4.2. «О трудовых книжках» определяет порядок введения трудовых книжек нового образца.
4.3. «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек, форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, форму книги учёта движения книжек и вкладышей в них.
2. Нормативно-методические акты.
5. Нормативно-методические документы по труду, учёту, делопроизводству по кадрам, классификации и стандартизации кадровой документации и архивному делу:
5.1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
5.2. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
5.3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров;
5.4. Инструкция по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях;
5.5. Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
5.6. Государственные стандарты (ГОСТ Р 7.0.8 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 7.0.97 2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; и др.);
5.7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
3. Локальные нормативные акты.
По отношению к кадровому делопроизводству наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК РФ о локальных нормативных актах.
Работодатели, за исключением работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями:
6.1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
6.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
6.3. Положение о персональных данных работника (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
6.4. График сменности (ст. 103 ТК РФ);
6.5. График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
6.6. Положение о системе заработной платы и премирования (ст. 135 ТК РФ);
6.7. Положение о нормах труда (ст. 162 ТК РФ).
Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, учитывается специфика организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Инструкция состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.
Наряду с локальными нормативными актами, предусмотренными ТК РФ, работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации.
4. ЛНА (положение о кадр. службе, инструкция по кадр. дел-ву, должн. инструкции и др.).
Положение о кадровой службе. Такой документ не является обязательным - но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.
После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом - своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.
Отдел кадров - это структурное подразделение, обеспечивающее работу с персоналом на предприятии. В основные должностные обязанности отдела кадров на предприятии входит оформление трудовых отношений с работниками, обеспечение кадровыми ресурсами, обучение личного состава, ведение кадрового делопроизводства. Конкретный объем функциональных обязанностей отдела кадров зависит от специфики предприятия, численности и контингента его сотрудников.
Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:
1) как распределены должностные обязанности между работниками;
2) что входит в обязанности отдела кадров;
3) основные функции подразделения;
4) порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.
Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71.
В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.
Инструкция по делопроизводству. Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.
Кроме того, Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач.
В Инструкции утверждаются:
• перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
• шаблоны всех документов по личному составу;
• очередность оформления;
• порядок прохождения внутри организации.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований.
В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.
ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.
При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.
Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.
С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ).
Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.
Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.
Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.
Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).