Тема5_ПРАКТИКУМ_Блок 2
ДОКЛАДНАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКИ
1. Повторите информацию о служебных записках. Письменно ответьте на вопросы:
1) Каковы функции служебных записок?
2) Какие выделяют типы служебных записок?
Служебные записки — документы, которые обычно используют для оформления письменных сообщений в структуре организации.
В крупных организациях служебные записки помогают поддерживать связь между различными подразделениями организации.
Служебные записки выполняют множество функций: с их помощью доносят информацию до сведения руководства, объясняют производственные ситуации, передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами; их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.
Служебная записка – это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми, существуют в форме писем или служебных записок.
Выделяют три типа служебных записок: объяснительные, докладные, служебные. По составу реквизитов все виды записок сходны между собой.
| ФОРМУЛЯР |
| ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ, ДОКЛАДНАЯ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКИ |
| Подразделение организации Адресат НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА Дата Номер Место составления Заголовок к тексту Текст Приложение Должность /подпись/ ФИО |
2. Прочитайте информацию о документе докладная записка. Дайте ответы на вопросы:
1)Что такое докладная записка?
2)В решении каких вопросов может помочь составление докладной записки?
3) Какие существуют виды докладных записок в зависимости от содержания?
4) Каковы особенности текста в докладной записке?
5) Чем отличаются внутренние и внешние докладные записки?
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или его подразделения с целью информировать руководство о сложившейся ситуации. Иногда данный документ преследует цель побудить руководство к принятию определенных решений.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Составление документа может помочь в решении таких вопросов:
- изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
- внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
- выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
- отчет о проделанной работе руководителю.
В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок:
- инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы;
- информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы;
- отчетная - информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:
- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;
- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
| В зависимости от типа адресата докладные записки бывают | |
| внутренние | внешние |
| - используются в пределах одного предприятия или организации: например, адресованы руководителю структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения); - составляются на стандартном листе бумаги рукописным способом или печатным | - выходят за пределы предприятия, адресованы руководителю вышестоящей организации; - оформляются на бланке организации или машинописным способом в 2-х экз. (1-й – адресату, 2-й – в дело); - дополнительно вводятся такие реквизиты, как: место составления документа (город), указание исполнителя документа, телефон, факс, адрес составителя. |
Необходимо помнить, что:
- регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации;
- если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров;
- вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки; резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
3. Ознакомьтесь с реквизитами и примером внутренней докладной записки.
Реквизиты внутренней докладной записки:
1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)
2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);
3) название вида документа (печатается прописными буквами);
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)
5) регистрационный номер;
6) место составления ( во внутренних часто не указывают);
7) заголовок к тексту;
8) текст
9) приложение (список прилагаемых документов);
10) подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).