4 Порядок проведения документальной ревизии кассовых операций
Основным нормативным документом, который регулирует осуществление учета денежных средств в кассе, является порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.
Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 из счета 30 «Касса», Главной книге и балансе.
Остаток на конец отчетного периода аналогично сравнивается с остатком, выведенным в следующем отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной книге. Против каждой сличенной записи (относительно номера доку-
мента, даты, содержания операции, суммы) делается отметка.
В каждом отчете кассира следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в банк, на почту, документы на оплату работ за нагрузку, разгрузка, ремонт и т.п.).
Изъятию не подлежат документы пожелтевшие, выцветшие, помятые, с проколами от подшивки, обрезанные, с другим почерком, чернилами, с подделанными подписями, справками, цифрами.
В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основе письменного распоряжения судейско-следственных органов, которые имеют на то право, снимает копии из сомнительных документов, оригиналы изымает соответственно акту и направляет прокурору для рассмотрения вопроса о возможности провести криминалистическую экспертизу.
При выявлении таких документов не следует сразу ставить в известность кассира, так как они могут быть приложены и к другим отчетам, и лица, которые допустили злоупотребления, могут принять предупредительные меры (уничтожить такие документы или регистры, произвести поджог, согласовать с соучастниками линию поведения во время расследования злоупотреблений, обратиться к утаиванию имущества). В таких случаях необходимо доказать ревизию до конца и лишь после завершения одновременно изъять все документы и потребовать объяснений от должностных лиц. Однако в таких случаях необходимо заранее предупредить органы прокуратуры или внутренних дел. Если во время проверки отчетов кассира и приложенных к ним документов расхождений не выявлено, то против строки, в которой записанный кассовый ордер, ревизор ставит отметку («V»).
И, наоборот, если установлены расхождения, ревизор фиксирует нарушения в журнале ревизии или ведомости нарушений и выясняет причины,
устанавливает виновные лица.
Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записей из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Ведь можно механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».
В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо у дебиторов, затрат и на других счетах.
Иногда сальдо кассы уменьшают за счет механического увеличения итога кредиторской стороны счета 30 «Касса» в журнале-ордере № 1 в дебет счетов затрат, расчетов, собственного капитала и т.п.
Особое внимание ревизор уделяет проверке своевременности оприходования полученных по чекам денег из банка, на сумму которых в день получения выписывается приходный кассовый ордер. Одновременно ревизор находит корешок чека, на основании которого получены деньги, и отмечает на нем: «Оприходован».
Есть несколько случаев, когда механически увеличивают общий итог расчетно-платежной ведомости при начислении заработной платы (счет 66 «Расчеты из оплаты работы»).
В момент выписки расходных кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег дописываются нужные цифры.
Во время проверки правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, не было ли среди них подставных, на которые выписывается заработная плата с целью ее присвоения.
Такие факты можно установить путем сопоставления данных ведомости на заработную плату с записями в личных делах работников и табелях, с приказами о зачисление на работу и увольнения, с данными документов (справок) о начисление заработной платы. Вспомогательной проверке подлежат достоверность подписей получателей денег, случаи дописывания сумм, подчистки, непредупрежденные исправления и т.п.
Возможные факты краж денежной наличности из кассы. В таких случаях ревизор в обязательном порядке применяет прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается с счетом 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами» и т.п..
Кроме того, на основании корешков чеков можно установить, сколько и с какой целью получены деньги (на оплату работы, на хозяйственные потребности, на командировку). Такая необходимость возникает в связи со случаями неоприходования денег кассы, полученных из банка путем подделки шифра в выписке банка, когда сумму, полученную на основе чека, лишь бы не было расхождений между оборотом кредита счета 31 «Счета в банках» и таким же оборотом дебета выписок из счетов в банках, относят на дебет тех счетов, где есть нереальная кредиторская задолженность, на затраты. Деньги, полученные из банка по чеками, должны быть использованы по их целевому назначению. Для этого необходимо сопоставить суммы выписок банка по расходной части и соответствующим счетом по коду операции «03» с записями в отчете кассира и приходными кассовыми ордерами на определенную дату и корешками чековых книжек на получение денежной наличности. Кроме того, использования денег по целевому назначению проверяется путем сопоставления фактически израсходованных сумм денежной наличности, отображенных в отчете кассира на основе расходных кассовых ордеров, с суммами, указанными на корешках чековых книжек и на приходном кассовом ордере и с установленным банком лимитом средств на соответствующие цели.