Работа с отчетом в режиме конструктора
В режиме конструктора открывается или пустой планшет, если создается новый отчет, или планшет с элементами управления (ЭУ), если редактируется уже имеющийся отчет, и панель элементов (ПЭ), похожая на ПЭ конструктора форм. Работа с ЭУ отчета осуществляется также как с ЭУ формы, поэтому рассматриваться не будет. Остановимся лишь на основных особенностях работы с отчетом.
Планшет отчета, как и формы, состоит из нескольких областей (заголовок и примечание, область данных, колонтитулы). Так же, как это делалось для форм, в отчетах можно добавлять и перемещать области. Заголовки и колонтитулы страницы и отчета следует выбирать из меню Вид. Можно добавить к заголовку страницы или колонтитулу номера страниц, используя для этой цели свойство Номер страницы из папки Общие выражения в построителе выражений.
В отчете, как и в форме, можно создавать вычисляемые поля. В области Примечание рекомендуется подводить итоги или производить другие вычисления по всему отчету. Для этого создается вычисляемое поле, в котором вычисляется выражение с использованием стандартных функций, например, Sum и др.
Созданный или отредактированный отчет перед печатью рекомендуется проверить в режиме предварительного просмотра.
В отличие от форм отчеты имеют также заголовки и колонтитулы для групп данных. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Сортировка и группировка данных
Группировку данных можно производить по одному или нескольким полям. Понятие группировки данных уже использовалось нами при описании запросов, поэтому здесь ограничимся лишь рассмотрением особенностей группирования данных в отчетах. Группировку данных можно задать при создании отчета с помощью мастера. Ниже рассмотрим группировку данных без мастера.
Находясь в режиме конструктора отчета откроем диалоговое окно Сортировка и группировка: Þ Вид/Сортировка и группировка или соответствующей кнопкой на ПИ. В этом окне выберем из раскрывающегося списка поля. по которым нужно группировать данные, и зададим для этих полей направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).
Поля, по которым группируются данные, должны быть отсортированы.
Далее в нижней части диалогового окна нужно задать свойства группы:
· Заголовок группы (нет, да). Если -да, то на планшете отчета появится область заголовка группы, в которой можно написать любой текст или создать другие ЭУ.
· Примечание группы (нет, да). Если - да, то на планшете отчета появится область примечаний группы, в которой, например, можно подвести итоги или выполнить другие вычисления по каждой группе данных.
· Группировка. Это свойство задает способ группирования данных. Он различный для полей разных типов (для текстовых и числовых данных это свойство устанавливается совместно со свойством Интервал):
¨ для текстовых данных: обычный способ (по всему полю, т. е. по всем символам), по первому символу (тогда свойству Интервал нужно задать значение 1), по двум первым символам (тогда свойству Интервал нужно задать значение 2) и так далее.
¨ для числовых данных, включая типы Денежный, Счетчик и Числовой: для свойства группировка задается значение интервал, а свойству Интервал - значение интервала, например 10, 20, 50 и пр.
¨ для данных типа Дата/Время могут задаваться диапазоны из набора: год, квартал, месяц, неделя, день, час, минута.
· Не разрывать (нет, полная группа, первая область данных). Если - нет, то отчет печатается без поправок на признаки конца страницы, и группа может перейти на следующую страницу. Если - полная группа, то вся группа помещается на одной странице (если возможно). Если новая группа не помещается на оставшейся части текущей страницы, она выводится, начиная с начала следующей страницы. Если - первая область данных, то печатается, по меньшей мере, одна полная запись на той же странице, где находится заголовок группы. Если под ним недостаточно места для печати записи, то заголовок группы перейдет на следующую страницу.
При создании групп по нескольким полям (вложенные группы данных) поступают аналогичным образом.
Установка параметров страницы: Þ Файл/Параметры страницы .
Макросы
При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.
Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макросы, связанные с событиями.
Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.
Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец
Создание макросов
Макросы могут быть простые и групповые. Простой макрос - это последовательность макрокоманд. Групповой макрос - это последовательность простых макросов. При этом каждый простой макрос внутри группового должен иметь свое имя. Поскольку язык макросов является языком программирования, то он долен иметь средства для описания всех типов вычислительных процессов: линейных, разветвляющихся и циклических.
Созданиемакроса:
· Открыть вкладку Макросы в окне БД
· Кн. Создать. Откроется окно для конструирования макроса, а также появится ПИ конструктора макросов и пункт системного меню Макрос.
· Для создания любого макроса окно конструктора макросов должно иметь минимум два столбца: макрокоманда и примечание. В примечаниях пользователь пишет обычно поясняющую информацию, которая в принципе может отсутствовать. В каждой строке пользователь из раскрывающегося списка выбирает имя нужной макрокоманду и указывает для нее необходимые аргументы. Некоторые аргументы задаются по умолчанию. Пользователь может им задать другие значения (обычно выбрать из раскрывающегося списка). Такие аргументы, как имя объекта, можно перетащить мышью из окна БД. Если создается групповой макрос, то необходим третий столбец Имя макроса, который можно открыть из меню: Þ Вид/Имена макросов или соответствующей кн. на ПИ конструктора макросов. Если макрос реализует разветвляющийся процесс, то еще необходим и столбец условий: Þ Вид/Условия или кн. Условия на ПИ конструктора макросов. Количеством столбцов в окне конструктора макросов можно управлять: Þ Сервис/Параметры во вкладке Вид в группк опций Конструктор макросов надо установить флажки Столбец имен или флажок Столбец условий или оба флажка.
· Закрыть макрос, сохранив его с заданным пользователем именем.
Созданный макрос появится во вкладке Макросы окна БД.
Способы запуска макроса:
· Выделить макрос в окне БД и кн. Выполнить
· В режиме конструктора макросов: Þ Макрос/Выполнить или кн. Выполнить на ПИ
· Из другого макроса с использованием макрокоманды ЗапускМакроса.
Отладка макроса
Для отладки макроса используют режим запуска макроса по шагам, при котором макрос приостанавливает свою работиу после выполнения каждой макрокоманды, так что пользователь может оценить правильность решения задачи. Установку этого режима можно сделать, находясь в режиме конструктора макроса:
Þ Запуск/По шагам или 1с по соответствующей кнопке на ПИ конструктора макросов. Далее, как, обычно запустить макрос на выполнение. Макрос будет выполняться по шагам.
После выполнения каждого шага можно продолжить выполнение следующего шага кнопкой Продолжить или закончить выполнение макроса, прервав его работу кнопкой Прервать.
Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.
После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.
2.10. Панели и меню
До сих пор приходилось иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.
Но можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access.
Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.
Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также
команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.
В Access можно создать три типа меню:
1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.
2.11. Visual Basic for Application
В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.
В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно.
Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.
Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного, в частности одну из его программ Access .
От того, насколько профессионально будет выполнена ваша работа, будет зависеть успех вашей фирмы.
Задания