3 Контроль за соблюдением порядка ведения операций с денежной наличностью
Ревизию кассовой наличности следует проводить сразу после предъявления полномочий администрации предприятия, так как только в этом случае будет обеспечен фактор внезапности. Такая поспешность вполне оправдана, потому что у кассира не остается времени для устранения возможных нарушений. В случае отсутствия кассира один из членов ревизионной бригады опечатывает помещение кассы.
В основу ревизии кассовой наличности положен один из основных методов – инвентаризация. Процесс контроля требует обязательного присутствия кассира и главного бухгалтера, представителя контролирующего органа, а так же одного или более работников предприятия, не имеющих отношение к ведению кассовых операций.
В первую очередь кассир в присутствии членов комиссии производит заполнение недооформленных кассовых документов, далее заполняется Кассовая книга и составляется отчёт кассира за текущий день с выведением остатка на конец рабочего дня.
Получив книжные остатки наличных денег в помещении кассы, ревизор проверяет правильность составления отчёта денежной наличности на конец рабочего дня.
Посредством взаимного контроля первичных кассовых документов и отчёта кассира можно выяснить все ли совершенные в течение дня операции
были учтены материально-ответственным лицом.
Хронологическая проверка предшествует арифметическим действиям. Последовательность отражения в Кассовой книге и отчёте кассира операций по поступлению и расходу наличности, контролёр определяет производятся ли записи в Кассовую книгу.
Арифметическая проверка завершает контрольные действия ревизоров, которые призваны подтвердить правильность расчёта остатка денежной наличности в кассе во время ревизии кассы.
Иногда, при визуальном осмотре рабочего места кассира, ревизоры могут обнаружить, надлежащим образом оформленные, кассовые ордера, не нашедшие отражения в отчёте кассира. Ревизоры должны учитывать суммы, оформленные такими документами при определении остатка денежной наличности на конец рабочего дня, отразив в акте ревизии факт нарушения кассовой дисциплины.
В случаях, когда в кассе имеются платёжные ведомости, они принимаются как наличные деньги в сумме выданной заработной платы.
С помощью простых арифметических действий проверяется правильность итоговой суммы наличных денег, выданных по платежной ведомости.
Теперь, в присутствии членов ревизионной комиссии и материально-ответственного лица, проверяющий может приступать к полистному пересчёту всех денег, которые находятся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и других бланков.
По результатам проверки, в случае выявления нарушений, составляют акт проверки соблюдения порядка ведения операций с денежной наличностью в трех экземплярах, подписанный контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.
Первый экземпляр присылается органам налоговой службы по месту государственной регистрации предприятия (предпринимателя) для употребле-
ния мероприятий, предусмотренных действующим законодательством; второй — передается непосредственно соответствующему предприятию; третий — остается в документах контролирующего органа.
Если нарушения не выявлены, то составляется справка, которая подписывается контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.
Законное совершение кассовых операций во многом зависит от соблюдения условий принятия и выдачи денежной наличности, обязательному контролю подвергается надлежащее оформление кассовых операций в момент их совершения. Формальная проверка первичных кассовых документов позволяет убедиться в правильном заполнении и наличии всех необходимых реквизитов.
При проверке приходных кассовых ордеров ревизор должен обратить внимание на наличие подписи главного бухгалтера.
Контроль расходных кассовых документов имеет свои особенности, что вызвано достаточно жестким порядком выдачи наличных денег из кассы.
Тщательная проверка подлежит наличию целого ряда обязательных реквизитов: подписи директора и главного бухгалтера; суммы прописью, которая заполняется самим получателем денежных средств; данные, документы, удостоверяющие личность получателя.
Расходные кассовые ордера, в которых не имеется росписи получателя, не берутся в расчёт остатка наличности в кассе. Однако, не следует считать, что другие реквизиты кассовых ордеров не имеют особого значения и не принимаются во внимание.
Проверяя правильность оформления платёжных и расчётно-платежных ведомостей необходимо обратить внимание на наличие подписей директора и главного бухгалтера, и каждого получателя напротив суммы.
Закрытая ведомость должна содержать итоговые суммы заработной платы, номер расходного ордера, оформленного после её закрытия, отметки
депонированной – напротив не выданных работникам сумм. Так же проверяется соблюдение срока выдачи заработной платы, который не должен превышать 3 рабочих дня.
Использование взаимной проверки документов даёт возможность проконтролировать совершение кассовых операций с точки зрения своевременности и полноты их осуществления. В процессе проведения взаимного контроля, выделяются факты несвоевременного внесения наличности в банк или поступлений денег в кассу.
Приходование денег в кассе, суммы меньшей, чем получена в банке встречаются редко и требуют от нарушителей составления дополнительных бухгалтерских записей. Эти записи не подтверждаются документальными источниками, с предприятия взимается штраф в пятикратном размере от неоприходованной суммы.
Важным направлением контроля выступает проверка целевого использования денежных средств, полученных в банке.
Ревизором может быть составлена ведомость целевого использования, поступившей из банка наличности.