Электронные архивы. Телеконференции. Электронная почта в корпоративных сетях и системах.
Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Электронный архив относится к классу ECM систем управления корпоративным контентом
Этапы создания электронного архива
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
· Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
· Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленныесканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).
· Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
· Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
· Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базыимеющихся документов, а также верификация данных .
· Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
· Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.
Телеконференции и "доски объявлений".
Телеконференции - доступ к информации, предназначенной для группового использования в отдельных конференциях (newsgroups).
Возможны глобальные и локальные телеконференции. Включение материалов в newsgroups, рассылка извещений о новых поступивших материалах, выполнение заказов - основные функции программного обеспечения телеконференций. Возможны режимы E-mail и on-line.
Самая крупная система телеконференций - USENET. В USENET информация организована иерархически. Сообщения рассылаются или лавинообразно, или через списки рассылки. В режиме on-line можно прочитать список сообщений, а затем и выбранное сообщение. В режиме off-line из списка выбирается сообщение и на него посылается заказ.
Примеры телеконференций: работа коллектива авторов над книгой по спискам рассылки, обсуждение проектов и других документов, представление и обсуждение научных докладов и т.п.
Электронная "доска объявлений" BBS (Bulletin Board System) - технология, близкая по функциональному назначению к телеконференции, позволяет централизованно и оперативно направлять сообщения для многих пользователей. Программное обеспечение BBS сочетает в себе средства электронной почты, телеконференций и обмена файлами. Примеры программ, в которых имеются средства BBS, - Lotus Notes, World-group.
Система корпоративной электронной почты - непременный инструмент бизнеса современного предприятия. Рынок корпоративных почтовых систем, является одним из крупнейших сегментов мирового рынка программного обеспечения, а приложения, для которых используются эти технологии, относятся к категории "критически" и "жизненно важных". Достаточно сказать, что по данным международной исследовательской компании International Data Corporation (IDC) "средняя" европейская организация тратит около $90000 на системы коллективной работы и $50000 на программное обеспечение для организации электронной почты.
Корпоративная электронная почтовая система обеспечивает своевременность и высокое качество принятия решений, экономию рабочего времени и повышение эффективности бизнес-процессов. Это достигается тем, что система обеспечивает:
· Быстрый и универсальный способ обмена информацией (сообщениями, служебными записками, документами) внутри организации, с партнёрами и клиентами;
· Вовлечение в обсуждение вопросов необходимого числа сотрудников;
· Возможность планирования рабочего времени и организации совещаний;
· Транспортную платформу для автоматизации документооборота.
Сегодня технологии электронной почты в высокой степени стандартизованы на уровне базовых протоколов и реализованы в ряде промышленных платформ. Лидерами среди них являются системы Microsoft Exchange и IBM Lotus Domino.
Обе системы обеспечивают создание полноценных корпоративных систем и не имеют подавляющих технологических преимуществ друг перед другом. Оба производителя постоянно совершенствуют свои продукты и выпускают все новые версии с улучшенными характеристиками и исправленными недостатками. Свойства системы сильно зависят от условий применения (качество оборудования, архитектура почтовой системы, требуемые функции системы, качество каналов связи и т.д.), что делает выбор той или иной системы неоднозначным. Поэтому при выборе платформы на первый план выходят экономические и организационные факторы: степень готовности к использованию той или иной платформы (наличие обученного персонала, опыта эксплуатации, определенных инвестиций в ту или иную платформу), перспективы последующего развития системы электронной почты и информационной системы в целом, совместимость системы электронной почты с остальными компонентами информационной системы и т.д.
Система электронной почты тесно интегрирована в информационную систему предприятия, и для корректного сравнения-выбора необходимо сопоставление всей совокупности программ для автоматизации информационной работы, от которых зависит эффективность работы пользователей. Большое внимание следует уделить сопряжению с системой антивирусной защиты, т.к. доля вирусов, передающихся через почтовые сообщения, составляет на сегодняшний день 80% от общего числа. При построении защиты корпоративных систем компания IBS опирается на действующий в ее стенах Сертифицированный центр технической поддержки Symantec.
15) Информационно-поисковые системы корпоративного назначения. Электронные архивы. Телеконференции. Электронная почта в корпоративных сетях и системах.
См. вопрос 14 там все написано.
16) Цели и задачи ECM-систем. Жизненный цикл неструктурированной информации различных типов и форматов.
Цели и задачи ECM-систем http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:ECM_-_Enterprise_Content_Management.
Жизненный цикл неструктурированной информации различных типов и форматов http://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=6701. Эти вопросы я их вообще не понял, вот эти сайты посмотри может что-то найдешь.
17) Приложения ECM-системы управление документами; управление образами документов; управление архивными документами; управление потоками работ (Workflow); управление веб-контентом (WCM); управление мультимедиаконтентом (DAM); управление знаниями (Knowledge Management); документоориентированное взаимодействие (Collaboration)
http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy.html?start=30
http://compress.ru/article.aspx?id=22786&iid=1047
18) Внедрение КИС. Цели и задачи фазы внедрения. Стратегии внедрения. Этапы внедрения. Риски внедрения.
Внедрение корпоративной ИС, разработанной самостоятельно или приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором.
Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, ликвидирует узкие места в управлении. Однако после того как система успешно установлена, "обкатана" в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублируют работу других или вовсе не нужны. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт, желающих переучиваться не так много. Ломка старых навыков и прививание новых - долгий и трудный процесс!
Надо четко понимать, что корпоративная ИС призвана упростить управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой точки зрения можно оценивать пользу от ее внедрения.
Следуя этой логике, становится понятно, что хотя корпоративная ИС предназначена в целом для обеспечения всех пользователей необходимой информацией, управление разработкой и внедрение КИС является прерогативой высшего руководства компании! Понимают ли это руководители?
Здесь тоже приходится бороться с живучими стереотипами. "Зачем мне корпоративная система, если дела на предприятии и так идут хорошо?". "Зачем, что-то ломать, если все работает?". Но ведь ломать-то чаще всего и не надо. На первом этапе нужно лишь грамотно и корректно формализовать и перенести идентифицированные процессы, в рамках которых живет предприятие, в корпоративную ИС. Подобная формализация лишь отточит, отшлифует удачные маркетинговые и производственные находки, оптимизирует процесс управления и контроля и позволит в дальнейшем проводить целенаправленные изменения.
Внедрение новой ИС - сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев для небольших ИС до нескольких лет для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (или приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.