6.1. Директор организации или работник, исполняющий его обязанности, подписывает ЭД УКЭП.
6.2. Работники организации подписывают ЭД УКЭП, за исключением _____________________________________________________, подписываемых простой электронной подписью, оформленной в соответствии с инструкцией разработчика системы электронного документооборота.
6.3. Кадровые документы подписываются с учетом ограничений, установленных статьей 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.
6.4. ЭД подписывается в день его создания, исполнения или утверждения – в зависимости от назначения документа и назначенной роли лица, работающего с ЭД, в системе электронного документооборота.
7. Информационная безопасность и контроль обработки ЭД
7.1. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.
7.2. К техническим мероприятиям относятся:
· _____________________________________________________________________________________________________
· ______________________________________________
· ___________________________________________
· _
7.3. К организационным мероприятиям относятся:
· ______________________________________________________________________________________________________
· ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
· _______________________________________________________________________________________
· __________________________________________________________________________________________________
· ___
7.4. Контроль формирования, передачи и исполнения ЭД возложен на автора конкретного ЭД и руководителя отдела, в котором работает работник, или его непосредственного руководителя.
7.5. Контроль исполнения электронных документов включает в себя:
· __________________________________________
· ______________________________________________________
· _______________________________________________________________
· ______________________________________________________
· ______________________________________________
8. Порядок формирования дел и хранения ЭД
8.1. Исполненные ЭД систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
8.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
8.3. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из системы электронного документооборота).
9. Случаи, при которых допускается оформление ЭД на бумажном носителе
9.1. Документы, создаваемые в системе электронного документооборота, оформляются на бумажном носителе в случаях:
· если они подлежат подписанию работником, который отказался от перехода на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
· если система электронного документооборота вышла из строя и не подлежит исправлению в срок, назначенный для исполнения и подписания ЭД;
· если это требуется в соответствии с приказом директора организации, локальными нормативными актами организации или законодательством Российской Федерации.
10. Ответственность при работе в системе электронного документооборота
10.1. Отправитель ЭД несет ответственность за содержание электронного документа, реквизитов, адресацию, качество и количество вложений.
10.2. Получатель ЭД несет ответственность за неисполнение документа в установленный срок, невнесение или несвоевременное внесение сведений в электронную карточку ЭД, ошибки, допущенные при регистрации и неправильном направлении ЭД адресату.
10.3. Руководители несут персональную ответственность за соблюдение Положения подчиняющимися им работниками.
10.4. Руководители при увольнении работников и оформлении на работу новых подчиненных работников обеспечивают удаление/изменение/оформление учетной записи работника в течение двух рабочих дней с даты увольнения работника или приема на работу нового работника.
10.5. Заместитель директора проверяет наличие у увольняемых работников незавершенных ЭД и принимает меры по их исполнению/завершению в течение трех рабочих дней с даты увольнения работников.