Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Мета самостійної роботи

· Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання

· Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного зберігання та використання

· Розвиток самостійного мислення

План вивчення теми

1. Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

2. Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

3. Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

4. Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

5. Загальні правила оформлення справ.

6. Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

7. Забезпечення збереження документів.

8. Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Методичні рекомендації

Етап перший закріплення, поглиблення, систематизація знань:

 

1. Прочитайте конспект лекцій.

2. Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).

3. Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.

4. Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).

 

Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:

 

1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.

2. Запишіть важливі визначення і терміни.

 

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

 

1. Суть поняття “номенклатура справ”.

2. Яке призначення номенклатури справ?

3. Види номенклатур справ.

4. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.

5. Оформлення номенклатур справ.

6. Суть поняття “формування справ”.

7. Загальні правила формування справ.

8. Основні вимоги до оформлення справ.

9. Як систематизуються документи усередині справи?

10. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.

11. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.

12. Функції експертної комісії.

13. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?

14. Як підготувати акт до знищення документів та справ?

15. Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.

16. Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?

17. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.

18. Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.

Бібліографічний список /5/, /7/

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ ЗАСВОЄННЯ ТЕОРЕТИЧНОГО МАТЕРІАЛУ

1. Суть поняття «документування».

2. Суть поняття «діловодство».

3. Суть поняття «документ».

4. Суть поняття «реквізит».

5. Суть поняття «бланк».

6. Які постійні реквізити використовуються тільки для оформлення загального бланку?

7. Дата якого дня є датою розпорядчого документу?

8. Суть поняття «реєстрація документа».

9. Оформлення реквізиту „Адресат”.

10. Оформлення реквізиту «Гриф затвердження».

11. На яких документах дозволяється не складати реквізит «заголовок до тексту»?

12. Де проставляється на документі реквізит «відмітка про контроль»?

13. Як треба оформити реквізит «відмітка про наявність додатку», якщо документ має додаток, про який йде мова у тексті цього документу?

14. Як оформляється внутрішнє узгодження документів?

15. На яких документах ніколи не оформляється реквізит «Відмітка про наявність додатка»?

16. Вкажіть позначки, які проставляються на вхідних документах при їх проходженні та виконанні.

17. Чому накази з основної діяльності й особовому складу зберігаються в різних справах?

18. Який реквізит підтверджує дійсність виписки з документу чи його копії?

19. Дата якого дня є датою протоколу?

20. З яких частин складається текст акта?

21. До якого виду відноситься протокол, якщо при його складанні записуються тільки питання, що обговорювались, прізвища доповідачів і виступаючих, ухваленні рішення?

22. Документ інформує керівника установи чи структурного підрозділу про явища, що мали місце, і факти; про виконану роботу; про ситуацію, що склалася і т.д. Якому виду документів дане визначення?

23. Визначення якого поняття сформульовано: «Групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи»?

24. Визначення якого поняття сформульовано: «Рух документів в організації з моменту їхнього одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення»?

25. Первісна обробка; попередній розгляд і розподіл; реєстрація; розгляд документів керівником; виконання - це порядок проходження якого потоку документів?

26. Складання проекту документа, його виготовлення, узгодження, візування, підписання, затвердження (у необхідних випадках), реєстрація і відправлення – це порядок проходження якого потоку документів?

27. Визначення якого поняття сформульовано: «Кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період»?

28. При якому обсязі документообігу використовують журнальну форму реєстрації документів.

29. Від яких чинників залежать склад і зміст граф реєстраційної картки?

30. Терміни виконання телеграм, в яких освітлюються питання, що вимагають термінового рішення.

31. Термін виконання документів з позначкою «терміново».

32. Визначення якого поняття сформульовано: «Затверджений у встановленому порядку, систематизований, із зазначенням термінів збереження список найменувань справ, що заводять у діловодстві»?

33. Яка номенклатура повинна бути розроблена в установі?

34. На підставі чого розробляється зведена номенклатура справ організації?

35. Ким повинна бути підписана, затверджена зведена номенклатура справ установи і з ким узгоджена, щоб вона стала чинною?

36. В установі підлягають реєстрації всі документи?

37. Яка з форм реєстрації документів є найбільш доцільною?

38. Як часто необхідно переглядати та затверджувати зведену номенклатуру справ організації?

39. Яким документом користуються при виявленні термінів збереження справ при складанні номенклатури справ?

40. Якщо у справі знаходяться документи з термінами збереження один рік, три роки, п'ять років, то ця справа повинна зберігатися який термін?

41. Визначення якого поняття сформульовано: «Сукупність документів чи документ, які відносяться до одного питання чи напрямку діяльності і поміщеному в окрему обкладинку»

42. Що вказується у підсумковому записі в номенклатурі справ наприкінці року?

43. В скількох примірниках необхідно складати зведену номенклатуру справ організації?

44. Що повинно бути зазначене на обкладинці справи?

45. У якій послідовності повинні розташовуватися справи в номенклатурі?

46. Який документ розміщують на місці виданого зі справи документа?

47. З яких частин складається текст наказу?

48. Як можна розмішувати постійні реквізити на бланку?

49. З якою метою складаються описи справ?

50. Якою повинна бути ширина правого поля бланка службового документа?

51. Які є види бланків для оформлення організаційно-розпорядчих документів?

52. Де розміщується на документі реквізит: «Відмітка про наявність документа в електронній формі»?

53. В якому реквізиті проставляється дата оформлення витягу зі службового документа?

54. На якому етапі відбувається погодження проекту внутрішнього документа із структурними підрозділами підприємства?

55. Як засвідчується службовий документ?

56. Який з постійних реквізитів забороняється розміщувати на бланку службового документа підприємства недержавної форми власності?

57. Де може бути розміщений на документі реквізит «Гриф затвердження»?

58. Які відомості може містити відмітка про виконавця службового документа?

59. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, у якому зафіксовано хід обговорення питань та рішення, ухвалені на з’їзді, конференції, зібранні, нараді, засіданні колегіального органу тощо»?

60. Якими посадовими особами повинен бути підписаний акт, складений комісією?

61. На якому виді службового листа обов’язково фіксують реквізит «Посилення на реєстраційний індекс і дату документа»?

62. Яка дата є датою протоколу засідання колегіального органу?

63. Якою повинна бути висота верхнього поля бланка службового документа?

64. Де розміщують зображення нагород на бланках службових документів?

65. Які є форми реєстрації документів?

66. Які складові входять до вступної частини протоколу постійно діючого колегіального органу установи?

67. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій»?

68. Якою повинна бути ширина лівого поля бланка службового документа?

69. Як оформлюють у грифі затвердження документа слова «затверджено» або «затверджую»?

70. Назву виду документа фіксують на всіх службових документах?

71. Дата якого дня є датою наказу, підписаного керівником будь-якого підприємства, установи чи організації.

72. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, складений групою осіб для підтвердження встановлених ними факторів, дій або подій, пов’язаних з діяльністю підприємства, установи чи організації»

73. Ким має бути підписаний остаточно оформлений протокол засідання колегіального органу?

74. Де зазначають реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» у службовому документі, оформленому на кількох аркушах?

75. Де розміщують гриф погодження у документі?

76. На яких документах оформлюють реквізит «Запис про державну реєстрацію документа»?

77. Чи ставляться розділові знаки у кінці констатуючої частини тексту наказу?

78. Банківські реквізити (номер розрахункового рахунку, назва відділення банку тощо) у гарантійному листі підприємства обов’язково мають бути зазначені?

79. Визначення якого поняття сформульовано: «Нормативно-правовий документ, яким оформлюється створення підприємства, установи, організації будь-якої форми власності та визначається їх структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими установами»?

80. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа або причин якоїсь дії, ситуації»?

81. Які з організаційно-розпорядчих документів відносяться до групи розпорядчих?

82. Які є види наказів?

83. Де необхідно розміщати обліковий номер бланка документа?

84. Які посадові особи можуть бути включені до складу експертної комісії (ЕК) установи?

85. За який період документи поточного діловодства мають групуватися у справи?

86. Якою повинна бути висота нижнього поля бланка службового документа?

87. Які потоки документації можуть циркулювати в установі?

88. Яку комісію створюють на підприємствах, в установах і організаціях для визначення цінності службових документів та їх відбору для наступного зберігання або вилучення для знищення?

89. Суть поняття «формування справ».

90. Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконання ним роботи на певній посаді».

91. До якого відділу підприємства, установи чи організації зазвичай відноситься архівний підрозділ?

92. Які посадові особи входять до складу служби діловодства?

93. Як оформляється реквізит «Гриф погодження»?

94. Як оформляється відмітка про засвідчення копії службового документа?

95. На яких документах обов’язково необхідно оформляти реквізит «Гриф затвердження документа»?

96. Які посадові особи підписують гарантійний лист?

97. Де проставляють відбиток печатки на службовому документі?

98. Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційні документи, в яких викладаються вимоги або настанови до будь-яких робіт, дій, поведінки»?

99. Які справи мають обов’язково здаватися до архівного підрозділу установи?

100. З якими посадовими особами узгоджується проект наказу в державній установі?

101. На які групи поділяються організаційно-розпорядчі документи за своїм призначенням?

102. Як класифікуються документи за місцем складання?

103. Як класифікують документи за ступенем достовірності?

104. Як класифікуються документи за ступенем гласності?

105. З яких частин складається текст документа?

106. Які існують форми узгодження документів?

107. Яку форму можуть мати печатки?

108. Якими способами здійснюється затвердження документів?

109. З яких двох частин складається текст наказу з основної діяльності?

110. Які з перелічених документів є зовнішніми?

111. Які з перелічених документів є внутрішніми?

112. Які операції включає оброблення вхідної документації?

113. Які операції включає оброблення вихідної документації?

114. Хто визначає на підприємстві відношення інформації до комерційної таємниці?

115. Які операції включає оброблення внутрішньої документації?

116. Який вид документа не містить реквізит «назва документа»?

117. З яких елементів складається резолюція?

118. З яких елементів складається реквізит «віза»?

119. З яких елементів складається реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»?

120. З якого слова починається розпорядча частина тексту розпорядження з питань адміністративної діяльності, яке видає керівник організації?

 

3. ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ

3.1. МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ МОДУЛЬНОГО (КОНТРОЛЬНОГО) ЗАВДАННЯ

Після виконання студентом модульного (контрольного) завдання викладачем оцінюються теоретичні знання та практичні навички, які набув студент під час вивчення дисципліни.

Модульне (контрольне) завдання охоплює всі теми навчальної дисципліни і складається з варіантів, кожний з яких містить три питання: два теоретичних і одне практичне.

Відповідь на теоретичне питання повинна бути чіткою, обґрунтованою, лаконічною, грамотною, повністю розкриваючою суть питання, оформленою без вільних скорочень слів.

При виконанні практичного завдання студент повинен визначити до якої групи організаційно-розпорядчої документації відноситься документ, що необхідно скласти по завданню, на якому бланку він оформляється, з’ясувати, які реквізити використовуються для його оформлення (дивись додаток А), які вимоги існують до складання цього виду документа.

Робота виконується письмово в аудиторії під контролем викладача.

Модульне (контрольне) завдання виконується на аркушах паперу формату А 4. Відповіді на теоретичні питання виконуються одне за одним з однієї сторони аркуша паперу, практичне питання виконується на окремому аркуші.

На виконання модульного (контрольного) завдання відводиться 80 хвилин.

3.2. перелік питань до МОДУЛЬНОГО (КОНТРОЛЬНОГО) ЗАВДАННЯ

 

1. Суть поняття “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”, “документування”? Роль документування та документаційного забезпечення в діяльності організацій.

2. Суть поняття “Інформація”, “Документ”. У чому взаємозв’язок цих понять? Назвіть основні ознаки класифікації документів та опишіть їх.

3. Що розуміється під юридичною силою документа? Назвіть основні нормативні документи, що регулюють документаційне забезпечення управління в Україні. Поняття про Єдину державну систему діловодства.

4. Суть поняття “реквізит”, “формуляр - зразок”, “бланк” . Назвіть основні види бланків, якими користуються в установах для оформлення організаційно-розпорядчої документації. Правила оформлення бланків документів.

5. На які частини поділяється бланк документа? Назвіть реквізити, які входять в кожну з цих частин. Суть поняття «постійний реквізит», «змінний реквізит».

6. Назвіть постійні реквізити, за допомогою яких оформляються бланк для листів і загальний бланк. Чим відрізняються загальний бланк від бланка для листів?

7. Які існують вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації?

8. Які вимоги пред’являються до оформлення реквізитів “назва міністерства або відомства”, “ назва підприємства, установи, організації”, “назва структурного підрозділу”?

9. Який порядок датування документа і види дат?

10. Які складові частини реєстраційного індексу документа і порядок його проставлення?

11. Опишіть основні випадки адресування документа.

12. Якими способами можна оформити затвердження документа? В яких випадках документ затверджується розпорядчим актом?

13. Які вимоги пред’являються до резолюції, який порядок її оформлення?

14. Для чого складається заголовок до тексту? Які вимоги існують до його оформлення? На яких документах дозволяється не складати цей реквізит?

15. Коли і з якою метою проставляється на документах реквізит “відмітка про контроль”? Які правила його оформлення? Де він розміщується?

16. Що таке додаток до документу? Які види додатків існують. Який порядок оформлення додатків до документу?

17. Який порядок оформлення реквізитів “підпис” і “відмітка про засвідчення копій”?

18. Як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документів?

19. Який порядок проставляння на документах печаток?

20. За допомогою яких реквізитів здійснюється засвідчення документів? Опишіть їх.

21. Перелічить позначки, які проставляються на вхідних документах, вкажіть порядок їх оформлення?

22. Обґрунтуйте необхідність реквізиту “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”.

23. Назвіть види організаційних документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.

24. Назвіть види розпорядчих документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.

25. Як будується текст констатуючої та розпорядчої частини розпорядчих документів?

26. Які функції виконує наказ і хто його підписує?

27. В чому особливості складання і оформлення протоколу? Види протоколів.

28. В чому особливості складання та оформлення акту?

29. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення доповідної записки?

30. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення пояснювальної записки?

31. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення довідок?

32. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення службових листів? Які є різновиди листів?

33. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення телеграм?

34. Які особливості складання та оформлення телефонограм?

35. Суть поняття “документообіг”? Яка мета організації документообігу? Що впливає на організацію руху документів?

36. Які організаційні документи визначають порядок руху документів в організації (фірмі)? Які основні правила організації документообігу?

37. Які основні потоки документів можна виділити в установі і в чому їх особливість?

38. Порядок проходження і виконання вхідних документів.

39. Які вимоги пред’являються до організації прийому і первинної обробки документів?

40. У чому значення попереднього перегляду і розподілу документів, що надійшли, і як вони проводяться?

41. Назвіть етапи роботи при підготовці внутрішніх документів.

42. Які правила обробки вихідних документів?

43. Порядок проходження та виконання вхідних документів.

44. Що розуміється під обсягом документообігу? Чому він зростає?

45. З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?

46. Суть поняття “реєстрація документів”. Які задачі виконує реєстрація документів?

47. Яке значення має реєстрація документів і яке місце вона займає в організації діловодства?

48. Які вимоги пред’являються до організації реєстрації документів?

49. Які данні про документ записуються у процесі його реєстрації? Назвіть документи, які обов’язково реєструються.

50. Назвіть форми реєстрації документів.

51. У чому переваги і недоліки журнальної форми реєстрації документів?

52. У чому переваги і недоліки карткової форми реєстрації документів?

53. Які загальні правила заповнення реєстраційної картки?

54. Яке місце займає контроль за виконанням документів у керуючій діяльності?

55. Мета і основні задачі контролю за виконанням документів.

56. В чому полягає організація контролю за виконанням документів?

57. Для яких документів встановлюються строки виконання? Хто встановлює індивідуальні строки виконання документів? З якого дня обчислюється строк виконання і контроль за виконанням документа?

58. Техніка контролю за виконанням документів. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

59. Як будується і ведеться контрольна картотека?

60. Правила заповнення контрольних карток.

61. Суть поняття «номенклатура справ». Призначення номенклатури справ. Види номенклатури справ.

62. Оформлення номенклатури справ.

63. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.

64. Які вимоги пред'являються до заголовків справ у наменклатурі та який порядок їх розташування у номенклатурі? Терміни збереження справ.

65. Суть поняття «формуванням справ»? Загальні правила формування справ. Систематизація документів усередині справи.

66. Як оформляється обкладинка справи?

67. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.

68. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.

69. Функції експертної комісії. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?

70. Порядок передачі до архіву справ тимчасового та постійного строку зберігання.

71. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.

4. Список рекомендованої літератури

Основна література

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М.: “Интел-Синтез”, 1996 – 216 с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. Донецьк: Сталкер, 1997 – 164 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000 – 384 с.

4. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992. – 400 с.

5. Садковська І.П. Основи діловодства: Наочний альбом-посібник. - Вид. 2-ге, виправлене І.П.Садковською. - Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2004. - 65 с.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М. “ПРИОР”, 1995

7. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987 – 320 с.

Додаткова література

 

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

2. ДСТУ 4163 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 09.01.2003. - К.: Держстандарт України, 2003. - 22 с. (Держ. Стандарти України).

3. ДСТУ 3844 - 99. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 20 с. (Держ. Стандарти України).

4. ДСТУ 3843 - 99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 16 с. (Держ. Стандарти України).

5. ДСТУ 2732 - 94. Діловодство й архівна справа. - Введ. 01.07.1995. - К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с. (Держ. Стандарти України).

6. Інструкція з діловодства Міністерства фінансів України.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во “Знанння”, КОО, 2000. – 460 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере – СПб.: “Издательский дом Герда”, 2001, 304 с.

9. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: у 2 ч. Ч 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001 – 327 с.

10. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим. - Введ. Постановою КМ України від 17.10.1997 № 1153. - 67 с.

11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта.- 2-е вид., доп. і випр. – К,: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1999. – 507 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ мова і діловодство).

 

Періодичні видання

1. Журнал «Секретар-референт»

2. Журнал «Справочник кадровика»

 

Додаток А

Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів

 

Назва виду документа

    Назва реквізиту Акт Доповідна і пояснювальна записки, вказівка, подання, які направляються в інші організації Інструкція, положення, правила, статут Довідка Наказ, протокол, розпорядження Службовий лист Доповідна і пояснювальна записки, заява, довідка, подання, призначені для використання усередині установи   Примітка
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Зображення Державного Герба України + + + + + + -  
2. Зображення емблеми організацій або товарного знака + + + + + + -  
3. Зображення нагород + + + + + + -  
4. Код організації + + + + + + -  
5. Код форми документа     0 0 0 0 0 0 0 Зазначається за наявності коду форми документів по КУД
6. Назва організації вищого рівня +   + + + + + -  
7. Назва організації + + + + + + -  
1 2 3 4 5 6 7 8 9
8. Назва структурного підрозділу - - - - - 0 +  
9. Довідкові дані про організацію - - - - - + -  
10. Назва виду документа + + + + + - +  
11. Дата документа + + + + + + +  
12. Реєстраційний індекс документа + + + + + + 0  
13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь - - - - - + -  
14. Місце складання або видання документа + + + + + - -  
15. Гриф обмеження доступу до документа 0 0     0 0 0 0 0  
16. Адресат - + - - - + 0 Не зазначається у поданні, довідці, що призначена для використання усередині установи
1 2 3 4 5 6 7 8 9
17. Гриф затвердження документа 0 - + - - - -  
18. Резолюція 0 0 0 0 0 0 0 Ухвалюється в організації, що отримала документ
19. Заголовок до тексту документа + + + + + + + Не зазначається в документах формату А5
20. Відмітка про контроль 0 0 0 0 0 0 0  
21. Текст документа   + + + + + + +  
22. Відмітка про наявність додатків 0 0 0 0 - 0 0 На проколах оформляється
23. Підпис + + + + + + +  
24. Гриф погодження документа - 0 0 0 0 - 0  
25. Віза документа 0 + 0 0 + + 0  
26. Відбиток печатки   0 - 0 0 - 0 -  
1 2 3 4 5 6 7 8 9
27. Відмітка про засвідчення копії + + + + + + + Робиться лише на копіях документів та витягах з документів
28. Прізвище виконавця і номер його телефону - + - + - + 0  
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи + +   + + + + +  
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі 0 0 0 0 0 0 0  
31. Відмітка про надходження документа до організації 0 + 0 0 0 + 0 Робиться в організації, що отримала документ
2. Запис про державну реєстрацію - - 0 - 0 - -  

 

Умовні позначки: + - наявність обов’язкова; 0 – за необхідністю; - - не відтворюється

 

 

Навчальна література

Садковська Ірина Петрівна

Основи діловодства

Навчально-методичний посібник

 

 

Основи діловодства: Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр» за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. – 34 с.

 

Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.

Посібник містить методичні рекомендації до самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.

Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.

 

 

УДК 35.077.1

ББК 65.291.212.8

С 14

 

 

Підп. до друку _______________ Формат 80*108 1/32 Папір друк.

Ум. друк. арк. _____ Тираж _______ Замовлення № ____

РВВ ДДФА Дільниця оперативного друку. Св. Держкомітету інформ. політики, телебачення та радіомовлення сер. ДК 2126 від 17.03.2005 р.

Видавець і виготівник: Дніпропетровська державна фінансова академія, вул. Аржанова, 12, м. Дніпропетровськ, 49083