Как принять работника на основную работу (для бюджетной организации)
Какие документы надо потребовать от работника при приеме на работу
Для оформления нового работника на основную работу потребуйте у него (ст. 65 ТК РФ):
· паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности (форма N 2П)). Если работник не представит такой документ, вы не можете принять его на работу;
· сведения о трудовой деятельности и (или) трудовую книжку (в случае ее ведения). Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые;
· документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа.
Если у работника нет трудовой книжки, оформите ее, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
С 01.01.2021 трудовые книжки на впервые поступающих на работу лиц не оформляются (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Сведения о трудовой деятельности работника формируйте в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Если вы заключаете трудовой договор с впервые поступающим на работу лицом, не зарегистрированным в системе индивидуального (персонифицированного) учета, необходимо будет подать в территориальный орган ПФР заявление от его имени в виде анкеты по форме АДВ-1, чтобы ему присвоили СНИЛС (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 6, п. 1 ст. 9 Закона N 27-ФЗ, п. 17 Приложения 8 к Постановлению Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
Заявление о приеме на работу будущему сотруднику писать не обязательно. Трудовые отношения с ним оформляются письменным трудовым договором.
При оформлении на работу военнообязанного или призывника также потребуйте у него военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
При приеме на работу на должность (по профессии), к которой предъявляются специальные требования, также могут потребоваться, например,
· документ об образовании (диплом, аттестат);
· документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
· загранпаспорт;
· справка о наличии (отсутствии) судимости.
Дополнительно работник может представить:
· свидетельство о присвоении ИНН. Однако у человека может не быть этого свидетельства, а может не быть и ИНН. Их отсутствие не препятствует заключению трудового договора и не влечет никаких санкций для работодателя. При представлении в ИФНС справки 2-НДФЛ на работника, у которого нет ИНН, в ней не заполняйте поле "ИНН в Российской Федерации" (п. 3.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Личность работника налоговые органы идентифицируют по другим персональным данным, указанным в справке;
· справку о доходах и суммах налога физлица за текущий год с предыдущего места работы и документы, подтверждающие право на вычеты по НДФЛ (например, свидетельства о рождении детей). Эти документы требуются, если работник хочет получать вычеты по НДФЛ;
· справку о сумме зарплаты за текущий год и два предшествующих года. Она нужна, если работник хочет, чтобы при расчете пособий по больничным и детских пособий вы учитывали зарплату, полученную им от предыдущих работодателей.
Сделайте копии со всех представленных документов, оригиналы которых вы возвращаете работнику (Доклад Роструда).