Практичні заняття 5, 6

Дата: 2025-06-02; Просмотры: 12

Оценка:

0.00 из 5.00 — оценок

Скачиваний: 0

Скачать

Тема заняття: Складання та оформлення протоколів і актів.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо складання та оформлення протоколів та актів.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

1. Складання та оформлення документів:

- протоколу;

- акту.

Методичні рекомендації

При підготовці до практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення протоколів, актів, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ § 5), зразки оформлення інформаційно-довідкових документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 47-49), звернувши особливу увагу на те, що ці інформаційно-довідкові документи оформляються на загальних бланках. Текст документів складається з двох частин, до оформлення кожної із них існують певні вимоги. Також слід зазначити, що датою протоколу вважається той день, в який відбувалося засідання, а датою акту – дата затвердження цього документа.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства».

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (акт, протокол) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4.

Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередніми практичними роботами та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/

Практичні заняття 7, 8, 9

Тема заняття: Складання та оформлення довідково-інформаційних документів.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо складання та оформлення службових листів, доповідних та пояснювальних записок, телеграм, телефонограм.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

1. Складання та оформлення документів:

- службового листа;

- доповідної записки;

- пояснювальної записки;

- телеграми;

- телефонограми;

- довідки

Методичні рекомендації

При підготовці до практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення службових листів, телеграм, телефонограм, доповідних та пояснювальних записок, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ § 5), зразки оформлення інформаційно-довідкових документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 39-46), звернувши увагу на те, що телеграма оформлюється на чистому аркуші паперу, вихідна телефонограма оформлюється на загальному бланку, а вхідна – у журналі реєстрації телефонограм. Оформлення доповідної та пояснювальної записок залежить від того внутрішніми чи вихідними є ці документи, лист повинен оформлятися на бланку для листів. Текст документів складається з двох частин, до оформлення кожної із них існують певні вимоги.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства».

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (телеграма, телефонограма, доповідна записка, пояснювальна записка, службовий лист) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4. Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередніми практичними роботами та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/

4. МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ

індивідуальнОго завдання

Виконання індивідуальних завдань сприяють розвитку самостійного мислення, творчого, зацікавленого ставлення до процесу пізнання, розширення знань з предмету „Основи діловодства”.

Індивідуальні завдання носять творчий характер, повинні складатися студентами на основі систематизації та узагальнення матеріалу.

Виконуючи індивідуальне завдання з навчальної дисципліни „Основи діловодства” студенти осмислено запам’ятовують матеріал, самостійно роблять висновки, ставлять запитання, що активізує їх пізнавальну самостійну роботу.

Індивідуальне завдання виконуються студентом самостійно під керівництвом викладача. Консультації по виконанню індивідуального завдання проводяться у позанавчальний час за окремим графіком. Завдання обираються індивідуально студентом.

Робота над обраним завданням починається з вивчення конспекту лекцій та зразків організаційно-розпорядчих документів, зразків оформлення реквізитів, наведених в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліни «Основи діловодства», ознайомлення з літературою.

При виконанні завдання № 6 кожної індивідуальної роботи у письмовій формі необхідно вказати помилки в оформленні та тексті документа, а також правильні варіанти оформлення.

В кінці роботи приводиться список використаної літератури.

Індивідуальна робота захищається студентом у час, відведений на консультацію та індивідуальну роботу зі студентами.

Робота оформляється на листах паперу формату А 4, які підшиваються у швидкозшивач. Оформлення титульної сторінки наведено у додатку Б, оформлення сторінки для розміщення рецензії на роботу студента (підшивається у роботу останньою) наведено у додатку В.

Текст роботи пишеться з одного боку листа, поля: ліве – 3 см, праве – 1 см, верхнє і нижнє - по 2 см. Оформлення кожного документу роботи починається з нової сторінки. Листи роботи нумеруються по центру нижнього поля аркуша.

Завершена робота здається викладачу не пізніше 10 днів до початку залікового тижня, після цього терміну роботи на перевірку викладачем не приймаються.

Індивідуальні завдання

Індивідуальна робота 1

1. Складіть проект наказу по заводу точного машинобудування про преміювання працівників планово-економічного відділу за дострокову розробку техпромфінплану. Премія видається з фонду матеріального заохочення в розмірі 60% щомісячного посадового окладу. Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть наказ по відкритому акціонерному товариству «Донецький завод хімконцентратів» про затвердження інструкції з діловодства на заводі. У констатуючій частині вкажіть, що відповідно до Типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997, та ДСТУ 4163-2003 канцелярією заводу розроблені порядок проходження документів і стандарти на організаційно-розпорядчу документацію. В розпорядчій частині затвердіть інструкцію і доручіть завідуючій канцелярією забезпечити методичне керівництво організацією діловодства на підприємстві і встановити контроль за дотриманням вимог інструкції.

3. Складіть спільний лист-відповідь міській адміністрації Головного управління охорони здоров’я області, Головного управління фінансів області і Державної податкової служби області про виділення додаткових асигнувань з обласного бюджету на надання медичної допомоги жителям міста.

4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть доповідну записку секретаря-референта керівника підприємства про втрату працівником Степановим Г.І. листа-запиту, що надійшов на адресу підприємства два місяці тому. Інші дані вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

ЧП «Кіровець»

Адреса: 60032, м. Новомосковськ, вул. Передова,16-а

Телефон 46-28-55

ЧП «Кіровець»

46-28-44

___________________________________________________________________

5.02.12 № 136
На №_____ від _______

Генеральному директору «Енергонагляду»

Кузичеву М.В.

Копії: Генеральному директору «Дніпробленерго»

Томилову ВТ.

Голові обласної адміністрації Мухе В. П.

Меру м. Дніпропетровська Толоконському В.А.

Голові Новомосковського району Частікіну А.Г.

Заступнику голови Новомосковського району, начальнику районного Управления сільського господарства

Золотих В. В.

Голові районної профспілки працівників сільського господарства

Частикіній Л.М.

Шановний Михайло Васильовичу!

Енергонаглядом встановлений термін 11.07.2012 р. обмеження подачі електроенергії (ТП-507), що призведе до загибелі рослин на площі 5 га закритого ґрунту. Місто недоотримає 300 тонн свіжих овочів. Збитки складуть 636 тис. грн.

Зараз вживаються всі заходи з погашення заборгованості перед «Енергонагляд».
Оплата за теплову та електричну енергію проводиться в міру надходження коштів на рахунок в безакцептному порядку, за винятком відрахування в бюджет.
Просимо з розумінням поставитися до стурбованості колективу і посприяти в ситуації, що склалася.

Підпис В.І. Пічков

тел. 46-26-43

Індивідуальна робота 2

1. Складіть лист-прохання ЗАТ «Дніпромеблі» в комітет зовнішньоекономічних зв'язків адміністрації області про виділення ліцензії на поставку до Китаю 4000 т металу у зв'язку з укладенням контракту з Даляньскім об'єднанням з міжнародного співробітництва на будівництво дев'ятиповерхового гуртожитку в м. Дніпропетровську. Згідно з контрактом оплата виконаних робіт буде проводитися гривнями і матеріалами. Інші дані вкажіть самостійно.

2. Складіть гарантійний лист ЗАТ «Екосан» ВАТ «Прогрес» про надання технічної допомоги в розробці робочих креслень насосної станції. ЗАТ «Екосан» просить провести цю роботу безпосередньо на виробництві.
Інші дані вкажіть самостійно.

3. Складіть протокол засідання інвентаризаційної комісії заводу газової апаратури, на якому розглядалося питання про результати інвентаризації по складу № 2 допоміжних матеріалів. На засіданні було прийнято постанову про затвердження результатів інвентаризації і віднесення за рахунок завідувача складом недостачі допоміжних матеріалів в сумі 365 тис. руб., а також зачитані порівняльна відомість по складу № 2 і пояснювальна записка завідувача складом. Інші дані визначте на свій розсуд.

4. Складіть телеграму фірми «Юнісіб» Кемеровському підприємству «Кристал» про повну відмову від оплати продукції, що надійшла на фірму, у зв'язку з тим, що ця продукція не була замовлена. Інші реквізити вкажіть самостійно.

5. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчоій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

___________№_________

на №________ від _________

Враховуючи вкрай незадовільне становище, що склалося в економіці, а також стан грошового обігу в сільських районах області, Головне управління Державного банку України по області організовує в IV кварталі поточного року в чотирьох районах області перевірки.

В період перевірки будуть вивчені такі питання, як стан макроекономіки району, грошового обігу, соціальної сфери, причини незбалансованості грошових доходів і витрат населення, стан фінансового ринку та інші питання.

З метою глибокого вивчення та оцінки тенденцій в економіці району, а також забезпечення найбільшої дієвості і результативності в реалізації отриманих матеріалів перевірок Головне управління Державного банку України у Дніпропетровській області пропонує взяти участь у зазначених обстеженнях фахівців ГоловПЕУ.

Начальник Головного

управління Підпис Сидоров О.В.

Вик. Тетеріна М.М. тел. 22-08-60

Індивідуальна робота 3

1. Складіть розпорядження по будівельному кооперативу «Запуск» про невірне використання будівельних відходів. У констатуючій частині вкажіть, що при перевірці роботи складу пиломатеріалів встановлені факти відпуску в котельню для спалювання відходів пиломатеріалів завдовжки понад 20 см. У розпорядчій частині слід запропонувати завідувачу складом організувати роботу з реалізації відходів приватних осіб. Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь в українській виставці на міжнародній галузевій ярмарці в м. Ізмірі (Туреччина), яка буде проходити з 20 листопада по 10 грудня 2012 р. Ізмірський ярмарок є одним з найбільших торгових заходів країн Середнього та Близького Сходу. В тексті треба вказати, що участь в цьому ярмарку дозволяє широко представити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди. Інші реквізити вкажіть самостійно.

3. Складіть пояснювальну записку про причини несвоєчасної передачі інформації про виконання наказу директора. Решту реквізитів вкажіть самостійно.
4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть проект наказу по електровакуумному заводу про встановлення єдиного режиму роботи центральних складів. У констатуючій частині відзначте, що відпустка цехам матеріалів зі складів підприємства протягом робочого дня порушує нормальну роботу складського апарату. В розпорядчоій частині вкажіть конкретні години відпуску матеріалів зі складів, назвіть конкретних посадових осіб (в дирекції і цехах), які відповідають за переведення складів на більш раціональний режим роботи. Інші пункти в розпорядчій частини та інші реквізити вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

Від ________ № __________

На ________ № __________

Розглянувши лист № 7202/1 від 15.08.12 про надання допомоги по ремонту будівлі державного цирку, Управління культури повідомляє, що вирішити це питання виключно силами управління через відсутність грошових коштів в даний момент не представляється можливим.

Однак, враховуючи значущість діяльності державного цирку для міста і області, Управління культури вважає можливим надати одноразову допомогу в розмірі 300,0 тис. грн. Решту коштів у розмірі 300 тис. грн. бере на себе міська адміністрація.

Додаток: Кошторис на зміну покрівельного покриття і ремонт козирка цирку в м. Дніпропетровську на загальну суму 600 тис. грн.

Виконав відділ МТО тел. 23-82-30

Індивідуальна робота 4

1. Складіть акт по ВАТ «Оксид» про підсумки документальної ревізії роботи підприємства з 01.02.2012 по 01.09.2012. В акті ревізії зафіксовані такі недоліки: не впорядкований облік особового складу, деякі особисті справи працівників знаходяться в занедбаному стані, у завідувача складом металів Петрова Л.М. виявилися залишки листової сталі (320 кг) і недостача сталевої стрічки (185 кг); допускається необґрунтоване списання пакувального паперу, цвяхів і запасних частин для ремонту устаткування, в механічному цеху допущена перевитрата припою в кількості 60 кг; завідувачем складським господарством П.І. Яківлевим несвоєчасно відвантажена постачальникам тара, за що заводом сплачено штраф в сумі 1,5 тис. руб. Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть доповідну записку начальника відділу керівнику підприємства про факт невиконання розпорядження про монтаж обладнання на ділянці по причині слабкого контролю з боку головного механіка.

3. Складіть інформаційний лист з пропозиціями продажу приватним і державним підприємствам персональних комп'ютерів по договірній вартості і про можливість приймати замовлення на складання програм. Інші реквізити вкажіть самостійно. При складанні листа врахуйте, що він був отриманий Дніпропетровською державною фінансовою академією і необхідно зазначити усі реквізити, які повинні зазначатися на цьому документі при його опрацюванні.

4. Складіть довідку, яка видається студенту економічного факультету з метою підтвердження його навчання на денному факультеті Дніпропетровської державної фінансової академії для пред’явлення до районного військового комісаріату. Інші реквізити вкажіть самостійно.

5. Складіть повний протокол загальних зборів робітників виробничого кооперативу «Запуск», на якому обговорювалося питання про створення виробництва будівельних матеріалів для будівництва житлових будинків. На зборах була заслухана інформація голови про можливість створення такого цеху та перспективи його роботи. Після обговорення було прийнято рішення доручити голові та його заступнику по будівництву протягом 6 місяців розгорнути роботу і виділити для цих цілей 315 тис. грн. Інші реквізити вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

632810,

м. Петропавлівськ,

вул. Жовтнева, 39

БУДИНОК РАДИ

27.06.2012 № 69

На № 2821/11 від 14.05.2012

Петропавлівська районна адміністрація, з метою безумовного виконання рішення Львівської обласної державної адміністрації, враховуючи численні депутатські обговорення Рад всіх рівнів, враховуючи всі можливі думки жителів району і відсутність фінансування на утримання заповідників районного масштабу, а головне вжиття заходів для збереження та примноження тваринного і рослинного світу району, вирішення конфліктних питань у лові, відстрілі в заказнику «Південний» вважає за доцільне запропонувати адміністрації області:

1. Заказник «Південний» загальною площею 2820 га, в межах: озеро Надира з прибережною зоною, частина островів Жанажол перетворити в заповідник спрямованого режиму або заповедник-сепортер.

2. Організувати біологічний заказник «Південний» в межах: русло р. Стрімка, автомобільна дорога Львів - Рівне, кордон Краснозерского району площею 20 тис. га.

Голова
Петропавлівського району І.І.Сідоров

Індивідуальна робота 5

1. Складіть наказ по підприємству «Дніпро» про підсумки ревізії по перевірці фінансового обліку. У констатуючій частині вкажіть, що ревізією виявлено факти грубого порушення фінансового обліку, повну відсутність обліку та звітності по відрядженнях, відсутність журналу обліку довіреностей. . Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть лист-прохання Державної торгової компанії «Сиборг» в німецьку фірму «Міаве 3» про можливість поставки в Дніпропетровську область екологічно чистого дитячого харчування. Інші реквізити вкажіть самостійно.

3. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи. Інші реквізити вкажіть самостійно.

4. Складіть доповідну записку бухгалтера Тимошиної І.П. головному бухгалтеру фірми «Рубін» Бабічеву Н.П. від 15.09.2012 про проведену Тимошиною І.П. перевірку виконання наказу директора фірми № 92 від 12.01.2012 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Синіх озер». В наказі були вказані конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених в січні 2012 року. У доповідній записці має бути зазначено виконання всіх пунктів наказу, за винятком пунктів про організацію рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру. Виявлено, що 25 лютого 2012 року було здано тільки 35,2% всіх нарядів. Решта нарядів здані першого березня 2012 року. За графіком термін здачі останніх нарядів за минулий місяць встановлено першого числа наступного місяця. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть телефонограму, яка направляється керівникам підприємств регіону про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. До обов'язків облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку. Необхідно подати пропозицію про перегляд штатів працівників в цехах і бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менш ніж на 20%. Інші дані вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

№ 4 від 12.01.2012

На території нашого району є село Мамон, де є початкова школа, медичний пункт, дитячий садок і два опалювальних житлових будинки.

В даний час вся соціальна сфера цього села знаходиться у вкрай важкому становищі.
У котельні зруйнувалася шлаколита стіна, прийшов в непридатність дах, необхідний ремонт і заміна насосного та запірного обладнання, прийшла в непридатність теплотраса, треба замінити сталеві водопровідні труби, що живлять котельню. Для придбання необхідних матеріалів, їх доставки і виконання робіт нам необхідно 2 млн. грн.

У районній Адміністрації мені сказали, що таких грошей немає, а значить, і збереження всієї соціальної сфери цього села залишається проблематичним.
Просимо Вас надати нам фінансову допомогу.

Голова Адміністрації Підпис Іванов А.В.

5. ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ

5.1. перелік питань до підсумкового контролю, що проводиться у формі тестУВАННЯ

1. Суть поняття «документування».

2. Суть поняття «діловодство».

3. Суть поняття «документ».

4. Суть поняття «реквізит».

5. Суть поняття «бланк».

6. Які постійні реквізити використовуються тільки для оформлення загального бланку?

7. Дата якого дня є датою розпорядчого документу?

8. Суть поняття «реєстрація документа».

9. Оформлення реквізиту „Адресат”.

10. Оформлення реквізиту «Гриф затвердження».

11. На яких документах дозволяється не складати реквізит «заголовок до тексту»?

12. Де проставляється на документі реквізит «відмітка про контроль»?

13. Як треба оформити реквізит «відмітка про наявність додатку», якщо документ має додаток, про який йде мова у тексті цього документу?

14. Як оформляється внутрішнє узгодження документів?

15. На яких документах ніколи не оформляється реквізит «Відмітка про наявність додатка»?

16. Вкажіть позначки, які проставляються на вхідних документах при їх проходженні та виконанні.

17. Чому накази з основної діяльності й особовому складу зберігаються в різних справах?

18. Який реквізит підтверджує дійсність виписки з документу чи його копії?

19. Дата якого дня є датою протоколу?

20. З яких частин складається текст акта?

21. До якого виду відноситься протокол, якщо при його складанні записуються тільки питання, що обговорювались, прізвища доповідачів і виступаючих, ухваленні рішення?

22. Документ інформує керівника установи чи структурного підрозділу про явища, що мали місце, і факти; про виконану роботу; про ситуацію, що склалася і т.д. Якому виду документів дане визначення?

23. Визначення якого поняття сформульовано: «Групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи»?

24. Визначення якого поняття сформульовано: «Рух документів в організації з моменту їхнього одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення»?

25. Первісна обробка; попередній розгляд і розподіл; реєстрація; розгляд документів керівником; виконання - це порядок проходження якого потоку документів?

26. Складання проекту документа, його виготовлення, узгодження, візування, підписання, затвердження (у необхідних випадках), реєстрація і відправлення – це порядок проходження якого потоку документів?

27. Визначення якого поняття сформульовано: «Кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період»?

28. При якому обсязі документообігу використовують журнальну форму реєстрації документів.

29. Від яких чинників залежать склад і зміст граф реєстраційної картки?

30. Терміни виконання телеграм, в яких освітлюються питання, що вимагають термінового рішення.

31. Термін виконання документів з позначкою «терміново».

32. Визначення якого поняття сформульовано: «Затверджений у встановленому порядку, систематизований, із зазначенням термінів збереження список найменувань справ, що заводять у діловодстві»?

33. Яка номенклатура повинна бути розроблена в установі?

34. На підставі чого розробляється зведена номенклатура справ організації?

35. Ким повинна бути підписана, затверджена зведена номенклатура справ установи і з ким узгоджена, щоб вона стала чинною?

36. В установі підлягають реєстрації всі документи?

37. Яка з форм реєстрації документів є найбільш доцільною?

38. Як часто необхідно переглядати та затверджувати зведену номенклатуру справ організації?

39. Яким документом користуються при виявленні термінів збереження справ при складанні номенклатури справ?

40. Якщо у справі знаходяться документи з термінами збереження один рік, три роки, п'ять років, то ця справа повинна зберігатися який термін?

41. Визначення якого поняття сформульовано: «Сукупність документів чи документ, які відносяться до одного питання чи напрямку діяльності і поміщеному в окрему обкладинку»

42. Що вказується у підсумковому записі в номенклатурі справ наприкінці року?

43. В скількох примірниках необхідно складати зведену номенклатуру справ організації?

44. Що повинно бути зазначене на обкладинці справи?

45. У якій послідовності повинні розташовуватися справи в номенклатурі?

46. Який документ розміщують на місці виданого зі справи документа?

47. З яких частин складається текст наказу?

48. Як можна розмішувати постійні реквізити на бланку?

49. З якою метою складаються описи справ?

50. Якою повинна бути ширина правого поля бланка службового документа?

51. Які є види бланків для оформлення організаційно-розпорядчих документів?

52. Де розміщується на документі реквізит: «Відмітка про наявність документа в електронній формі»?

53. В якому реквізиті проставляється дата оформлення витягу зі службового документа?

54. На якому етапі відбувається погодження проекту внутрішнього документа із структурними підрозділами підприємства?

55. Як засвідчується службовий документ?

56. Який з постійних реквізитів забороняється розміщувати на бланку службового документа підприємства недержавної форми власності?

57. Де може бути розміщений на документі реквізит «Гриф затвердження»?

58. Які відомості може містити відмітка про виконавця службового документа?

59. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, у якому зафіксовано хід обговорення питань та рішення, ухвалені на з’їзді, конференції, зібранні, нараді, засіданні колегіального органу тощо»?

60. Якими посадовими особами повинен бути підписаний акт, складений комісією?

61. На якому виді службового листа обов’язково фіксують реквізит «Посилення на реєстраційний індекс і дату документа»?

62. Яка дата є датою протоколу засідання колегіального органу?

63. Якою повинна бути висота верхнього поля бланка службового документа?

64. Де розміщують зображення нагород на бланках службових документів?

65. Які є форми реєстрації документів?

66. Які складові входять до вступної частини протоколу постійно діючого колегіального органу установи?

67. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій»?

68. Якою повинна бути ширина лівого поля бланка службового документа?

69. Як оформлюють у грифі затвердження документа слова «затверджено» або «затверджую»?

70. Назву виду документа фіксують на всіх службових документах?

71. Дата якого дня є датою наказу, підписаного керівником будь-якого підприємства, установи чи організації.

72. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, складений групою осіб для підтвердження встановлених ними факторів, дій або подій, пов’язаних з діяльністю підприємства, установи чи організації»

73. Ким має бути підписаний остаточно оформлений протокол засідання колегіального органу?

74. Де зазначають реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» у службовому документі, оформленому на кількох аркушах?

75. Де розміщують гриф погодження у документі?

76. На яких документах оформлюють реквізит «Запис про державну реєстрацію документа»?

77. Чи ставляться розділові знаки у кінці констатуючої частини тексту наказу?

78. Банківські реквізити (номер розрахункового рахунку, назва відділення банку тощо) у гарантійному листі підприємства обов’язково мають бути зазначені?

79. Визначення якого поняття сформульовано: «Нормативно-правовий документ, яким оформлюється створення підприємства, установи, організації будь-якої форми власності та визначається їх структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими установами»?

80. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа або причин якоїсь дії, ситуації»?

81. Які з організаційно-розпорядчих документів відносяться до групи розпорядчих?

82. Які є види наказів?

83. Де необхідно розміщати обліковий номер бланка документа?

84. Які посадові особи можуть бути включені до складу експертної комісії (ЕК) установи?

85. За який період документи поточного діловодства мають групуватися у справи?

86. Якою повинна бути висота нижнього поля бланка службового документа?

87. Які потоки документації можуть циркулювати в установі?

88. Яку комісію створюють на підприємствах, в установах і організаціях для визначення цінності службових документів та їх відбору для наступного зберігання або вилучення для знищення?

89. Суть поняття «формування справ».

90. Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконання ним роботи на певній посаді».

91. До якого відділу підприємства, установи чи організації зазвичай відноситься архівний підрозділ?

92. Які посадові особи входять до складу служби діловодства?

93. Як оформляється реквізит «Гриф погодження»?

94. Як оформляється відмітка про засвідчення копії службового документа?

95. На яких документах обов’язково необхідно оформляти реквізит «Гриф затвердження документа»?

96. Які посадові особи підписують гарантійний лист?

97. Де проставляють відбиток печатки на службовому документі?

98. Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційні документи, в яких викладаються вимоги або настанови до будь-яких робіт, дій, поведінки»?

99. Які справи мають обов’язково здаватися до архівного підрозділу установи?

100. З якими посадовими особами узгоджується проект наказу в державній установі?

101. На які групи поділяються організаційно-розпорядчі документи за своїм призначенням?

102. Як класифікуються документи за місцем складання?

103. Як класифікують документи за ступенем достовірності?

104. Як класифікуються документи за ступенем гласності?

105. З яких частин складається текст документа?

106. Які існують форми узгодження документів?

107. Яку форму можуть мати печатки?

108. Якими способами здійснюється затвердження документів?

109. З яких двох частин складається текст наказу з основної діяльності?

110. Які з перелічених документів є зовнішніми?

111. Які з перелічених документів є внутрішніми?

112. Які операції включає оброблення вхідної документації?

113. Які операції включає оброблення вихідної документації?

114. Хто визначає на підприємстві відношення інформації до комерційної таємниці?

115. Які операції включає оброблення внутрішньої документації?

116. Який вид документа не містить реквізит «назва документа»?

117. З яких елементів складається резолюція?

118. З яких елементів складається реквізит «віза»?

119. З яких елементів складається реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»?

120. З якого слова починається розпорядча частина тексту розпорядження з питань адміністративної діяльності, яке видає керівник організації?

6. Список рекомендованої літератури

Основна література

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М.: “Интел-Синтез”, 1996 – 216 с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. Донецьк: Сталкер, 1997 – 164 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000 – 384 с.

4. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992. – 400 с.

5. Садковська І.П. Основи діловодства: Наочний альбом-посібник. - Вид. 2-ге, виправлене І.П.Садковською. - Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2004. - 65 с.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М. “ПРИОР”, 1995

7. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987 – 320 с.

Додаткова література

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

2. ДСТУ 4163 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 09.01.2003. - К.: Держстандарт України, 2003. - 22 с. (Держ. Стандарти України).

3. ДСТУ 3844 - 99. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 20 с. (Держ. Стандарти України).

4. ДСТУ 3843 - 99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 16 с. (Держ. Стандарти України).

5. ДСТУ 2732 - 94. Діловодство й архівна справа. - Введ. 01.07.1995. - К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с. (Держ. Стандарти України).

6. Інструкція з діловодства Міністерства фінансів України.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во “Знанння”, КОО, 2000. – 460 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере – СПб.: “Издательский дом Герда”, 2001, 304 с.

9. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: у 2 ч. Ч 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001 – 327 с.

10. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим. - Введ. Постановою КМ України від 17.10.1997 № 1153. - 67 с.

11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта.- 2-е вид., доп. і випр. – К,: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1999. – 507 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ мова і діловодство).

Періодичні видання

1. Журнал «Секретар-референт»

2. Журнал «Справочник кадровика»

Додаток А

Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів

Умовні позначки: + - наявність обов’язкова; 0 – за необхідністю; - - не відтворюється

Додаток Б

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Дніпропетровська державна фінансова академія

ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ

з навчальної дисципліни

„Основи діловодства”

Виконала

Студентка гр. ФК-06-2

Трофименко Р.Л.

Перевірила

старший викладач

кафедри менеджменту

Садковська І.П.

Оцінка________________

Підпис викладача____________

Дніпропетровськ 2012

Додаток В

РЕЦЕНЗІЯ

на індивідуальну роботу студента

________________________________________________________________________

/Прізвище та ініціали/

Короткий аналіз позитивних сторін

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Докладний аналіз недоліків та помилок

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Висновки та оцінка роботи

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата_______________________________

Підпис викладача____________________

Навчальна література

Садковська Ірина Петрівна

Основи діловодства

Навчально-методичний посібник

Основи діловодства: навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр» за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. - 52 с.

Навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.

Посібник містить методичні рекомендації до практичних занять, самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.

Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.

УДК 35.077.1

ББК 65.291.212.8

С 14

Підп. до друку _______________ Формат 80*108 ¹/₃₂ Папір друк.

Ум. друк. арк. 4,69 Тираж _______ Замовлення № ____

РВВ ДДФА Дільниця оперативного друку. Св. Держкомітету інформ. політики, телебачення та радіомовлення сер. ДК 2126 від 17.03.2005 р.

Видавець і виготівник: Дніпропетровська державна фінансова академія, вул. Аржанова, 12, м. Дніпропетровськ, 49083