2. Методика учета Расчетов с покупателями и заказчикам
2.1. Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками
Как только у продавца возникает дебиторская задолженность, он дебетует счес 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», как правило, открывают следующие счета второго порядка:
62-1 «Расчеты в порядке инкассо»;
62-2 «Расчеты плановыми платежами»;
62-3 «Векселя полученные»;
62-4 «Расчеты по авансам полученным».
Общие правила синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками заключаются в следующем:
1. Счет 62 дебетуется с одновременным кредитованием счетов 90 «Продажи», 91 на суммы отгруженной продукции, товаров, других активов, выполненных работ и оказанных услуг на дату признания доходов (принцип начисления).
2. Счет 62 следует кредитовать в корреспонденции со счетами, предназначенными для учета денежных средств, расчетов или дебиторской задолженности (при расчетах неденежными средствами).
3. Суммовые разницы (в учете используются у. е.), возникающие при определении доходов от обычных видов деятельности, т. е. предусмотренных уставом организации; положительные (курс рубля возрос) увеличивают долг покупателя и сумму продаж (Дебет 62 Кредит 90), отрицательные суммовые разницы требуют сторнировочной записи.
4. Положительные курсовые разницы (в расчетных документах используется иностранная валюта) увеличивают доходы (Дебет 62 Кредит 91); отрицательные — расходы (Дебет 91 Кредит 62).
5. Дебиторская задолженность, нереальная для взыскания, списывается за счет резерва (Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»), а при его недостаточности или отсутствии — за счет финансовых результатов (Дебет 91). И в первом и во втором случаях кредитуют счет 62. Списание долгов на убыток вследствие неплатежеспособности дебитора представляет собой неокончательное аннулирование долга. Последний должен учитываться за балансом (Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов») без кредитования какого-либо другого забалансового счета: при записях хозяйственных событий на забалансовых счетах принцип двойной записи не применяется) в течение пяти лет. Такой порядок установлен с целью контроля за изменением имущественного положения должника. В случае выхода дебитора из кризисной ситуации и погашения им долга оформляют следующую бухгалтерскую запись: Дебет 50 (51, 52) Кредит 91. Кредитуют также забалансовый счет 007.
6. На суммы возврата бракованной продукции (излишне поставленных товаров) корректируется методом (сторно) выручка организации и НДС, подлежащий уплате в бюджет:
Дебет 62 Кредит 90;
Дебет 90, субсчет «Налог добавленную стоимость»
Кредит 68 «Расчеты по налогам и на сборам» (76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»).
7. Возврат покупателям (заказчикам) излишне полученных с них сумм по причине брака продукции или поставки товаров сверх заказов отражают по дебету счета 62 с кредитованием счетов 50, 51,52 или 55 «Специальные счета в банках» и по дебету счета с кредитованием счета 62.
8. Отражение разницы между номиналом векселя и величиной долга покупателя фиксируют корреспонденцией:
Дебет 62 Кредит 91.
Отгруженная продукция (товары), выполненные работы и оказанные услуги должны своевременно оплачиваться. Контроль над соблюдением сроков и полноты платежей покупателями — один из приоритетных участков деятельности финансовой службы (бухгалтерии) организации. Типовые операции[1] (приложение А).
Аналитический учет по счету 62 ведется раздельно по:
Ø покупателям (заказчикам) и кредитным документам, срок оплаты которых не наступил;
Ø покупателям (заказчикам) в разрезе неоплаченных в срок расчетных документов;
Ø авансам, полученным с выделением каждого юридического и физического лица;
Ø векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
Ø векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;
Ø векселям, просроченным погашением (в учете векселя должны быть идентифицированы).
При расчетах плановыми платежами в аналитическом учете выделяют конкретных покупателей и заказчиков.
Порядок учета расчетов с покупателями и заказчиками зависит от выбранного метода учета реализации, т. е. от условий договора, в котором определен момент перехода права собственности на продукцию и условия оплаты. Согласно Гражданскому кодексу РФ переход права собственности по договору купли-продажи происходит в момент отгрузки со склада поставщика, что является общепринятым моментом перехода права собственности на реализуемую продукцию. Однако Кодексом допускается возможность устанавливать отличный от общепринятого порядок перехода права собственности на реализуемую продукцию.
На практике широко применяются два способа:
1. В момент доставки товара до франко-места (франко-место отправления; франко-место назначения).
2. В момент оплаты денежных средств.
Франко-место — место по условиям договора, до которого все расходы по отгрузке продукции, транспортные расходы по ее доставке и риск потери продукции несет поставщик. Франко-местом может быть станция отправления, станция назначения, склад поставщика и т. п. В этих случаях переход права собственности происходит в момент доставки товара до Франко-места.
В настоящее время в бухгалтерском учете при отгрузке продукции покупателям возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Если договором предусмотрен переход права собственности на продаваемый товар в момент отгрузки продукции, то дебиторская задолженность отражается по цене реализации продукции. Оплата производится после получения продукции.
Если при реализации продукции переход права собственности на продаваемую продукцию происходит в момент зачисления денежных средств на расчетный счет продавца, то при этом составляют следующую бухгалтерские проводки:
1. Отражается отгрузка продукции по цене продажи (включ. НДС):
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»%
Кредит 90, субсчет 1 «Выручка».
2. Списывается производственная себестоимость отгруженной продукции:
Дебет 90, субсчет 2 «Себестоимость продаж»
Кредит 43 «Готовая продукция».
Если выручка от продажи отгруженной продукции определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете, то для учета такой отгруженной продукции используется счет 45 «Товары отгруженные».
Счет 45 «Товары отгруженные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении отгруженной продукции (товаров), выручка от продажи которой определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете. Отгруженные товары на данном счете учитываются по фактической себестоимости, включая расходы по их отгрузке. При данном методе задолженность организации перед бюджетом по НДС возникает после оплаты продукции покупателем.
2.2. Документальное оформление
Все расчеты между предприятиями по оплате товаров (работ, услуг) оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров (работ, услуг), необходимо наличие счета поставщика на оплату. Реализация товаров оформляется товарной накладной и счетом-фактурой. Оказанные услуги принимаются к учету на основании акта приемки выполненных работ. Если организация производит доставку товара до покупателя, то выписывается товарно-транспортная накладная (форма 1-Т).
Счет-фактура – в соответствии с требованьем Налогового Кодекса РФ, не зависимо от видов деятельности (реализация товаром, выполнение работ или оказание услуг) организация наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт ф.2, накладная и т.д.) должна оформлять счет-фактура.
Счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на то приказом руководителя. При чем сделать это нужно не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг).
Счет выписывают в 2 экземплярах:
· первый экземпляр - покупателю (заказчику) для оплаты;
· второй экземпляр – поставщику
На основании полученного счета-фактуры покупатель может принять к вычету сумму НДС, уплаченную поставщику товаров (работ, услуг). Для этого должны быть соблюдены следующие условия:
§ купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны) и оплачены;
§ купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;
§ на купленные товарно-материальные ценности (работы, услуги) есть счет-фактура, в котором выделена сумма НДС.
Акт приемки выполненных работ – Выполненные работы подрядчик сдает заказчику. Сведения об этих работах заносят в специальный акт. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России .
Акт о приемке выполненных работ составляют, когда подрядчик выполнил строительно-монтажные работы и заказчик не имеет к ним претензий. Затем данные из этого документа подрядчик переносит в Справку о стоимости выполненных работ и затрат. А заказчик на основании этой справки расплачивается с ним.
Акт можно составлять и после каждого этапа работ, если в договоре предусмотрено, что строительство ведется в несколько этапов.
Акт подписывают представители подрядчика, ответственного за сдачу объекта, и заказчика, принявшего объект. Здесь полностью указываются их должности и фамилии.
Акт составляет представитель подрядной организации, ответственный за строительно-монтажные работы. В акт он переносит сведения из Журнала учета выполненных работ. Акт составляют в нескольких экземплярах. Обычно один экземпляр остается у подрядчика. Второй - передается заказчику. Третий экземпляр этого документа может потребовать инвестор.
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-2) – Для товарно-транспортной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России [13]. Накладную оформляют, если организация-продавец должна доставить товары до склада покупателя.
Товарно-транспортную накладную составляют для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля в 4 экземплярах: первый остается у продавца; второй предназначен для покупателя и служит основанием для оприходования товаров; третий и четвертый передают автотранспортной организации. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес разных покупателей, накладную выписывают для каждого покупателя отдельно.
Все четыре экземпляра накладной заверяются печатью организации продавца, подписывают работник, отпустивший товары, и представитель автотранспортной организации, принявший груз для перевозки.
Перед отправкой груза продавец должен передать водителю автотранспортной организации второй, третий и четвертый экземпляры. Доставив груз, второй, третий и четвертый экземпляры накладной водитель передает покупателю. Их подписывает работник, принявший товары, и заверяет печатью организации-покупателя. После этого третий и четвертый экземпляры возвращают водителю, а он сдает их в бухгалтерию автотранспортной организации.
2.3. формы расчетов с покупателями и заказчикам
В Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденном Банком России 12 апреля 2001 г. № 2-П, указаны традиционные и часто применяемые на практике формы расчетов:
• платежными поручениями;
• по аккредитиву;
• чеками;
• инкассо.
Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями: владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Платежные поручения используются для предварительной и последующей оплаты товаров (работ, услуг), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам.
Платежное поручение действительно в течение десяти дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, им считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя. В соответствии с п. 3.1 Положения о безналичных расчетах платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета. Банк обязан принимать платежные поручения независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Оплата по ним осуществляется по мере поступления денежных средств на счет клиента как полностью, так и частично. Это упрощает документооборот для клиентов.
При аккредитивной форме расчетов банк по заявлению обслуживаемого им покупателя дает поручение иногороднему учреждению банка, обслуживающего поставщика, оплатить отгруженные поставщиком товарно-материальные ценности, работы или услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении получателя. Сумму аккредитива банк покупателя депонирует на отдельном счете для последующего покрытия выплат поставщику по извещениям обслуживающего его банка. Аккредитив может выставляться и за счет ссуды банка.
Аккредитивная форма расчетов применяется при эпизодических, разовых расчетах между поставщиком и покупателем. При этой форме расчетов продукция оплачивается по месту нахождения поставщика вслед за ее отгрузкой после предъявления поставщиком своему банку счетов и товарно-транспортных накладных, подтверждающих факт отгрузки товаров (и других документов, предусмотренных условиями аккредитива).
Порядок и условия использования чеков в безналичных расчетах регулируются Гражданским кодексом РФ. Чек определяется как ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Синтетический учет операций осуществляется на счете 55, субсчет 2 «Чековые книжки».
Расчеты по инкассо — банковская операция, посредством которой банк-эмитент по поручению и за счет средств клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Основу взаимоотношений участников расчетов по инкассо должен составлять договор, в силу которого у сторон появляются определенные права и обязательства. На банки возлагаются обязанности по получению денежных средств от плательщика и доставке их получателю, а также информированию получателя средств по его требованию о причинах неоплаты расчетных документов в оговоренные договором сроки. Для получателя эта услуга сопряжена с обязательством по уплате банку соответствующего вознаграждения, размер которого оговаривается сторонами в договоре.
При отсутствии свободных денежных средств возможно использовать товарообменные операции, осуществляемые на основании договора мены. В соответствии со ст. 567 ГК РФ по договору мены каждая сторона обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой. При этом каждая сторона признается продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. Согласно ст. 568 ГК РФ товары, подлежащие обмену, предполагаются равноценными, если иное не вытекает из договора мены. Этой же статьей определено, что расходы на передачу и принятие обмениваемых товаров осуществляются в каждом случае той стороной, которая несет соответствующие обязанности. Когда обмениваемые товары признаются неравноценными, в договоре необходимо указать стоимость каждого товара, подлежащего обмену. В соответствии со ст. 570 ГК РФ право собственности на обмениваемые товары, если иное не предусмотрено законом или договором, переходит к сторонам одновременно после исполнения обеими сторонами своих обязательств по передаче товаров. Определить такой момент технически сложно, особенно при встречных отгрузках обмениваемых товаров. На практике обмен товарами в один день происходит крайне редко, поэтому допускается установление договором мены иных правил перехода права собственности.
При возникновении у организаций встречных требований (взаимных задолженностей) в ситуации, когда в результате исполнения двух или более договоров между собой каждая сторона одновременно выступает кредитором по одному обязательству и должником по другому, партнеры прибегают к такому способу прекращения обязательств, как взаимный зачет. Отношения по взаимозачетам сходны с товарообменными операциями. Однако отношения по договорам мены подразумевают наличие единой правовой основы, согласно которой каждая сторона обязуется передать в собственность другой стороне один товар в обмен на другой. Для каждой из сторон отгрузка товара является одновременно оплатой за приобретаемый товар, а сама сделка не подразумевает длящихся отношений и носит разовый характер.
Если между сторонами заключено два и более различных договора, возможно проведение взаимозачета. Зачет встречных требований возможен не только между двумя организациями, но и между любым количеством организаций при условии, что у них имеются взаимные обязательства. В соответствии со ст. 410 ГК обязательство прекращается полностью или частично зачеток встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.
Гражданским законодательством установлен перечень требонаний, по которым невозможен взаимный зачет. Согласно ст. 411 ГК РФ не допускается зачет следующих требований:
• если по заявлению другой стороны к требованию подлежи применению срок исковой давности и этот срок истек;
• о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью;
• о взыскании алиментов;
• о пожизненном содержании;
• в иных случаях, предусмотренных законом или договором.
К моменту проведения взаимного зачета каждая сторона должна выполнить свои обязательства по поставке продукции, товаров, выполнению работ, оказанию услуг. Если организация решила инициировать взаимный зачет встречных требований в одно стороннем порядке (что разрешено ст. 410 ГК РФ), ей необходимо в письменном виде сообщить о проведении взаимного зачета организации, с которой у нее возникли встречные требования по каким-либо договорам. Факт получения другой стороной уведомления о проведении взаимозачета должен подтверждаться почтовой квитанцией или встречным уведомлением о получении письма.
Для того чтобы снизить риск неблагоприятных последствий, связанных с проведением одностороннего зачета и выражающихся в неприятии другой стороной предмета зачета, можно предварительно составить и подписать сторонами акт сверки расчетов. Необходимо обязательно указать, за какие поставки (услуги) происходит расчет путем зачета встречных требований. В противном случае невозможно определить, по какому из приобретенных товаров стороны вправе возместить налог на добавленную стоимость.
В последнее время широкое развитие получил биржевой рынок, и, соответственно, начали развиваться специфические биржевые формы расчетов. На бирже могут совершаться простые, форвардные, фьючерсные и опционные сделки.
Простые биржевые сделки — это сделки, связанные со взаимной передачей прав и обязанностей в отношении реального товара; форвардные сделки — это сделки, связанные со взаимной передачей прав и обязанностей в отношении реального товара с отсроченным сроком его поставки; фьючерсные — сделки, связанные со взаимной передачей прав и обязанностей в, отношении стандартных контрактов на поставку биржевого товара; опционные — сделки, связанные с уступкой прав на будущую передачу прав и обязанностей в отношении биржевого товара или контракта на поставку биржевого товара.
Предметом простых и форвардных биржевых сделок является реальный товар, т.е. вещи, имеющиеся в наличии. По сроку исполнения обязательств простые сделки в отношении реального товара являются кассовыми (с немедленным исполнением), а форвардные сделки — срочными (с отсроченным сроком исполнения обязательств).
Фьючерс представляет контракт, обязывающий его владельца осуществить (или принять) поставку товара определенного вида, качества и количества по определенной цене в оговоренный момент времени в будущем. Объектом фьючерсных контрактов помимо товара могут быть валюты, финансовые инструменты, в том числе ценные бумаги, индексы акций и т.д. Эти контракты могут переходить из рук в руки много раз.
Предмет опционных сделок — права на будущую передачу прав и обязанностей в отношении реального товара или стандартного (фьючерсного) контракта. Такие права называются в биржевой торговле также опционными контрактами (или опционами). Держатель опциона может отказаться от него в одностороннем порядке.
Одним из главных инструментов контроля за состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами является инвентаризация расчетов. Инвентаризация задолженности при расчетах с покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, работниками, банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должны быть подвергнуты счета расчетов.
Инвентаризационной комиссией путем документальной проверки устанавливается правильность и обоснованность:
• расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;
• числящейся в бухгалтерском учете задолженности по недостачам и хищениям;
• сумм дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17) и справка к акту. В акте указывается задолженность, подтвержденная и неподтвержденная дебиторами и кредиторами, а также задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Списание задолженности до истечения установленного законодательством срока исковой давности производится организацией на основании документов, подтверждающих нереальность ко взысканию. На основании документов организация-кредитор может отнести сумму задолженности за дебитором на финансовые результаты деятельности за текущий отчетный период:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — списана невостребованная дебиторская задолженность.
3. Проблемные вопросы при неденежных расчетах
2007 г. для компаний - плательщиков налога на добавленную стоимость, применяющих неденежные расчеты, изменились условия оформления данных операций.
С 1 января 2007 г. п. 4 ст. 168 НК РФ дополнен абзацем вторым: "Сумма налога, предъявляемая налогоплательщиком покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, уплачивается налогоплательщику на основании платежного поручения на перечисление денежных средств при осуществлении товарообменных операций, зачетов взаимных требований.
Процитированное буквально означает следующее:
1. При совершении товарообменных операций обе стороны, как и ранее, должны выставить друг другу счета-фактуры с выделенной суммой налога. Сумму НДС, которая выделена в полученном счете-фактуре, необходимо перечислить другой стороне денежными средствами.
2. При проведении взаимозачета размер погашаемых требований в акте должен быть определен без учета НДС. Сумму налога с погашаемой задолженности стороны перечисляют друг другу денежными средствами.
3. При использовании в расчетах ценных бумаг указанная в ценной бумаге сумма должна соответствовать указанной в счете-фактуре цене товара (работы, услуги) без НДС. Сумму налога, выделенную в полученном счете-фактуре, покупатель должен перечислить денежными средствами.
НДС при товарообменных операциях
В большинстве случаев основанием для обмена одного товара на другой является заключенный сторонами договор мены (глава 31 ГКРФ). Однако на практике обмен товарами может происходить в результате других сделок, изначально не направленных на заключение договора мены. Так, например, из-за нехватки свободных денежных средств покупатель может по соглашению с поставщиком рассчитаться за отгруженные товары своим имуществом, в том числе произвести оплату векселем. В результате между ними складываются товарообменные отношения.
С 1 января 2007 г. вступила в силу новая редакция п. 4 ст. 168 НК РФ. В соответствии с этой нормой при товарообменных операциях сумму НДС, которую предъявил продавец, организация-налогоплательщик должна в обязательном порядке уплатить денежными средствами. Следовательно, при товарообмене помимо передачи товаров организация должна направить в банк платежное поручение на перечисление суммы НДС, указанной в счете-фактуре своего контрагента.