текста автоматически продолжается на следующей странице. В случае необходимости начать ввод с новой страницы без заполнения предыдущей, в текст вставляется специальный знак – жесткий разделитель страниц. Он устанавливается в окне Вставка / Разрыв, где нужно выбрать параметр Начать новую страницу.
Word позволяет выполнять автоматическую нумерацию страниц. Для нумерации страниц используется команда Вставка / Номер страницы. В окне нужно указать:
· положение номера (сверху или внизу страницы);
· выравнивание (справа, в центре, слева);
· формат номера (тип числа – арабские или римские цифры).
Нумерация может начинаться с любого номера. Можно отменить печать номера на первой странице. Номера страниц видны на экране только в режиме разметки страницы.
Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Формат / Шрифт.
На вкладке Шрифт надо выбрать:
· тип шрифта;
· его размер;
· вариант начертания;
· цвет символов;
· наличие подчеркивания.
При выборе шрифта следует учитывать, что существуют две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленные). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй – шрифты семейства Arial. Шрифты с засечками обычно применяются в больших текстовых документах. Шрифты без засечек используются для заголовков и оформления примечаний, ссылок и пр.
Большинство шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что ширина символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятно для чтения.
Сохранение документа
Для сохранения документа надо дать имя файлу, а также определить, в какой папке и на каком диске он будет записан. Для первоначального сохранения документа, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать пункт меню Файл –> Сохранить или нажать F12.
2. В поле Имя файла ввести имя файла или согласиться с предложенным Word.
3. С помощью раскрывающегося списка Папка выбрать имя диска. В результате его название появится в верхнем поле, а в основном окне появится список папок, содержащихся на нем.
4. Из списка папок выбрать ту, в которой будет храниться файл.
5. Выбрав все уровни вложения папок, нажать кнопку Сохранить.
Документ, в который вносятся какие-то изменения, надо также периодически сохранять. Все изменения во время работы находятся в оперативной памяти и не гарантированы от случайностей, одна из которых – бросок питания в электрической сети – в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов. Процедура сохранения заключается в следующем: надо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и щелкнуть левой кнопкой мыши. Только после этого изменения в документе будут записаны на жесткий диск.
Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы.
Автоматическое сохранение документов
В MS Word есть возможность автоматически сохранять документы с определенным пользователем временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специальном, созданном для этого системой рабочем файле. Однако в конце сеанса работы необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл –> Сохранить или Файл –> Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует от потери информации.
Для того чтобы установить автоматическое сохранение, нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать команду Сервис –> Параметры.
2. В окне диалога Параметры перейти на вкладку Сохранение.
3. Установить флажок Автосохранение каждые… и выбрать в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение.
8.6. Форматирование документа