Пример внутренней докладной записки
| Транспортный отдел Директору ООО «Сатурн» Сапронову С.С. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 04.10.2022 № 6/12 О невыполнении должностных обязанностей Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Голубенко Иван Степанович не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 082 МК 90) на плановый технический осмотр. Такими действиями Голубенко И.С. нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2022. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Голубенко И.С. выговор. Начальник транспортного отдела /подпись/ Е.А. Янченко |
4.Ознакомьтесь с примером докладной записки. Назовите реквизиты документа.
| Отдел продаж Директору ЧП «Оникс» Петруку Л.М. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2022 № 6/34 О нарушении трудовой дисциплины Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2022, менеджер по продажам Сафонова Татьяна Владимировна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Сафоновой Т.В., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить выговор Сафоновой Т.В.. Начальник отдела продаж / подпись/ О.А. Ивасюк |
5.Укажите словосочетания, которые являются предпочтительными при составлении докладной записки:
1) довожу до Вашего сведения – ставлю Вас в известность, что... – считаю необходимым сообщить;
2) прошу наложить дисциплинарное взыскание... – прошу объявить замечание... – прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания ... – прошу применить дисциплинарное взыскание в форме...;
3) в связи с несоответствием профессиональных знаний занимаемой должности – в связи несоответствием занимаемой должности;
4) прошу принять соответствующие меры – прошу отреагировать на этот факт;
5) не был присутствующим на работе – был отсутствующим на работе – отсутствовал на рабочем месте.
6.Составьте докладную записку от имени начальника отдела информационных технологий Скоробагатько В.П. на имя директора ДМЗ Павленко О.Л., опираясь на текст документа. Запишите документ.
Довожу до Вашего сведения, что вчера, 08.12.2022, в течение 2-х часов (с 16.00 до 18.00) специалист отдела информационных технологий Сидорчук Роман Николаевич отсутствовал на рабочем месте.
Объяснительные документы, свидетельствующие об уважительности причины отсутствия, Сидорчуком Р.Н. не представлены.
В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины, учитывая его повторный характер, предлагаю Сидорчуку Р.Н. объявить выговор.
7. Отредактируйте докладную записку. Запишите правильно оформленный вариант документа.
| Бухгалтерия | Директору хим. завода в г. Макеевка Р.Е. Тарасенку от главного бухгалтера Григория Филимоненко |
докладная записка
04.06.2022
Ставлю Вас в известность, что менеджеру по продажам Гольцову Степану из-за счетной ошибки, допущенной при расчете заработка, за май этого года была начислена и выплачена заработная плата в сумме, превышающей его ежемесячную зарплату. Сумма переплаты составляет четыре тысячи рублей.
Бухгалтерская справка с расчетом суммы переплаты прилагается.
Филимоненко Г.О. /подпись/
8. Отредактируйте докладную записку. Запишите правильно оформленный вариант документа.
Директору Донстроя
Радченку Олегу Олеговичу
Докладная
Об нарушении техники безопасности
Ставлю Вас в известность, что при моем повторном посещении 03 декабря 2022 г. строительных площадок участков №1и №4 , я обнаружил, что мое указание о приведении их в порядок от захламленности отходами производства и строительным мусором не выполнено, что может привести к травмам тех людей, которые будут находиться на этих площадках. Прошу Вас дать необходимое указание руководителям участков о немедленном приведении строительных площадок в порядок.
Начальник отдела
охраны труда /подпись/ Н.Е. Придченко
9. Отредактируйте текст докладной записки в соответствии с требованиями официально-делового стиля, добавьте недостающие реквизиты, запишите верный вариант документа.
Директору ООО «Млечный путь»
Иванову О.Г.
от начальника отдела закупок
Докладная записка
Довожу до вашего сведения, что участие в переговорах с поставщиком главного юрисконсульта Петрова О.О. крайне вредно, поскольку он совершенно не может не только писать, но и говорить по-человечески. Что, блин, означает «для целей превенции неурегулирования негативных последствий при невозможности предоставить удовлетворительные документы по II-седмой инструкции»?!
В связи с чем прошу впредь для переговоров, где будет участвовать этот инопланетянин, выделять мне переводчика с юридического на нормальный язык.
С уважением,
Сидоров В.В.
10. Отредактируйте текст докладной записки в соответствии с требованиями официально-делового стиля, добавьте недостающие реквизиты, запишите верный вариант документа.
Отдел коммерции Начальнику отдела коммерции
ООО «Альфа»
А.А. Ляпишеву
ДОКЛАДНАЯ
19 ноября 2022 года № 3-16/1
О оскорблении на рабочем месте
19 ноября 2022 г. менеджер по продажам, Барковский Игорь Русланович, некорректно вел себя по отношению ко мне, высказывался нецензурными словами, а затем нанес мне сильный удар в челюсть.
Прошу наказать Барковского И.Р. по всей строгости.
Менеджер по продажам /подпись/ А.А.Тимофеев
11. Вы являетесь комендантом студенческого общежития. Составьте информационную докладную записку на имя декана химического факультета о нарушении студентами правил внутреннего распорядка в общежитии.
12.Составьте инициативную докладную записку о нарушении правил техники безопасности на производстве от имени начальника цеха ректификации химического завода Солохи Александра Ильича.
13.Составьте отчетную докладную записку от имени старосты Вашей группы на имя декана о завершении подготовительных мероприятий к празднованию Дня студента.
14.Составьте докладную записку от имени командира войсковой части Решетняка С.С. вышестоящему руководству на основании следующего документа.
Командиру войсковой части №3
подполковнику Горбенко С.А.
делопроизводителя строевого отдела
Шатохиной О.П.
Объяснительная записка
О причинах опоздания
Сегодня, 26 июля 2022 года, я опоздала на работу на 2 часа в связи с тем, что во время моего следования на автобусную остановку я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
26.07.2022 /подпись/
15. Прочитайте информацию о документе служебная записка. Дайте ответы на вопросы:
1) Какой документ называют служебной запиской?
2) С какой целью составляется служебная записка?
3) Какие различия и общие черты служебной и докладной записок?
4) Из каких частей обычно состоит текст служебной записки?
Служебная записка – документ, составляемый для решения вопросов материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения внутри организации.
Составляется служебная записка с целью согласовать какие-либо деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Отличие между служебной и докладной записками состоит в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные чаще всего - от руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения. Таким образом, служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Однако служебную записку можно направить и руководителю организации.
Законодательно не предусмотрено никаких особых требований в отношении написания служебных записок, поэтому они составляются по общим правилам написания документов, а порядок их оформления зависит от специфики организации и служит для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная записка.
Текст такого документа состоит из двух частей: обоснование и предложение (просьба, заявка). Служебную записку обычно подписывает руководитель подразделения.
16. Ознакомьтесь с реквизитами и примером служебной записки.
Реквизиты служебной записки:
1) наименование структурного подразделения;
2) адресат;
3) дата составления документа,
4) регистрационный номер;
5) место составления (может не указываться);
6) заголовок к тексту;
7) текст;
8) приложение (список прилагаемых документов);
9) подпись автора с расшифровкой.