2.3. Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
3.1. Заявление об увольнении;
3.2. Приказ об увольнении;
3.3. Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
4.1. График отпусков;
4.2. Заявление о предоставлении отпуска;
4.3. Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
5.1. Представление о поощрении;
5.2. Приказ о поощрении;
5.3. Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
6.1. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
6.2. Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
6.3. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
6.4. Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно
также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством
происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы)
документов.
1. Организационно-правовая документация:
1.1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
1.2. Штатное расписание;
1.3. Положение о структурном подразделении;
1.4. График отпусков;
1.5. Должностные инструкции.
2. Персональная документация:
2.1. Трудовая книжка;
2.2. Личное дело;
2.3. Личная карточка работника (Унифицированная форма Т-2).
3. Договорная документация:
3.1. Коллективный договор (соглашение);
3.2. Трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
4.1. Приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
5.1. Учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
5.2. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
6.1. Акты;
6.2. Справки;
6.3. Служебные и объяснительные записки;
6.4. Заявления работника;
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями,
отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
3. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие кадровое делопроизводство.
Законодательная и нормативно-методическая документация по вопросам ведения кадровой документации регламентирует единообразную практику ведения кадрового делопроизводства.
В целом законодательную и нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на несколько групп.
А. Законодательные акты.
1. Основной закон – Конституция РФ (например, ст. 37).
2.А. Федеральные законы:
2.1. «О коммерческой тайне». В ст. 11 раскрыт вопрос о конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
2.2. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
2.3. «О персональных данных». Важно положение ст. 1 закона, в которой говориться, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.
2.4. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
2.5. «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет учёт и сроки хранения архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование.
2.6. «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» устанавливает перечень лиц, имеющих право на трудовую пенсию; виды трудовых пенсий и их размеры; условия назначения трудовых пенсий; страховой стаж; назначение, перерасчёт размеров, выплату и доставку трудовых пенсий.
2.Б. Федеральные законы в кодифицированной форме – кодексы.
2.1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Трудовой кодекс внёс некоторые дополнения и изменения в систему кадровых документов, но принципиально и по существу не поменял её. Она осталась стабильной, отражающей трудовые отношения между работником и работодателем. Ст. 5 Трудового кодекса по-прежнему определяет систему нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.
2.2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) в ряде статей касается нарушений в сфере кадровой документации, персональных данных и др., например, ст. 13.11 КоАП РФ говорит, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан.
2.3. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) также уделяет внимание вопросам ДОУ: учредительные документы юридического лица (ст. 52), учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ (ст. 89), учредительные документы ассоциаций и союзов (ст. 122), бездокументарные ценные бумаги (ст. 149), последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару (ст. 464), техническая документация и смета (ст. 743), внесение изменений в техническую документацию (ст. 744), документы и другая информация, предоставляемые экспедитору (ст. 804), отказ в принятии документов (ст. 871), проекты официальных документов, символов и знаков (ст. 1264), внесение изменений в документы заявки на изобретение, полезную модель или промышленный образец (ст. 1378), право ознакомления с документами заявки на товарный знак (ст. 1493), экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки (ст. 1497), экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки (ст. 1523).
3. Указы Президента РФ:
3.1. «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» содержит кадровую информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
4. Постановления Правительства РФ:
4.1. «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» содержит тарифно-квалификационные характеристики основных видов работ по профессиям, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.