Тема 8 ПРАКТИКУМ Блок 2
ПИСЬМО-ЗАКАЗ
ЗАДАНИЯ
1.
А) Прочитайте и кратко запишите основные рекомендации при ведении деловой переписки.
Деловая переписка – это такая сфера служебной коммуникации, в которой знание норм этикета и соблюдение их имеют иногда решающее значение. При этом предполагается как безукоризненное структурирование и оформление документа, так и как правильный и точный подбор языковых средств.
При создании делового письма следует помнить о некоторых обстоятельствах.
1.Если готовится письмо в бумажном варианте для пересылки в конверте, то следует помнить, что конверт по дизайну должен соответствовать бланку, а письмо не должно сгибаться больше чем дважды.
2.Особое внимание следует обратить на правильность написания географических наименований, фамилий, званий и титулов. Орфографические ошибки или неточности вызовут у адресата отрицательную и, конечно, нежелательную реакцию. Слова «господин», «госпожа» можно записывать сокращенно, но они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии или титула, а звания и титулы (профессор, генерал, президент и под.) желательно записывать полностью, особенно на конверте.
3.Если в письме предполагается обращение, его следует сопровождать словами уважаемый(-ая), господин (госпожа), товарищ.
4. В письмах принято обращаться на Вы (все производные формы этого местоимения в документах пишутся с прописной буквы), даже если отношения между адресатом и адресантом тесные и дружеские.
5. Помня о том, что основной принцип этикета – вежливость, следует избрать соответствующий способ изложения материала. Известно, что тон деловых документов эмоционально нейтральный, сухой, подчеркнуто официальный. Однако письмо, даже официальное, в сравнении с другими деловыми документами (например, с заявлением, записками и т.д.) имеет некую специфику, позволяющую отступить от холодных стандартов и шаблонов, если это целесообразно.
6.Этикет требует придерживаться доброжелательного тона, избегать категоричности. Особенно тщательно следует изыскать форму для формулирования мысли при составлении письма отказного и претензионного характера. Например, письмо-отказ можно начать непосредственно с констатации отказа, но лучше, правильнее с точки зрения психологии, вначале следует кратко описать ситуацию, ставшую причиной отказа, высказать сожаление по поводу невозможности выполнить просьбу (К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем выполнить Ваш заказ в связи с тем, что…). Если к этому добавить еще и деловой совет партнеру относительно возможных вариантов решения его проблемы, то отказ не будет иметь такого уж негативного воздействия на дальнейшие деловые отношения.
7. Возможностью смягчения тона обладают обособленные конструкции («К сожалению…» ). С их помощью можно также подчеркнуть свое внимание к рассматриваемой в письме проблеме, показать, что Вы серьезно относитесь к поиску путей ее решения («Как Вы уже имели возможность удостовериться, мы…», «Вам известно, что наше предприятие…»).
8. Следует помнить, что при любых обстоятельствах, как бы автор письма (лично или как представитель организации, учреждения) не был неудовлетворен действиями партнера, не должно давать волю своим эмоциям. В соответствии с правилами этикета в любом случае следует искать такие языковые средства, которые гарантированно смягчат резкость формулировок. Например, это могут быть пассивные обороты, которые в этом смысле противопоставлены активным. Сравните, «Вы не выполняете условия договора… - Условия договора… не выполняются».
9.При обсуждении условий не рекомендуется употреблять союз «если». В таких случаях категоричность можно снять предложными сочетаниями «в случае», «при невыполнении…». Например: Если Вы не будете придерживаться условий договора, мы передаем дело в суд» или «В случае несоблюдения (при несоблюдении) условий договора дело будет передано в суд.
10.Обращаясь в деловом письме с просьбой, неэтично навязывать адресату ожидаемый результат. Желательно просить о рассмотрении изложенного вопроса и принятия соответствующего решения.
К тому же, правила и традиционного, и делового этикета требуют использования лексико-грамматических конструкций для выражения извинения (Просим извинения за беспокойство…, Нам очень жаль…; благодарности (Хотим выразить искреннюю благодарность за… Весьма благодарны за… Благодарим Вас за то, что…).
11. Письмо, адресованное должностному или частному лицу, а не организации, заканчивают обычно словами «С (глубоким) уважением», «С благодарностью…» и т.д.
12.Нормы этикета следует помнить и при подписании документа. Большое значение имеет соблюдение так называемой служебной субординации. Деловой документ имеет право подписывать то служебное лицо, должность которой позволяет решать поднимаемые в письме вопросы. Нарушением правил этикета будет также подписание письма-ответа, особенно содержащего отказ, не тем должностным лицом, которому оно было адресовано, а лицом более низкого ранга.
Б) Прочитайте, выпишите основные реквизиты делового письма-заказа.
Письмо-заказ - вид коммерческого письма, которое направляется покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением конкретных условий. Текст письма-заказа обычно состоит из двух частей:
1) просьба осуществить поставку необходимого товара;
2) основная часть, содержащая описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).
Основными реквизитами делового письма-заказа являются:
1) адресант (название организации-отправителя и ее данные);
2) адресат (с указанием адреса);
3) дата, номер регистрации письма;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) подпись руководителя с расшифровкой;
7) подпись главного бухгалтера (в некоторых случаях).