4. Ознакомление работника с содержанием акта и докладной записки под роспись.
5. Написание работником объяснительной записки на имя первого руководителя и передача документа руководителю структурного подразделения.
6. Передача акта, докладной записки и объяснительной записки первому руководителю для принятия решения.
7. Формирование (по мере необходимости) комиссии для проведения служебного расследования с целью установления действительной виновности работника.
8. Принятие решение о взыскании.
9. Передача пакета документов в кадровую службу.
10. Оформление приказа о взыскании.
11. Ознакомление работника с приказом.
12. Внесение соответствующей записи в личный листок по учету кадров и в личную карточку.
13. При увольнении – запись в трудовую книжку.
Документирование процесса наложения дисциплинарного взыскания.
В докладной записке фиксируется факт обнаружения нарушении я с указанием его характера, вида и даты, мотивированной объяснение причины нарушения, мнение о мере дисциплинарного взыскания.
Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объяснение о допущенном нарушении не является препятствием ко взысканию.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания имеет вводную часть: обоснование причины наложения взыскания с изложением существа нарушения, даты его совершения, отягчающих или смягчающих обстоятельств.
В распорядительную часть приказа входит:
- распорядительной действие с указанием вида взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.д.);
- ФИО работника;
- должность и место работы;
- вид и дата нарушения.
Во всех случаях необходимо проект приказа согласовывать с профсоюзным органом.
8. Оформление увольнений.
Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.
Следует отметить, что при расторжении трудового договора по соглашению сторон не имеет значения вид трудового договора (срочный или заключенный на неопределенный срок).
Данное основание является весьма удобным средством "цивилизованного расставания" сторон трудового договора. Споров в таком случае возникает гораздо меньше, чем, скажем, при увольнении работника по собственному желанию, но они, тем не менее, возможны.
В случае возникновения спора при прекращении трудового договора по соглашению сторон следует иметь в виду, что если такой договор возникает по соглашению сторон, следовательно, по их договоренности он может быть прекращен в любое время. Аннулирование такой договоренности относительно срока и основания увольнения возможно лишь при взаимном согласии работодателя и работника. Такова и позиция Верховного Суда РФ.
На практике целесообразно, применяя данное основание прекращения трудового договора, составлять это соглашение в письменной форме, чтобы в случае необходимости можно было выяснить наличие четко выраженного желания сторон прекратить трудовые отношения по взаимному согласию.
Увольнение работников производится путем издания приказа (распоряжения), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Днем увольнения работника по общему правилу считается последний день его работы. При реализации права на отпуск с последующим увольнением днем увольнения считается не последний день работы, а последний день отпуска.
В приказе должны быть указаны основания прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировками законодательства о труде и со ссылкой на соответствующий пункт и статью закона.
Учитывая приоритет ТК РФ как кодифицированного источника над иными федеральными законами, при тождестве оснований увольнения правильной является ссылка в приказе и в трудовой книжке на соответствующие нормы ТК РФ.
Оформление увольнения по договорным основаниям должно производиться со ссылкой не на договор, а на статьи, предусматривающие возможность прекращения трудового договора по договорным основаниям. При этом само основание увольнения в точном соответствии с формулировкой трудового договора и приказа также воспроизводится в трудовой книжке по общим правилам оформления увольнения работников по инициативе работодателя.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку и, по письменному заявлению работника, - копии документов, связанных с работой (например, копии приказа о приеме на работу, приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя). Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.
В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику. Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Законодательством установлена ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Поэтому, если происходит задержка трудовой книжки по вине работодателя, работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула.
При прекращении трудового договора работодатель обязан произвести окончательный расчет: выплатить заработную оплату; денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска; в случаях, предусмотренных законом - выплатить выходное пособие.
Выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.
9. Учетная кадровая документация (журналы и книги).
Журналы учета кадрового делопроизводства предназначаются для занесения в них всей необходимой информации о том, какой сотрудник принимался на работу, на какую должность претендовал или был переведен, когда проходил медицинский осмотр и ознакомлен ли с основными правилами охраны труда и пожарной безопасности.
Каждый журнал составляется в отдельной папке, подписывается и нумеруется в порядке ведения. В журналах учета должны прописываться информационные блоки, освещающие личные данные работников предприятия и то, отвечает ли текущее положение документального оформления установленным государствам нормам и требованиям. В списке обязательных журналов учета в кадровом производстве числятся следующие виды документации: журнал учета и движения трудовых книжек работников предприятия; журнал регистрации приказов и распоряжений руководства (приемы на работу, увольнения, смена штатного расписания); журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал проверок, подписывающийся во время визита специальных государственных инспекций; журнал ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка; журнал медицинских обследований и ознакомления с правилами пожарной безопасности. Конечно, на предприятии может находиться и большее количество регистрационных и отчетных бланков, которые требуется составлять в связи с определенной спецификой функционирования предприятия. Их наличие регламентируется законодательными актами и распоряжениями непосредственного руководителя компании.
Журналы учета в кадровом делопроизводстве призваны документально утвердить наличие локальных актов и подтвердить юридическую силу тех или иных нормативных документов. К примеру, журналы учета движения трудовых книжек создаются для того, чтобы своевременно уточнять, какое количество личных документов находится в кадровой службе, какие из них требуется выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, а в каких делать определенные изменения. После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Таким образом, можно своевременно поднять необходимый документ из архива, ориентируясь на дату его составления и подписания. Особо важным отчетным документом является журнал учета визитов проверяющих органов, куда заносится дата проверки и результат прохождения. Проверяющие органы уточняют, обнаружили ли они в компании какие-либо нарушения, после чего в журнале проставляется определенная пометка о необходимости внесения изменений в устоявшийся трудовой распорядок. Если работники вынуждены довольно часто отправляться в командировки, то и журнал учета командировочных удостоверений так же должен всегда находиться под рукой у ответственного сотрудника. В нем указывается дата отправки, время прохождения командировки и личные данные трудоустроенного лица, отправленного по производственной необходимости в другой город, регион или страну.
10. Формирование и оформление кадровых дел.
Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.
Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные. В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.
Как правило, в состав личного дела входят:
– внутренняя опись документов;
– анкета, личный листок по учету кадров;
– резюме (или автобиография);
– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
– справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);
– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;
– трудовой контракт;
– данные аттестаций;
– характеристики;
– план карьерного роста.
В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание».
В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников. Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки. Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов. Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам. В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой. Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.
11. Текущее хранение кадровой документации и подготовка к передаче в архив.
Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:
- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.
12. Ответственность за ведение и хранение кадровой документации.
Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
За отсутствие кадровой документации или несоблюдение требований по ее ведению руководители и иные должностные лица организаций, а также работодатели — физические лица могут быть привлечены в установленном законом порядке к:
- дисциплинарной;
- административной или
уголовной ответственности.
Привлечение к дисциплинарной ответственности руководителя организации, руководителя структурного подразделения организации, их заместителей по требованию представительного органа работников предусмотрено ст. 195 ТК РФ. Работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа о нарушении указанными лицами трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения и сообщить о результатах его рассмотрения в представительный орган работников. Если факт нарушения подтвердится, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.
Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).
Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. По статистическим данным Федеральной инспекции труда РФ число нарушений трудового законодательства в последние годы возрастает и не имеет тенденции к снижению, при этом не последнее место среди них занимает отсутствие обязательной кадровой документации.
Основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, согласно ст. 353 ТК РФ является Федеральная инспекция труда.
Государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки (ст. 357 ТК РФ).
Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом норм ст. 8 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.
Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания его проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.
Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена ст. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 КоАП РФ. В ст. 5.7 КоАП РФ указано:
«Отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата, избирательного объединения, избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной законом деятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, списка кандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленном законом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участия в подготовке и проведении выборов, референдума, влечет наложение административного штрафа в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда».
Наибольшее количество правонарушений государственные инспекторы труда квалифицируют по ст. 5.27 КоАП РФ.
За нарушение законодательства о труде и об охране труда ч. 1 указанной статьи предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ):
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 до 50 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц — от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Под должностным лицом в КоАП РФ понимается лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (ст. 2.4 КоАП РФ).
Оштрафовать за нарушение законодательства о труде и об охране труда могут руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров. В ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что нарушение трудового законодательства должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет наказание в виде дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет.
Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. Лицо, ранее оштрафованное за нарушение трудового законодательства, при его повторном нарушении лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).
Постановление о дисквалификации согласно ст. 32.11 КоАП РФ исполняется немедленно путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом. Кроме того, неповиновение должностного лица законному распоряжению или требованию органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 5 до 10 МРОТ; на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ (ст. 19.4 КоАП РФ).
Невыполнение в установленный срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства влечет наложение
административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ;
на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ;
на юридических лиц - от 100 до 200 МРОТ (ст. 19.5 КоАП РФ).
Непринятие по постановлению органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 МРОТ (ст. 19.6 КоАП РФ).
13. Экспертиза ценности кадровых документов.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.
Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах организовываются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия организации создается на основании приказа руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. Ее решения утверждаются руководителем организации.
В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.
Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:
– временный срок хранения (до 10 лет включительно);
– долговременный срок хранения (свыше 10 лет);
– постоянный срок хранения.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.
Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел, найдя соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:
– описи дел постоянного хранения;
– описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
– описи дел по личному составу;
– акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Указанные выше описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.
После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами (пункт 73 ГОСТ Р 51141-98). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговые и таможенные органы (ст. 15.6 КоАП РФ).