Группирование данных в запросе
Группирование данных позволяет получать статистическую, итоговую и др. информацию по отдельным группам данных. Группировать данные можно по одному или нескольким полям. При этом в одну группу включаются данные с одинаковыми значениями в поле группирования. Например, все записи, сгруппированные по номеру поставщика, образуют столько групп, сколько имеется разных значений в поле номер поставщика.
При работе с группами данных в бланк запроса нужно добавить строку Групповая операция:
Þ Вид/Групповые операции или кн. Групповые операции на ПИ или из к.з . меню , открытого в нижней части бланка запроса.
Для каждого поля в строке Групповая операция может быть выбрано:
Группировка - означает, что данное поле является полем группирования (устанавливается по умолчанию)
Sum - суммирование всех значений поля по группе данных
Avg - среднее значение поля по группе
Min или Max - минимальное или максимальное значение поля в группе
Count - количество записей, входящих в группу
StDev -среднеквадратическое отклонение
Var - дисперсия
First или Last - первое или последнее значение поля в группе
Выражение - позволяет ввести выражение вместо имени поля в строке Поле бланка запроса
Условие - показывает, что это поле используется только для задания условия отбора данных в запросе . Это поле не отображается в динамическом наборе данных.
Если группировка производится по нескольким полям , то слово Группировка должно быть в каждом из них.
Перекрестный запрос
Создание многотабличного QBE - запроса:
· создать запрос на выборку данных из таблиц Движение акций, Акционеры и Предприятия, отобразив в динамическом наборе поля: номер_пред, имя_акц, количество_акций.
· преобразовать запрос на выборку в перекрестный запрос: ÞЗапрос/Перекрестный
· отобразить в строке Групповая операция для полей номер_пред и имя_акц слово Группировка, Sum для поля количество_акций .
· отобразить в строке Перекрестная таблица Заголовки столбцов для поля номер_пред, Заголовки строк для поля имя_акц и Значение для поля количество_акций.
Фильтрация данных
Прежде чем выполнять фильтрация данных таблицы, необходимо открыть ее в режиме таблицы. Среда ACCESS предоставляет возможность работать с фильтрами следующих видов:
1) Фильтр по выделенному фрагменту данных
· Фильтр по выделенному:
¨ выделить фрагмент данных, по которому необходимо отфильтровать записи таблицы. Это может быть значение поля или часть строки, если поле текстовое
¨ Þ Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или кн. Фильтр по выделенному на ПИ или из к.з . меню, открытого на поле, в котором выделено значение
· Фильтр, исключая выделенный фрагмент:
¨ выделить значение
¨ Þ Исключить выделенное из конт.з . меню, открытого на поле, в котором выделено значение
· Фильтр по выделенному фрагменту с несколькими условиями отбора:
¨ открыть фильтр по выделенному, например по городу Москва
¨ после вывода на экран записей с городом Москва выделить фрагмент в другом поле, например, букву Т в имени поставщика, и еще раз открыть фильтр по выделенному. В результате из таблицы отберутся записи по городу Москва с именами поставщиков на букву Т. Таким способом можно наложить на таблицу фильтр с несколькими условиями, соединенными операцией И (AND).
2) Фильтр для
· 1с по столбцу поля и открыть к.з . меню
· ввести условие отбора в строку Фильтр для, например, >50 или >=50 AND <=75
3) Обычный фильтр:
· Þ Записи/Фильтр/Изменить фильтр или кн. Изменить фильтр на ПИ или из к.з . меню . ACCESS отобразит окно фильтра с одной записью
· ввести в соответствующие столбцы условия отбора. Для этого можно воспользоваться раскрывающимся списком. Чтобы появилась кнопка раскрывающегося списка, нужно 1с в соответствующем столбце. Условия отбора, введенные в несколько столбцов, связываются операцией И. Чтобы связать их операцией ИЛИ (OR), надо выбрать вкладку ИЛИ внизу окна фильтра. Чтобы еще добавить условие, связанное с уже заданными операцией ИЛИ, надо еще раз выбрать эту вкладку.
· Þ Записи/Применить фильтр или из к.з . меню или кн. Применение фильтра на ПИ
4) Расширенный фильтр / Сортировка:
· Þ Записи/Расширенный фильтр . Откроется окно фильтра, идентичное бланку однотабличного запроса. В отличие от последнего в окно фильтра автоматически внесена как сама таблица, так и все ее поля. Кроме того, в окне фильтра отсутствует строка Вывод на экран, так как при фильтрации на экран выводятся по умолчанию все поля
· перетащить в строку Поле бланка нужные поля, для которых ввести условия отбора данных
· Þ Фильтр/Применить фильтр или из к.з . меню или кн. Применение фильтра
Отмена фильтра: Þ Записи/Удалить фильтр или из к.з . меню или выключить кн. Применение фильтра ( 1с по ней).
Последний фильтр запоминается и им можно повторно воспользоваться, если включить кн. Применение фильтра или Þ Записи/Применить фильтр или из к.з . меню.
Если в момент закрытия таблицы фильтр не снят, то он остается активным и при следующем открытии таблицы.
Поскольку при сохранении фильтра ему не присваивается имя, то одновременно с одной таблицей может быть связан только один (последний) фильтр какого-либо одного вида. Этот фильтр теряется при создании нового фильтра. Чтобы не потерять фильтр, надо выполнить
Сохранение фильтра как запроса:
· при открытом окне фильтра выполнить из к.з . меню команду Þ Сохранение в виде запроса или кн. Сохранение в виде запроса на ПИ
· дать имя запросу
В этом случае фильтр приобретает статус запроса со всеми его свойствами.