3. Мета та сфери застосування внутрішнього контролю
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ командира військової частини А1201
від 30.08. 2019 року №1910
ПОЛОЖЕННЯ
про внутрішній контроль у військовій частині А1201
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Положення про внутрішній контроль у військовій частині А1201 (далі – Положення) розроблено відповідно до Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062 та Порядку організації в системі Міністерства оборони України внутрішнього контролю та управління ризиками, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 02 квітня 2019 року № 145.
1.2. Це Положення визначає мету, принципи, елементи, сферу застосування внутрішнього контролю, питання організації і здійснення внутрішнього контролю у військовій частині А1201 (далі – військова частина).
2. В цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:
база даних з управління ризиками – інформаційний ресурс, що немає матеріального виразу (електронний документ), створений в військовій частині, який об’єднує актуальні результати аналізу ризиків та рішень, що пропонується прийняти у військовій частині з метою реагування на ризики;
внутрішній контроль – комплекс заходів, що застосовується в військовій частині для забезпечення дотримання законності, ефективності та економічності використання бюджетних коштів та інших ресурсів, досягнення результатів відповідно до визначених завдань, шляхом попередження настання подій які мають вплив на результати виконання визначених завдань;
система внутрішнього контролю – впроваджені командуванням військової частини правила і заходи, які забезпечують функціонування, взаємозв’язок та підтримку всіх елементів внутрішнього контролю і спрямовані на досягнення визначених цілей, завдань і планів щодо діяльності військової частини.
ідентифікація ризиків – визначення ризиків за категоріями, видами та оцінка ризиків. За категоріями ризики діляться на зовнішні та внутрішні, а видами нормативно-правові, операційно-технологічні, програмно-технічні, фінансово-господарські тощо;
ризик – можливість настання події, що матиме негативний вплив на здатність військової частини виконувати завдання і функції та досягати визначеної мети та інших цілей діяльності військової частини;
внутрішнє середовище (середовище внутрішнього контролю) – це існуючі у військовій частині процеси, операції, регламенти, структури та розподіл повноважень щодо їх виконання, правила та принципи управління особовим складом військової частини та іншими ресурсами, які спрямовані на досягнення мети внутрішнього контролю;
заходи контролю – це сукупність запроваджених у військовій частині управлінських дій, які здійснюються визначеними посадовими особами для впливу на процеси чи операції з метою досягнення мети внутрішнього контролю та недопущення настання ризиків;
звіти внутрішнього контролю – щорічні звіти які готуються менеджером внутрішнього контролю військової частини за підписом командира військової частини, про забезпечення достатньої впевненості у досягненні мети внутрішнього контролю та надається до органу управління вищого рівня;
моніторинг – це діяльність, що здійснюється у військовій частині з оцінки (самооцінки) якості та відстеження результатів функціонування внутрішнього контролю;
об’єкти внутрішнього контролю – управлінські, фінансово-господарські, технологічні та інші процеси, здійснення яких забезпечується начальниками відділів, відділень, служб та командирами структурних підрозділів і посадовими особами військової частини в межах визначених повноважень та відповідальності, а також системи планування, обліку та звітності, які забезпечують виконання завдань поставлених перед військовою частиною;
процес – завершена, з точки зору змісту, хронологічної і логічної черговості, послідовність виконання операцій, необхідних для виконання завдань поставлених перед військовою частиною;
програма моніторингу внутрішнього контролю військової частини – це комплекс заходів моніторингу за функціонуванням та виконанням визначеними посадовими особами встановлених процедур та регламентів внутрішнього контролю, заходів, передбачених планами управління ризиками на відповідний період;
операції – окремі частини процесу, які здійснюються у визначеній послідовності під час виконання процесів у військовій частині та як правило застосовується в описі внутрішнього середовища військової частини чи інших документах внутрішнього контролю, у разі ідентифікації двох чи більше ризиків які потребують управління в одному процесі;
план управління ризиками – перелік заходів внутрішнього контролю що здійснюються у військовій частині на відповідний період для реагування на ризики, згрупований за відповідним процесами, функціями суб’єкта внутрішнього контролю, який визначає конкретні строки, заходи реагування на ризики, відповідальних посадових осіб, обсяги ресурсів необхідних для застосування способів реагування на ризики, очікувані результати від впливу на процеси та рівень залишкового ризику;
управління ризиками – це складова частина управління та виконання завдань і функцій, що здійснюється посадовими (службовими) особами військової частини, яка полягає у ідентифікації потенційних подій, що можуть вплинути на досягнення мети і цілей, оцінці ризиків та визначенні способів реагування на ризики і заходів контролю з метою запобігання або зменшення їх негативного впливу на досягнення військовою частиною мети внутрішнього контролю;
функції – напрямки діяльності військової частини та начальників відділів, відділень, служб і командирів структурних підрозділів та посадових осіб військової частини, в яких відображаються та конкретизуються завдання, визначаються їх сутність та призначення;
ціль – це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат діяльності військової частини.
Терміни “внутрішній контроль”, “внутрішній аудит”, “розпорядник бюджетних коштів” вживаються у значеннях, що застосовуються у Бюджетному кодексі України.
3. Мета та сфери застосування внутрішнього контролю
3.1 Метою запровадження та застосування внутрішнього контролю у військовій частині є безумовне та своєчасне виконання завдань поставлених перед військовою частиною за умови дотриманням законності, ефективності та економічності витрачання бюджетних коштів, інших ресурсів та недопущення втрат як майнових так і немайнового характеру.
3.2 Сфера застосування внутрішнього контролю охоплює питання матеріально-технічного, тилового, фінансового, медичного, квартирно-експлуатаційного та інших видів забезпечення, управління матеріальними цінностями, інформаційними ресурсами та нематеріальними активами, персоналом, адміністративно-господарськими процесами в діяльності військової частини.
4. Внутрішній контроль ґрунтується на принципах:
безперервності – правила та заходи, спрямовані на досягнення визначених цілей, завдань і планів щодо діяльності військової частини, мінімізацію впливу ризиків, застосовуються постійно для своєчасного реагування на зміни, які стосуються діяльності військової частини;
об’єктивності – прийняття управлінських рішень на підставі повної та достовірної інформації, що ґрунтується на документальних та фактичних даних і виключає вплив суб’єктивних факторів;
делегування повноважень – розподіл повноважень та чітке визначення обов’язків командування, військовослужбовців та працівників військової частини, надання їм відповідних прав та ресурсів, необхідних для виконання посадових обов’язків;
відповідальності – командування, військовослужбовці та працівники військової частини несуть відповідальність за свої рішення, дії та виконання завдань у рамках посадових обов’язків та завдань визначених цим Положенням;
превентивності – своєчасне здійснення заходів контролю, вчинення інших управлінських дій для запобігання виникненню відхилень від установлених норм (запобіганню настання події, що матиме вплив на здатність військової частини виконувати завдання і функції та досягати визначеної мети та інших цілей діяльності військової частини);
відкритості – запровадження механізмів зворотного зв’язку та забезпечення необхідного ступеня прозорості під час проведення оцінки системи внутрішнього контролю.
5. Система внутрішнього контролю у військовій частині складається з таких елементів:
внутрішнє середовище – процеси, операції, структури та розподіл повноважень щодо їх виконання, правила та принципи управління підпорядкованим особовим складом та працівниками, спрямовані на забезпечення виконання військовою частиною завдань, функцій, планів та досягнення інших цілей щодо діяльності військової частини;
управління ризиками – діяльність керівництва та працівників військової частини з ідентифікації ризиків, проведення їх оцінки, визначення способів реагування на ідентифіковані та оцінені ризики (умови виконання процесу), здійснення перегляду ідентифікованих та оцінених ризиків для виявлення нових та таких, що зазнали змін, або перестали існувати;
заходи контролю – сукупність запроваджених у військовій частині управлінських дій, які здійснюються керівництвом та працівниками військової частини для впливу на ризики з метою належного виконання військовою частиною визначених процесів та функцій;
інформація та комунікація (інформаційний та комунікаційний обмін) – створення інформації, здійснення її збору, документування, проведення аналізу, передача інформації та користування нею керівництвом і працівниками військової частини для виконання і оцінювання результатів виконання завдань та функцій;
моніторинг – відстеження стану організації та функціонування системи внутрішнього контролю в цілому та/або окремих його елементів.
Елементи внутрішнього контролю взаємопов’язані, стосуються всієї діяльності військової частини, фінансових, майнових і не майнових процесів у військовій частині.
Командування військової частини забезпечує належне функціонування та зв’язок усіх елементів внутрішнього контролю.
6. Командир військової частини в системі внутрішнього контролю, Менеджер внутрішнього контролю військової частини та комісія (робоча група) з оцінки ризиків.
6.1 Командир військової частини організовує та забезпечує здійснення внутрішнього контролю відповідно до цього Положення та актів законодавства, що регулюють питання діяльності військової частини, бюджетного процесу, управління бюджетними коштами, об’єктами власності що належить військовій частині на праві оперативного управління та іншими ресурсами, організації та ведення бухгалтерського обліку, складення та подання звітності, здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, проведення правової роботи, роботи з персоналом, діяльності із запобігання та виявлення корупції, забезпечення режиму секретності та інформаційної безпеки, захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах, організації документообігу, в тому числі електронного документообігу та управління інформаційними потоками, вирішення інших питань, пов’язаних із функціонуванням військової частини.
6.2 Менеджер внутрішнього контролю військової частини – посадова особа військової частини, на яку покладається обов’язки здійснювати координацію управління ризиками, моніторинг та оцінку функціонування внутрішнього контролю у військовій частині та її структурних підрозділах.
6.2.1 Менеджером внутрішнього контролю військової частини призначається начальник штабу – перший заступник командира військової частини.
6.2.2 Менеджер внутрішнього контролю військової частини зобов’язаний:
своєчасно здійснювати моніторинг відповідності та ефективності внутрішнього контролю, ризикових процесів та усунення порушень;
за необхідності порушувати питання перед командиром військової частини про виключення процесів як таких, що не мають ризикових операцій чи настання ризику не впливає на досягнення мети внутрішнього контролю або включення нових процесів чи виокремлення операцій в яких ідентифіковано ризики;
здійснювати підготовку та подання на затвердження командиру військової частини Реєстру ризиків, Плану управління ризиками та Програму моніторингу внутрішнього контролю на відповідний рік;
за своїм внутрішнім переконанням проводити переоцінку ідентифікованих ризиків, уточняти їх назву, шляхом підготовки проекту Реєстру ризиків;
здійснювати підготовку та подання на підпис командиру військової частини Звітів визначених цим Положенням;
виконувати інші функції відповідно до законодавства та внутрішніх документів з питань внутрішнього контролю.
6.2.3 Менеджер внутрішнього контролю військової частини несе відповідальність виключно за своєчасне і об’єктивне інформуванням командира військової частини про стан функціонування внутрішнього контролю та управління ризиками, своєчасне та повне виконання програми моніторингу внутрішнього контролю військової частини, підготовку та подання звітів визначених п. 2 розділу ІV Положення.
6.3 Комісія з оцінки ризиків військової частини.
6.3.1 Комісія з оцінки ризиків у військовій частині створюється наказом командира військової частини.
6.3.2 Наказом командира військової частини визначається персональний склад Комісії з оцінки ризиків у військовій частині, до якої входять особи компетентні у питаннях обліку, зберігання, використання та класифікації військового майна.
6.3.4 Комісія з оцінки ризиків у військовій частині є постійно діючим органом військової частини, підконтрольна менеджеру внутрішнього контролю військової частини, на яку покладається обов’язок ідентифікації, оцінки та аналізу ризиків.
6.3.5 Діяльність Комісії з оцінки ризиків у військовій частині щодо ідентифікації, оцінки та аналізу ризиків виражається у формуванні Бази даних з управління ризиками військової частини, Реєстру ризиків військової частини та внесення відповідних змін до них.
6.3.6 Підтримання Бази даних з управління ризиками військової частини в актуальному стані покладається на голову комісії.
7. Основні нормативно – правові та інші керівні документи які врегульовують процеси та операції наведені в Додатку 1.
8. Організація та здійснення внутрішнього контролю у військовій частині забезпечується шляхом:
розроблення та затвердження командиром військової частини внутрішніх документів, спрямованих на забезпечення функціонування елементів внутрішнього контролю з урахуванням вимог, установлених цими Положенням;
запровадження чітких систем (порядків) планування діяльності, контролю за їх виконанням та звітування про виконання планів, завдань і функцій, оцінки досягнутих результатів та за необхідності своєчасного коригування планів діяльності військової частини;
виконання військовослужбовцями та працівниками військової частини планів, завдань і функцій, визначених законодавством, та затверджених командиром військової частини внутрішніх документів, про ризики, що виникають під час виконання покладених на них завдань і функцій, вжиття заходів контролю, здійснення моніторингу ризикових процесів, обміну інформацією.