2 Внезапная ревизия кассы
В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже, чем один раз в квартал, на каждом предприятии проводится внезапная ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой прочих ценностей, которые находятся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом
руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. В случае выявления ревизией недостачи или излишков ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги осуществляется проверка правильности работы программных средств обработка кассовых документов.
Во время проведения ревизий особое внимание отводится вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
С целью обеспечения контроля за сохранением средств ревизию начинают с прекращения кассовых операций и внезапной инвентаризации денежной наличности в кассе, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия, которое подлежит ревизии.
Предложения руководителя, главного бухгалтера или кассира отложить инвентаризацию независимо от причин должны быть отклонены ревизором, так как за этим могут крыться попытки выиграть время и таким образом припрятать недостаток или другое злоупотребление. Если на момент инвентаризации кассира не будет на месте, ревизор сразу же опечатывает сейф и помещения кассы.
Перед началом инвентаризации комиссия получает от кассира (или от лица, которое его заменяет) последний отчет кассира с приложенными к нему оправдательными документами относительно прихода и расхода денежных средств и расписку соответствующего содержания, которая есть на лицевой стороне акта инвентаризации.
Отчет кассира (отрывное письмо кассовой книги) с приложенными приходно-расходными документами проверяется комиссией и визируется. На каждом документе и отчете в правом верхнем углу ревизор расписывается и ставит дату, чтобы предотвратить возможную подмену отчета или приложен-
ных к нему документов с целью припрятать злоупотребление. Ни единые до-
кументы (кроме приложенных к отчету) или расписки в фактический остаток наличия кассы не включаются. Если кассир исполняет обязанности, связанные с ведением кассовых операций других организаций, которые запрещены, то к участию в инвентаризации приглашают представителей этих организаций. При этом сохранность в кассе денежной наличности и других ценностей, которые не принадлежат этому предприятию, запрещается.
Прежде всего кассир раскладывает деньги по купюрами и составляет покупюрную опись. Деньги в пачках, запакованные по бандеролям банка, раскрываются.
Деньги, другие ценности сначала пересчитывает кассир под надзором комиссии, а потом лицо, которое ревизует (ревизор). Если итоги их подсчета не сойдутся, то проверочный перерасчет проводит член комиссии (главный бухгалтер).
Остаток денег, установленный во время инвентаризации, сравнивается с записями в кассовой книге и с данными бухгалтерского учета в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1.1. Денежные знаки, почтовые марки, марки государственной пошлины включаются в фактический остаток денег.
Инвентаризация денег оформляется актом инвентаризации наличия средств. Суммы, выплаченные на основании расчетно-платежных ведомостей, показывают с отметкой: «К началу инвентаризации по ведомости выплачено ____ грн __ коп.». В акте инвентаризации наличия средств, рядом с другими показателями, отмечаются последние номера кассовых ордеров: приходного № ____ на ____ грн ____ коп., расходного № ____ на ___ грн ___ коп. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица (кассира).
В случае изменения материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, которое показало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, и бухгалтерии).
В конце акта материально ответственное лицо дает расписку о том, что средства, пересчитанные в акте, находятся на его ответственном сохранении и ставит дату.
Одновременно с денежной наличностью, почтовыми марками, марками государственной пошлины (которые включаются в денежное наличие) проверяются ценные бумаги, бланки строгой отчетности и прочие ценности, которые находятся в кассе. Пересчитанные ценности записываются в акт инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности в разрезе отдельных их видов.
В случае выявления большого недостатка в кассе ревизор вносит предложение об отстранение в установленном законом порядке кассира от выполнения обязанностей и передачу средства и других ценностей другому лицу и принимает меры относительно выполнения этих предложений. Во время выявления остатков больших сумм денег в кассе, которые значительно превышают установленный лимит, ревизор устанавливает причины их возникновения.
Если кассир заранее узнал об инвентаризации кассы, то он может для сокрытия недостатка брать деньги от сдающих (заведующих розничных торговых предприятий, предприятий общественного питания) под частные расписки. После проведения инвентаризации кассир эти деньги возвращает материально ответственным лицам или оприходует их путем выписывания приходных кассовых ордеров с датой, более поздней сравнительно с датой инвентаризации. В таком случае рекомендуется на основе отчетов материально ответственных лиц установить, не было ли перерывов в сдаче выручки за период, когда в кассе проводилась инвентаризация, проверить, оприходованы ли деньги, полученные в то время из банка, сданы ли остатки денег из кассы в банк; не было ли случаев задержки сдачи денег, а также проанализировать
остатки средств в кассе за период, когда они были весьма значительными.
Рекомендуется во время ревизии проводить повторные внезапные инвентаризации в кассе.
Сумма недостатка взимаются из виновного лица, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.